Il est sûr de dire que 2020 ne s'est pas déroulé comme personne l'avait prévu. Et pour de nombreuses entreprises, une implication du résultat de l'année est que certains, la plupart ou tous les employés travaillent à distance. Mais qu'est-ce que cela signifie pour la journée de travail? Pour la collaboration et la délégation ? Pour la culture d'entreprise et le moral des employés ?
La plupart d'entre nous ont vu des articles couvrant bon nombre de ces sujets au cours des derniers mois. Le consensus parmi de nombreux experts et chefs d'entreprise est que le travail et la culture d'entreprise ne doivent pas souffrir, mais que des systèmes doivent être mis en place pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement à distance. Le passage du travail en personne au travail à distance n'est pas toujours transparent, et c'est particulièrement vrai compte tenu de la nature précipitée du déplacement à distance pour lutter contre le COVID.
Un outil qui peut être mis en œuvre pour rendre le processus plus transparent est le contenu vidéo. Examinons de plus près comment les entreprises peuvent utiliser la vidéo pour atténuer quatre défis qui accompagnent souvent un quart de travail soudain à distance.
Utiliser la vidéo pour faire avancer les projets
Le travail à distance peut être difficile car les employés n'ont pas autant de visibilité sur le travail des autres membres de l'équipe. Même les gestionnaires les plus passifs peuvent trouver qu'il est difficile de garder un œil sur les projets du service, car il est plus difficile de vérifier l'état d'un projet donné.
Cela est dû en partie au fait que les conversations rapides et informelles sont généralement pratiquement éliminées dans les environnements de travail à distance, en particulier les nouveaux. Au bureau, vous pouvez croiser un coéquipier pendant que vous remplissez votre café et avoir une conversation rapide sur les prochaines étapes ou le calendrier du projet. Ou, en marchant vers une réunion, vous pourriez vous croiser et dire quelque chose comme :« Hé, je vais vous remettre ce livrable dans les prochaines heures. Ces mises à jour occasionnelles sont plus naturellement intégrées à la journée de travail et, en tant que telles, elles se produisent plus fréquemment.
La vidéo peut aider à combler ces lacunes. De nombreuses entreprises intègrent plus régulièrement des réunions vidéo lorsqu'elles passent au travail à distance, ou même lorsque certains employés sont au bureau et que d'autres travaillent à distance.
La clé ici est qu'empiler votre journée de travail avec des réunions n'est pas non plus la solution, surtout si ces réunions ne servent qu'à garder un œil sur les mises à jour du projet. La bonne approche pour mettre en œuvre cette astuce peut dépendre de la structure de votre organisation et des besoins spécifiques des membres de votre équipe, mais voici quelques méthodes éprouvées auxquelles réfléchir.
Option 1 :Commencez chaque journée de travail par une visioconférence rapide
Cette option peut être idéale pour les équipes qui ne veulent pas que la journée de travail soit interrompue par l'heure de la réunion, mais qui apprécient les mises à jour régulières. Essayez de limiter ces réunions à 15 minutes ou moins et concentrez-vous sur le fait de donner à l'équipe une visibilité sur ce sur quoi chaque personne travaille à un moment donné.
Notez qu'il ne s'agit pas d'une tactique de microgestion, alors ne demandez pas aux employés de vous expliquer comment ils vont passer la journée. Au lieu de cela, gardez une trace de qui a les prochaines étapes sur tous les projets communs et évaluez la bande passante pour chaque membre de l'équipe pour faire avancer les projets.
Par exemple, si un membre de l'équipe consacre toute la journée à une tâche personnelle, le reste de l'équipe peut alors comprendre que tout élément d'action de cette personne peut être retardé. Ou, si un membre de l'équipe est prêt à transmettre son travail à un autre membre de l'équipe en milieu de matinée, les deux personnes peuvent planifier leurs journées plus efficacement en sachant à quoi ressemble ce délai.
En utilisant cette approche, la majeure partie de la journée est toujours réservée au travail en solo, mais la communication est maintenue de telle sorte qu'il n'y a jamais plus d'une seule journée de travail d'incertitude quant à l'état d'avancement d'un projet ou à ce qui doit être fait pour avancer.
Option 2 :Encouragez les membres de l'équipe à organiser des visioconférences si nécessaire
Cette option fonctionne bien pour les équipes qui sont relativement autonomes mais qui ont parfois besoin de collaboration ou de conseils pour faire avancer un projet. Dans ce scénario, tout le monde travaille individuellement et il n'y a pas de réunions programmées régulièrement, mais chaque membre de l'équipe se sent habilité à convoquer une réunion vidéo chaque fois qu'il y a un blocage.
Cela préserve la majeure partie de la semaine de travail pour le travail individuel, mais garantit également que les projets ne sont pas retardés lorsque des éléments d'action sont proposés à l'ensemble de l'équipe pour en discuter.
Une mise en garde ici est que cette option nécessite un type d'équipe spécifique. Chaque employé doit se sentir vraiment à l'aise pour demander l'avis du groupe en convoquant une réunion. S'il y a une gêne autour de cette action, les retards que ce système cherche à éviter se produiront de toute façon.
Option 3 :Prévoyez de programmer une visioconférence chaque fois que vous atteignez une étape importante
L'option #3 est similaire à l'option #2, mais offre un calendrier légèrement plus pré-planifié pour les équipes qui veulent savoir quand la prochaine réunion/point de contrôle aura lieu. Dans cette situation, les équipes décomposent un projet en jalons qui nécessiteront une collaboration. L'idée est que chaque jalon doit représenter un moment où le groupe devra se réunir à nouveau pour discuter des détails de la marche à suivre. Cela peut se produire lorsque tout le monde doit revoir le travail effectué jusqu'à présent, lorsque les étapes pour aller de l'avant deviennent floues ou lorsque l'approbation de la direction est nécessaire.
Une fois ces jalons identifiés, prévoyez d'avoir des réunions vidéo lorsque vous atteignez chacun d'entre eux. Cela signifie que les membres de l'équipe ne sauront pas nécessairement exactement quand la prochaine réunion aura lieu en termes de date et d'heure, mais tout le monde sera sur la même longueur d'onde sur ce qui doit se passer avant la prochaine réunion. L'idée devrait être qu'entre les jalons, chacun puisse travailler de manière autonome sans être freiné par un manque de collaboration. (Si ce n'est pas le cas, vous pouvez combiner cette option avec l'une des deux premières approches pour une visibilité accrue au jour le jour.)
Utiliser la vidéo pour s'aligner sur les objectifs
Aligner les équipes autour des objectifs de l'entreprise (ou des objectifs du service) peut être particulièrement difficile dans un monde éloigné. De plus, au milieu de COVID-19, de nombreux objectifs de l'entreprise et du service changent à tout moment, car les réglementations et les problèmes de sécurité continuent de changer.
La vidéo est un excellent moyen d'aligner les équipes autour de ces objectifs tout en maximisant l'adhésion. Sans emplacement centralisé pour l'entreprise, les employés ressentent parfois un manque de connexion avec les objectifs de l'entreprise. Après tout, il peut être difficile de se sentir comme une force motrice pour un objectif plus large sans se sentir physiquement connecté à ce qu'est cet objectif plus large.
La vidéo comble cette lacune en permettant d'expliquer les objectifs et augmentant la probabilité qu'il se sente personnel à chaque employé. Un e-mail ou un message Slack à l'échelle de l'entreprise n'aura généralement pas le pouvoir d'inspirer et d'aligner les équipes comme le ferait un message vidéo. Utilisez cela à votre avantage à une époque où il est plus important que jamais que tout le monde travaille ensemble pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Sur le plan logistique, les vidéos à cet effet peuvent être soit préenregistrées, soit en direct (comme un appel vidéo). Les vidéos préenregistrées peuvent prendre plusieurs directions :une vidéo animée dévoilant les objectifs de vente du prochain trimestre, un message personnel du PDG traitant des objectifs du projet d'un service, ou n'importe quoi entre les deux.
La clé est que la vidéo doit répondre à toutes les questions que les coéquipiers pourraient avoir sur les objectifs, et elle doit être aussi authentique et personnelle que possible pour s'assurer que chaque employé se connecte à sa mission.
Utiliser la vidéo pour préserver la culture d'entreprise
L'un des arguments les plus courants des sceptiques contre les environnements de travail à distance est que la culture d'entreprise ne peut pas exister pour une main-d'œuvre distante. Heureusement, ce n'est tout simplement pas vrai! Pendant qu'il est Il est vrai que le maintien d'une culture d'entreprise peut demander plus d'efforts lorsque les employés travaillent à distance, il est possible et cela en vaut la peine d'investir dans cet effort.
L'utilisation de la vidéo est un moyen de préserver la culture d'entreprise avec une main-d'œuvre distante. Lorsque la préservation de la culture est l'objectif, la vidéo est un excellent moyen de redonner de la personnalité à votre entreprise. Sans vidéo, il peut être facile d'oublier que le travail ambigu qui se déroule dans toute l'entreprise représente en fait les efforts de nombreuses personnes, qui ont chacune leurs propres personnalités, talents, bizarreries et histoires.
La vidéo aide les employés distants à se connecter à ce niveau personnel. Il ramène l'élément humain dans les routines quotidiennes qui manquent souvent de touche humaine.
Encore une fois, les vidéos préenregistrées ou en direct peuvent bien fonctionner ici. Les vidéos préenregistrées peuvent impliquer des messages de la direction, des discussions sur la mission ou les valeurs de l'entreprise, ou même des avantages comme des discussions au coin du feu ou des sessions de développement professionnel.
Les vidéos en direct aident ensuite à établir des relations entre les individus. Quelques idées pourraient inclure des discussions de mentorat en direct, des happy hours vidéo à l'échelle de l'entreprise, des sessions de quiz ou des rencontres entre départements ou équipes. Toute exécution de vidéo qui permet aux gens de se sentir plus connectés les uns aux autres et à l'entreprise est une victoire.
Utiliser la vidéo pour encourager la pensée créative
Enfin, le travail à distance peut également rendre plus difficile la sortie des sentiers battus. Si vous vous êtes déjà assis autour d'une grande table de conférence pour une session de brainstorming d'entreprise, vous savez de quoi nous parlons. Le brainstorming ressemble généralement à une activité très en personne, et parfois, les employés distants sont tellement concentrés sur le quotidien qu'il ne semble pas naturel de réserver du temps pour avoir ces conversations de brainstorming à distance.
Cependant, être à distance rend ces conversations d'autant plus importantes, et la vidéo les rend possibles sur le plan logistique. Il existe des tonnes d'options logicielles de visioconférence qui ont des modules complémentaires spécialement conçus pour le brainstorming, avec des outils tels que des cartes mentales ou des tableaux blancs virtuels partagés sur tous les appareils.
L'élément virtuel peut également inciter certaines personnes à se sentir plus habilitées à s'exprimer. Il y a deux raisons à cela. La première est que lors d'un appel vidéo, la nature de l'interface introduit le sentiment que tout le monde est égal. Chaque personne n'est qu'un carré sur l'écran, que ce carré représente le PDG ou le stagiaire d'été. Cela peut aider à atténuer certaines des politiques de bureau qui peuvent empêcher quelqu'un de partager.
Deuxièmement, de nombreuses personnes qui parlent plus doucement par nature peuvent se sentir renforcées par l'abri de l'écran. Ne pas être en personne autour d'une table de conférence peut inciter certains employés à se sentir à l'aise pour partager des idées originales qu'ils auraient peut-être choisi de ne pas exprimer au bureau.
En fin de compte, personne ne sait vraiment ce que les prochains mois apporteront. Mais, si votre bureau a choisi de travailler à distance pendant cette période (ou tout le temps !), utilisez ces conseils pour réfléchir aux nombreuses façons d'intégrer la vidéo dans l'équation. Nous sommes convaincus que la vidéo est le bon outil pour le travail.