Si votre organisation ressemble à la plupart des entreprises à travers le monde, vous passez beaucoup de temps ces derniers temps sur Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting ou Skype. Ces appels vidéo à distance sont cruciaux à une époque qui ne nous permet pas de collaborer en face à face, mais les outils numériques ont leurs propres bizarreries et défis.
Heureusement, il existe de nombreux trucs et astuces pour vous aider à naviguer dans les appels de vidéoconférence, mais tous ne sont pas intuitifs. Pour vous éviter les erreurs de chat vidéo et aligner votre équipe sur les meilleures pratiques, nous partageons nos 12 choses à faire et à ne pas faire pour réussir les appels vidéo.
Commençons !
À faire de l'étiquette des appels vidéo
1. Testez votre caméra et votre microphone à l'avance.
Ceci est particulièrement important si vous utilisez un nouvel outil logiciel ou si vous vous connectez à partir d'un nouvel ordinateur. Lorsque vous commencez à utiliser un logiciel de vidéoconférence, vous êtes souvent confronté à une multitude de fenêtres contextuelles vous demandant d'autoriser ceci, d'activer cela, etc.
Si vous ne l'avez pas fait à l'avance, tout le monde attendra que vous vous installiez. Ensuite, si votre micro ne fonctionne pas ou si votre caméra n'est pas allumée, ils sont obligés de vous dépanner. Faites gagner du temps à tout le monde (et épargnez-vous l'embarras) en le faisant à l'avance.
2. Choisissez un emplacement avec un bon éclairage.
L'éclairage est essentiel pour les appels vidéo, alors faites attention à la façon dont la lumière frappe votre espace de travail. Idéalement, vous voudrez être près de la lumière naturelle, mais sans que la lumière dure ne vous éclaire directement. Si cela n'est pas possible à l'endroit où vous effectuez la plupart de votre travail, envisagez d'attribuer un autre espace dans votre maison (comme la table de la salle à manger ou un comptoir) comme zone d'appel vidéo.
Mon astuce pour évaluer l'éclairage consiste à ouvrir Photo Booth (sur un PC, vous pouvez tester votre webcam ou utiliser une autre application photo) pour vous assurer que l'éclairage est bon environ dix minutes avant le début de l'appel. Je fais cela tous les jours (quelque chose plusieurs fois par jour) juste pour m'assurer que lorsque la lumière change, je sais quand je dois fermer un rideau ou allumer une lampe pour que tout paraisse plus normal.
3. Présentez-vous avant de commencer à parler.
À moins que vous ne soyez incroyablement familier avec tous les participants à l'appel (par exemple, vous travaillez ensemble au quotidien), présentez-vous au début de l'appel. Cela aide à mettre des visages sur les noms et à faciliter la création de liens d'équipe à distance.
(Conseil bonus :Si vous êtes en conférence téléphonique sans vidéo, vous devrez vous présenter encore plus souvent. Tout le monde ne vous reconnaîtra pas uniquement à votre voix, il peut donc être utile de dire quelque chose comme "C'est John - jusqu'à ce point, je pense..." pour indiquer à tout le monde quels commentaires viennent de chaque personne.)
4. Habillez-vous convenablement (à partir de la taille, au moins !).
Oui, l'un des avantages tacites du travail à distance est que vous techniquement vous n'avez pas besoin de changer votre pantalon de survêtement. Mais, si vous allez être sur des appels vidéo, vos collègues ou clients pourront vous voir d'au moins la taille.
Restez dans votre pantalon de survêtement si vous le devez, mais portez une tenue de travail normale par-dessus pour maintenir le professionnalisme auquel tout le monde s'attend. Il est plus facile de faire cette première chose le matin, même si vous n'avez pas encore d'appels programmés, car vous ne savez jamais quand on pourrait vous demander de prendre un appel.
5. Mettez-vous en sourdine ou minimisez votre bruit de fond.
C'est une bonne habitude de vous mettre en sourdine chaque fois que vous ne parlez pas afin que les autres participants n'aient pas à entendre de bruit de fond dans votre espace. Le bruit de fond peut inclure le son de votre frappe, votre enfant criant votre nom depuis la pièce voisine, une sirène retentissant dans la rue ou un certain nombre d'autres distractions.
Si vous ne parlez que sporadiquement, familiarisez-vous avec le bouton de sourdine et utilisez-le chaque fois que quelqu'un d'autre a les rênes. Si vous avez besoin de parler pendant la majeure partie de l'appel et que vous n'avez pas autant de sens, faites votre part pour éliminer le bruit de fond avant le début de l'appel.
6. Avertissez votre entourage que vous allez être en communication.
En parlant d'élimination du bruit de fond, si vous travaillez dans le même espace que d'autres personnes, vous devez leur faire savoir que vous êtes sur le point de participer à un appel vidéo. Nous avons tous entendu des histoires d'horreur d'un autre significatif marchant derrière la caméra en sous-vêtements ou d'un enfant courant dans la pièce sans y être invité.
Pendant que nous y sommes, c'est peut-être le bon moment pour fermer tous les animaux domestiques hors de la pièce où vous travaillez. Si vos animaux de compagnie ressemblent au mien, un ordinateur portable n'est qu'une invitation ouverte à vous installer près du bureau. Alors que tout le monde apprécie une bonne observation d'un animal de compagnie de temps en temps, verrouillez Fluffy si vous pensez qu'il sera une distraction importante.
À ne pas faire en matière d'étiquette d'appel vidéo
7. Ne démarrez pas d'appel vidéo spontané sans avertissement.
Il y a une raison pour laquelle les gens ne répondent pas aux appels FaceTime non planifiés, et la même logique s'applique à l'espace de travail. Surprendre quelqu'un avec un appel vidéo est le péché capital de l'étiquette vidéo.
Pour éviter cela, envoyez un message de chat rapide ou un e-mail pour offrir un avertissement et obtenez un accord explicite avant de commencer le chat vidéo. Si vous ne pouvez pas obtenir de réponse, essayez d'abord un appel téléphonique, puis passez à la vidéo. Personne ne veut être pris au dépourvu devant la caméra.
8. Ne sois pas en retard.
Celui-ci devrait aller de soi, mais ne soyez pas en retard! Certaines personnes pensent que les appels vidéo sont moins officiels que la correspondance au bureau, mais il n'y a aucune raison à cette distinction.
Vous prenez un temps précieux que vos collègues et clients pourraient utiliser pour d'autres tâches, alors traitez un appel vidéo aussi sérieusement que vous le feriez pour une réunion au bureau et présentez-vous à l'heure.
9. Ne comptez pas sur le langage corporel pour faire valoir votre point de vue.
À tous ceux qui disent « je parle avec mes mains », oui, vous pouvez toujours utiliser des gestes et d'autres indices du langage corporel pour améliorer votre message, mais ces mouvements sont plus gênants lors d'un appel vidéo qu'ils ne le sont en personne.
Essayez de garder les mouvements au minimum autant que possible, et n'utilisez certainement pas le langage corporel ou les gestes pour faire valoir un point que vous ne faites pas verbalement. Par exemple, si vous pointez vers un graphique derrière vous, vous devez expliquer verbalement vers quel graphique vous pointez. Vous ne pouvez pas supposer que tout le monde a les yeux rivés sur l'écran, alors expliquez à nouveau avec des mots chaque fois que vous faites un geste particulièrement important.
10. N'interrompez pas lorsque quelqu'un d'autre parle.
Cela devrait aller de soi car c'est tout aussi important dans le monde réel que dans les appels vidéo, mais n'interrompez pas les autres pendant qu'ils parlent. Au-delà du manque de respect et de la confusion habituels qu'il peut déclencher, lors d'un appel vidéo, il peut créer de l'électricité statique ou provoquer une distorsion de l'audio.
Vous pouvez accidentellement parler à quelqu'un si vous commencez à parler tous les deux en même temps, mais corrigez cela le plus rapidement possible et donnez la parole à une personne. Sinon, personne ne peut vous entendre de toute façon, il est donc dans votre intérêt de ne pas vous interrompre et de ne laisser parler qu'une seule personne à la fois.
11. Ne faites pas plusieurs tâches en arrière-plan.
Les réunions vidéo (comme toutes les réunions) ne sont pas le moment de rattraper son retard sur les e-mails, de faire défiler les flux d'actualités des médias sociaux ou de faire tout autre travail qui n'est pas pertinent pour la réunion à laquelle vous participez. Il peut être plus difficile de rester concentré pendant une réunion virtuelle. réunion, mais c'est encore plus important parce qu'il est plus difficile de lire dans la salle ce qui est important, quand votre avis va être nécessaire, etc.
Lors des appels vidéo également, il est plus facile de savoir qui ne fait pas attention. Si vous n'êtes pas en sourdine, tout le monde peut vous entendre taper en arrière-plan. Même si vous l'êtes, la différence entre le visage de quelqu'un lorsqu'il regarde un e-mail ou un navigateur Web et lorsqu'il écoute attentivement est claire. Ne soyez pas cette personne. Faites attention à la réunion devant vous et faites le reste dès qu'elle est terminée.
12. N'oubliez pas de désactiver le chat lorsque vous avez terminé.
Enfin, assurez-vous de fermer correctement le chat ou d'éteindre votre caméra et votre micro lorsque vous avez terminé. La plupart des plates-formes excluront tout le monde de l'espace de réunion dès que l'hôte de la réunion ou le premier participant fermera la fenêtre, mais toutes ne fonctionnent pas de cette façon.
Pour préserver votre confidentialité après la fin de l'appel, assurez-vous de fermer la fenêtre d'appel. Une façon de résoudre ce problème sur un Mac (et certains PC) consiste à vérifier si le voyant de la caméra de votre webcam est toujours allumé. Si le voyant est toujours allumé, votre caméra est toujours allumée et vous devez vérifier que vous avez correctement quitté l'appel.
Voilà! Au fur et à mesure que nous passons aux appels vidéo, nous espérons que ces meilleures pratiques deviendront plus ancrées dans l'esprit de chacun au fil du temps. Si ce n'est pas le cas, renvoyez tous les participants mal élevés à cette liste pour les pousser dans la bonne direction. En suivant ces conseils, vos appels vidéo seront encore plus efficaces.