Comment écraser votre prochain déploiement de logiciel

Le changement fait peur, et les déploiements majeurs de logiciels peuvent être parmi les changements les plus effrayants que les utilisateurs de votre organisation subissent.

Il est facile d'oublier que tout le monde n'est pas un gourou de la technologie.

Pour certains de vos collègues, maîtriser une nouvelle technologie ou une nouvelle application logicielle peut être au mieux intimidant et, au pire, incroyablement perturbant et frustrant.

En fin de compte, une mise en œuvre réussie équivaut à une adoption réussie du logiciel.

Alors, comment gérez-vous les attentes et les expériences des utilisateurs tout en veillant à ce que le côté technique se déroule également sans heurt ?

Je vais vous montrer.

Un bon plan qui centre vos utilisateurs et se concentre sur la communication et la formation peut contribuer grandement à garantir que le déploiement du logiciel de votre organisation n'est pas seulement bon, mais aussi un succès retentissant.

Voici ce que vous apprendrez dans notre guide de déploiement de logiciels :

• Les éléments essentiels de votre plan de déploiement.
• Comment obtenir l'adhésion de l'ensemble de votre organisation.
• Comment communiquer efficacement avec vos utilisateurs
• Pourquoi la formation est votre priorité absolue.
• Quatre erreurs qui peuvent faire échouer votre déploiement avant même qu'il ne commence.

Comment créer un plan de déploiement de logiciel

Cela peut sembler une évidence, mais comme pour tout projet de votre organisation, vous devez créer un plan sur la manière de déployer un nouveau logiciel. Et ce plan devrait aborder la préparation du lancement, le lancement lui-même et l'après-lancement.

Pour cet article, nous allons supposer que vous et votre équipe avez fait preuve de diligence raisonnable dans l'évaluation des objectifs et des besoins commerciaux de votre organisation, y compris le budget, les capacités logicielles, les problèmes de sécurité, etc.

Comprendre tout cela à l'avance permettra aux membres de l'équipe de consacrer moins de temps et d'efforts à long terme.

Vous avez déjà choisi le logiciel ou le logiciel d'entreprise dont vous avez besoin, vous devez maintenant déterminer comment le faire parvenir à vos utilisateurs.

Suivre les meilleures pratiques de déploiement de logiciels

Bien avant même de penser au lancement de votre nouveau logiciel, vous avez besoin d'un nouveau plan de déploiement de logiciel qui couvre : comment vous allez le déployer, à qui, selon quel calendrier et, surtout, comment vous allez communiquer avec vos utilisateurs au sujet du déploiement et fournir les documents de formation dont ils pourraient avoir besoin.

Alors que la plupart des équipes informatiques comprennent l'importance de planifier le travail technique d'un déploiement de logiciel, il est facile d'oublier l'impact humain de votre projet.

Vous et votre équipe ferez évidemment le travail de déploiement du nouveau logiciel, mais votre planification doit centrer les besoins, les craintes, les attentes et les préoccupations de vos utilisateurs concernant le lancement à venir.

Lors de votre planification, réfléchissez attentivement aux meilleures pratiques pour déployer le nouveau logiciel en posant des questions clés :

• S'agira-t-il d'un déploiement dans toutes les organisations ou d'une approche progressive ?
• Si échelonné, qui l'obtient en premier et pourquoi ?
• Quel impact cela aura-t-il sur nos utilisateurs ?
• Quel impact cela aura-t-il sur nos clients ou d'autres parties prenantes ?
• Que pouvons-nous faire pour aider les utilisateurs à comprendre ce que cela signifie pour eux ?
• Qui sera le point de contact pour la communication sur le déploiement ?
• Comment allons-nous répondre aux craintes, aux préoccupations et aux plaintes ?
• Comment allons-nous aider nos utilisateurs tout au long de la transition et après le déploiement ?
• Qui dans notre organisation peut aider à la communication et à la formation ?

Planifier pour tout le monde

Même si votre entreprise est un fournisseur de logiciels ou de technologie, vous pouvez parier que tous les membres de votre équipe ne sont pas aussi à l'aise avec la technologie que vous. Il est toujours préférable de supposer qu'il y aura des utilisateurs qui sauront exactement ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et rien de plus.

Une fois, lors de la formation des utilisateurs de Microsoft Word sur l'accessibilité, j'ai fait une simple référence à l'utilisation de CTRL-C pour copier et CTRL-V pour coller. Ils me regardaient comme si je parlais une autre langue.

Il s'agissait de personnes qui utilisaient Word et d'autres applications MS Office depuis des années, voire des décennies. Malgré leur utilisation de longue date du produit, presque aucun d'entre eux n'avait entendu parler des raccourcis clavier ou ne les avait jamais utilisés.

Ce fut une expérience incroyablement révélatrice pour moi en termes de formation. Ne présumez jamais que même les utilisateurs expérimentés savent ce que vous savez.

Vous ne voulez pas les traiter comme des novices, mais rappelez-vous qu'il y aura différents degrés d'expérience et de connaissances.

Obtenez l'adhésion pour le déploiement de votre logiciel dans l'ensemble de votre organisation

Vous avez choisi votre nouveau logiciel. Vous avez fait valoir votre point de vue auprès de vos gestionnaires et d'autres cadres supérieurs de votre organisation. Vous avez énuméré le pour et le contre et fait des recommandations, et ils vous ont donné le feu vert.

Vous êtes prêt à rouler, n'est-ce pas ?

Eh bien, cela dépend. À qui d'autre avez-vous parlé ?

Il est tentant de supposer qu'en obtenant l'approbation de vos patrons, vous avez toute l'adhésion dont vous avez besoin.

Mais avez-vous discuté avec les personnes qui seront les plus touchées par ce changement ? Avez-vous demandé leurs besoins et espoirs pour tout nouveau logiciel? Avez-vous discuté des pièges potentiels ou des préoccupations qu'ils pourraient avoir concernant le changement ?

Toute initiative de mise à jour ou de modification de solutions logicielles doit impliquer fortement les personnes qui en dépendent pour faire leur travail. Vous pouvez faire toutes les recherches du monde et vous ne serez toujours pas aussi bien informé sur les exigences quotidiennes que ceux qui font réellement le travail.

Cela peut être plus facile dans les petites organisations où vous pouvez simplement parler à tout le monde en tête-à-tête. Les grandes entreprises pourraient avoir besoin de faire preuve de créativité.

Voici quelques façons de parler aux utilisateurs sans avoir à parler à CHAQUE utilisateur :

• Groupes de discussion
• Enquêtes
• Séances de questions-réponses en direct
• Webinaires
• Chaînes Slack/Teams

Quelle que soit la façon dont vous le faites, comprendre ce dont vos utilisateurs ont besoin vous aidera à obtenir leur adhésion lorsque vous leur ferez savoir ce qui change. Bien que vous ne puissiez pas répondre à toutes leurs exigences ou préoccupations (avouons-le, le logiciel parfait n'existe pas), ils se sentiront écoutés et vous montrerez que vous vous souciez de leur travail.

Et, il y a un bonus potentiel! En travaillant avec les différents départements et collègues qui utiliseront le nouveau logiciel, vous pouvez identifier des champions potentiels qui peuvent aider à défendre et à évangéliser le nouvel outil.

Qu'ils agissent comme agents de liaison entre leurs équipes et les vôtres ou qu'ils deviennent simplement des experts sur le terrain, il est souvent très utile d'avoir quelqu'un dans votre coin au niveau de l'utilisateur.

Communiquer efficacement pour un déploiement logiciel réussi

Avez-vous senti un thème dans ce post? La communication est le meilleur outil de votre boîte à outils pour assurer un déploiement logiciel réussi.

Mais la communication ne peut pas se résumer à de longs e-mails de votre part et de votre équipe sur ce qui va suivre.

Le courrier électronique sera certainement un moyen important de communiquer avec vos utilisateurs, mais ce ne devrait pas être le seul moyen.

Tout au long des phases de pré-lancement, de lancement et de post-lancement de votre déploiement, utilisez différents moyens de communication pour vous assurer que tous vos utilisateurs ont accès aux informations dont ils ont besoin.

Comment communiquer avec vos utilisateurs

Tout comme les exemples ci-dessus concernant l'obtention de l'adhésion, voici quelques bonnes façons de communiquer des informations importantes :

E-mail

Le courrier électronique est un excellent moyen de faire des mises à jour et des annonces rapides. Pour la plupart d'entre nous, notre application de messagerie (telle que MS Outlook) est également la façon dont nous planifions des réunions et d'autres événements. Utilisez-le à votre avantage.

Le courrier électronique est également incroyablement impersonnel et peut sembler accablant. Utilisez-le avec parcimonie. Évitez les longs e-mails qui obligent les utilisateurs à saisir et à mémoriser de nombreuses informations.

Réunions et événements à distance en personne/en direct

Qu'il s'agisse d'une session de questions-réponses, d'un webinaire sur les nouvelles fonctionnalités ou d'une table ronde, les événements en direct offrent une expérience plus personnelle et engageante pour de nombreux utilisateurs.

Conseil de pro :enregistrez vos sessions en direct et partagez-les pour toute personne qui n'a pas pu y assister, afin que les utilisateurs puissent revenir en arrière et regarder pour examen si nécessaire.

Vidéo

Des vidéos d'information rapides comblent le fossé entre les e-mails et les présentations en direct. Vous pouvez être plus délibéré avec ce que vous voulez présenter et vous avez plus de contrôle sur le rythme et le contenu.

La vidéo est attrayante et nos recherches montrent que de plus en plus de personnes recherchent elles-mêmes des vidéos informatives.

Comme pour les e-mails, évitez les vidéos longues et accablantes. Si vous avez un certain nombre de sujets à couvrir, envisagez de créer une série de vidéos traitant de sujets spécifiques. De cette façon, les gens peuvent revenir en arrière et revoir ceux dont ils ont besoin sans avoir à se rappeler où vous avez parlé d'une fonctionnalité particulière dans votre vidéo de 30 minutes.

Conseils pour une communication efficace sur le déploiement de votre logiciel

Toutes les communications avec votre organisation doivent être centrées sur vos utilisateurs. Répondez à leurs questions, fournissez-leur les informations dont ils ont besoin pour réussir et apaisez leurs craintes et leurs inquiétudes.

Voici quelques éléments à garder à l'esprit :

1. Pensez comme un utilisateur, pas comme un administrateur

Évitez le jargon technique ou les mots et acronymes trop techniques. Si vous devez absolument utiliser un terme technique, assurez-vous de le définir de manière à ce que tout le monde puisse le comprendre. Comme indiqué ci-dessus, n'oubliez pas que tout le monde n'est pas un expert en technologie. Assurez-vous que toutes les communications sont faciles à comprendre.

2. Envisagez de vous associer aux RH ou au marketing

Si vous voulez vraiment sortir vos communications du parc, envisagez de vous associer aux experts en communication de votre organisation. Vos collègues des RH et du marketing savent à la fois aider les gens à comprendre des concepts complexes et répondre aux craintes et aux préoccupations.

3. N'oubliez pas que la vraie communication est une voie à double sens

La communication n'est pas seulement ce que vous diffusez auprès de votre public. La vraie communication comprend l'écoute et le traitement des commentaires. Assurez-vous que vos utilisateurs disposent d'un moyen de poser des questions, de faire part de leurs préoccupations et de demander de l'aide.

4. Poursuivre la sensibilisation au-delà du jour du lancement

Le déploiement de votre logiciel ne se termine pas après le déploiement et vos communications non plus. Gardez les lignes de communication ouvertes après le déploiement et n'oubliez pas de recueillir des commentaires sur la façon dont tout s'est passé.

Faites de la formation votre priorité #1

Mais attendez, je pensais que la communication était la clé d'un déploiement logiciel réussi ! Ce qui donne?

Eh bien, qu'est-ce que la formation, sinon la communication de concepts et de connaissances à ceux qui en ont besoin ?

La raison pour laquelle les gens craignent le changement au travail est qu'ils craignent de ne pas pouvoir fonctionner dans le nouvel environnement. Votre travail en tant que professionnel de l'informatique consiste à leur donner les connaissances et les compétences dont ils ont besoin pour surmonter leurs peurs.

Tout comme vos communications tout au long du processus de déploiement, votre formation doit prendre différentes formes selon les besoins. C'est une bonne idée d'offrir des options flexibles comme des visuels et des vidéos pour déployer des plates-formes logicielles à l'échelle de l'entreprise. De cette façon, les utilisateurs peuvent toujours revenir en arrière et revoir les informations ou elles peuvent être réutilisées dans le cadre de l'intégration d'un nouvel employé.

Il n'y a rien de plus intimidant pour la plupart des utilisateurs (qui sont déjà nerveux à propos d'un nouveau logiciel) que de faire face à un document texte géant ou à des e-mails remplis de paragraphe après paragraphe d'informations techniques.

Ne dites pas à vos utilisateurs comment utiliser le nouveau logiciel, montrez-leur !

Les méthodes de formation efficaces courantes incluent :

• Séances de formation en personne ou à distance en direct.
• Vidéos de formation détaillées.
• Une bibliothèque de courtes vidéos de formation traitant de sujets ou de fonctionnalités spécifiques
• Documentation utilisateur et documents d'aide très visuels

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'être un professionnel de la vidéo ou du graphisme pour créer des vidéos et des documents de formation de qualité professionnelle. TechSmith Camtasia et TechSmith Snagit offrent des fonctionnalités puissantes mais faciles à utiliser qui permettent à chacun de partager rapidement et facilement ses connaissances et ses compétences.

De plus, Camtasia et Snagit fonctionnent parfaitement ensemble, ce qui rend vos vidéos et documents de formation encore plus efficaces.

Peu importe les méthodes de formation que vous utilisez, pensez à centrer vos utilisateurs et leurs besoins lors de la création de votre contenu.

Quatre erreurs à éviter pour le déploiement de votre logiciel

Même le déploiement de logiciel le mieux planifié et exécuté peut échouer, mais éviter ces quatre erreurs courantes peut vous aider à éviter la catastrophe.

1. Ignorer la dissidence

Avez-vous déjà entendu la phrase « vous ne pouvez pas plaire à tout le monde ? Même avec la meilleure communication, tout le monde dans votre organisation ne sera pas satisfait des changements. Il y aura toujours quelqu'un qui ne sera pas d'accord. Et, bien qu'il soit facile de rejeter les opposants comme, eh bien, les opposants, les ignorer peut entraîner de plus gros problèmes sur la route.

Au mieux, ils peuvent avoir l'impression que vous ne prenez pas leurs préoccupations au sérieux, au pire, vous risquez de passer à côté d'informations importantes qui pourraient vous aider à prendre de meilleures décisions dans le processus de déploiement.

Écoutez tout le monde et utilisez les informations du mieux que vous pouvez.

2. Accélérer le processus

Donnez à chacun (y compris votre équipe informatique) le temps dont il a besoin pour mettre les choses en ordre avant tout déploiement de logiciel. Prévenez vos utilisateurs suffisamment à l'avance des changements à venir afin qu'ils aient le temps de faire leur travail et que vous ayez le temps de répondre à toute préoccupation qui pourrait survenir.

3. Ne pas inclure le personnel non informatique dans le processus de prise de décision

Dans une approche de déploiement de logiciel centrée sur l'utilisateur, vous voulez être sûr d'inclure les utilisateurs réels dans toutes les décisions qui affectent leur travail. Cela ne signifie pas que vous devez parler à chaque employé, mais assurez-vous que les utilisateurs ont amplement l'occasion de proposer des suggestions, des commentaires et des idées sur la façon de le faire fonctionner.

4. Ne pas écouter vos utilisateurs après le déploiement

Recueillez des commentaires et écoutez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Utilisez ces informations pour vous aider à résoudre les problèmes liés au déploiement actuel et pour éclairer de meilleurs processus pour le prochain.

Centrez vos utilisateurs pour un déploiement logiciel réussi !

En centrant vos utilisateurs dans n'importe quel déploiement de logiciel, vous vous assurez que chacun obtient ce dont il a besoin quand il en a besoin.

Que vous déployiez un logiciel nouveau ou mis à jour pour 3, 30 ou 3 000 personnes, un plan solide qui centre vos utilisateurs, bénéficie de l'adhésion de tous les niveaux de votre organisation et se poursuive au-delà du jour du lancement contribuera à garantir le succès.

Questions fréquemment posées

Chaque déploiement est différent, mais quel que soit le plan, assurez-vous de centrer vos utilisateurs, leurs besoins et leurs préoccupations dans tout plan que vous créez. Assurez-vous d'avoir des systèmes en place pour répondre aux questions et assurez-vous que la formation est votre priorité n°1.

Vous n'avez pas besoin d'être un professionnel de la vidéo pour créer des vidéos de formation logicielle de qualité professionnelle. TechSmith Camtasia facilite la création de vidéos de formation logicielle efficaces et engageantes pour le déploiement de votre logiciel.

Assurez-vous que toute documentation utilisateur que vous créez inclut des éléments visuels ! TechSmith Snagit facilite la création de toutes sortes de documentation utilisateur, y compris des guides pratiques, des documents de processus étape par étape, et bien plus encore !