Il y a une petite mais aiguë douleur de terreur que j'avais l'habitude de rencontrer.
Lorsque le monde est allé travailler à domicile, la situation n'a fait qu'empirer. Je suppose que la plupart des employés de bureau l'ont ressenti aussi.
Une secousse récurrente et frustrante de "Oh non, ce sera fastidieux" arrivait chaque fois que j'étais plongé dans une tâche et que je réalisais que l'aide ou les commentaires d'un collègue étaient nécessaires.
Le problème était que même si j'étais imprégné de la tâche et de tout son contexte, d'autres ne l'étaient pas.
Du moins pas complètement.
Et donc je ressentais immédiatement une bouffée d'anxiété ou de stress en considérant le temps et les efforts qu'il faudrait pour tout expliquer dans un e-mail, sur Slack ou même lors d'un appel.
Juste pour que je puisse obtenir une réponse simple et continuer à avancer dans mon travail.
C'est jusqu'à ce que je découvre le baume. Le baume de guérison qui vous permet de partager rapidement le contexte, d'éviter d'avoir à planifier une réunion ou un appel vidéo, et d'éliminer l'excès de frappe et d'explication textuelle.
La grande solution est le screencasting, le processus simple d'enregistrer une courte vidéo et de la partager avec des collègues. C'est le moyen idéal pour communiquer des idées, du contexte, des connaissances et presque tout autre type d'information.
Maintenant, lorsque je rencontre ce stress, j'enregistre simplement une courte vidéo avec Snagit, ce qui est presque toujours plus facile que d'écrire des choses.
Les visuels d'un enregistrement d'écran combinés à la narration fournissent tout le contexte, et je peux obtenir une réponse en beaucoup moins de temps que si j'utilisais du texte seul.
Mais le screencasting fait plus que soulager les moments de frustration mineure. C'est une pratique idéale pour résoudre ou améliorer d'autres éléments de travail.
Voici sept autres façons d'utiliser le screencasting pour travailler plus rapidement et avec une plus grande efficacité.
1. Planifier et exécuter le travail
Je travaille sur le site TechSmith. Comme tout site Web, il comporte de nombreuses pages constituées de morceaux de contenu, d'images, de vidéos et d'autres éléments. Il a souvent besoin de modifications ou de mises à jour pour refléter la progression de nos activités et de nos produits.
Le défi est que lorsqu'un élément spécifique nécessite une mise à jour, un certain nombre de questions émergent.
"Où est ce contenu sur le site ?" « Comment doit-il changer ? » « Est-ce à plusieurs endroits ? »
Répondre à ces questions par e-mail, c'est un peu comme essayer de décrire un élément spécifique d'une image à quelqu'un qui se tient de l'autre côté d'un rideau. Vous devez être extrêmement précis dans ce que vous dites.
Au lieu de cela, nous réalisons des vidéos qui expliquent ce qui doit être fait. Ensuite, cette vidéo peut être partagée pour s'assurer que tout le monde est d'accord avec le plan. La vidéo montre clairement le quoi, le lieu et le pourquoi de notre travail.
Si, comme nous, vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme Asana ou Trello, le lien vers la vidéo peut être placé sur la tâche qui représente le travail.
Désormais, lorsque quelqu'un commencera la tâche, il disposera des informations nécessaires pour se mettre au travail. Et personne n'a eu à tout écrire.
2. Enregistrer les appels et les réunions
Les réunions vidéo sont désormais un mode de vie.
Peu importe si vous utilisez Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom ou une autre plate-forme pour organiser des réunions vidéo, ils ont été essentiellement le seul moyen pour les collègues (et, en dehors du travail, les amis et la famille) de se réunir, de collaborer et de avoir des discussions.
Bien que les circonstances ne soient pas idéales, une grande opportunité s'est présentée. Lorsque chaque réunion repose sur la technologie, chaque réunion est facile à enregistrer et à archiver. De manière pratique, la plupart des services d'appel vidéo ont des fonctionnalités d'enregistrement intégrées, ou vous pouvez utiliser un logiciel d'enregistrement d'écran comme Camtasia.
Les réunions enregistrées facilitent la référence à ce qui a été discuté. Mieux encore, si quelqu'un a manqué la réunion, il peut se rattraper en regardant l'enregistrement.
Une réunion enregistrée est également excellente, car vous pouvez utiliser un éditeur de vidéo comme Camtasia pour supprimer une partie des bavardages inutiles au début ou à la fin. L'hébergement sur un service comme TechSmith Knowmia permet aux téléspectateurs de poser des questions, de sorte que la discussion n'a pas à se terminer avec la réunion, et les non-participants peuvent donner leur avis.
3. Recherche de clients et de produits
Cette astuce s'appuie sur la dernière, sauf que je suggère maintenant, avec l'autorisation appropriée, que vous enregistriez les appels avec les clients. Il s'agit généralement d'appels de produit ou de stratégie marketing.
Les informations partagées lors de ces appels sont inestimables. Entendre les mots et les tons de voix exacts que les gens utilisent lorsqu'ils discutent de leur expérience avec votre produit ou service est l'un des meilleurs moyens pour tout le monde dans une entreprise de mieux comprendre les clients qu'ils servent.
Chez TechSmith, nous éditons souvent ces enregistrements pour partager des commentaires particulièrement utiles et éclairants de nos clients.
Tout comme je l'ai suggéré ci-dessus, vous pouvez enregistrer ces appels, les modifier jusqu'aux parties utiles, puis les partager avec d'autres.
4. Vidéos de formation rapides
La vie de l'employé de bureau d'aujourd'hui est essentiellement un gant de différentes technologies.
Nous passons de ce tableau de bord de données à celui-là, ou d'un produit SaaS à un autre.
Alors que nous naviguons dans le paysage technologique, nous rencontrons inévitablement un processus que nous ne connaissons pas. Ou, tout aussi probablement, quelqu'un a besoin de vous pour lui montrer comment faire quelque chose.
Vous leur expliquez et passez à autre chose. Puis quelqu'un d'autre pose la même question. Et tu leur expliques. Et puis quelqu'un d'autre… jusqu'à ce que toute votre journée soit consacrée à montrer aux gens comment faire les choses et à ne jamais avoir l'occasion de se concentrer sur ou de terminer votre propre travail.
Le screencasting est votre moyen de sortir de ce cycle dévastateur.
Enregistrez une vidéo rapide ou deux pour les processus courants sur lesquels les gens posent des questions. Il peut s'agir de savoir comment extraire des rapports particuliers. Ou comment configurer un tableau de bord.
Une fois que vous avez la vidéo, hébergez-la sur quelque chose comme Screencast.com et envoyez le lien chaque fois que quelqu'un le demande. Mieux encore, vous pouvez créer une base de connaissances simple qui répond à un certain nombre de questions courantes.
Ici, les gains de temps s'accumulent - au fur et à mesure que d'autres deviendront des experts, ils partageront vos ressources et tout le monde montera de niveau.
5. Démonstrations de produits pour les ventes et l'expérience client
La vidéo est utile tout au long du cycle de vente. Il vous permet d'être personnalisé et d'entretenir des relations comme le courrier électronique seul ne le fait pas, mais sans avoir besoin de planifier des appels vidéo en personne ou en direct.
Au début d'un engagement client, il est idéal pour donner aux clients potentiels un aperçu de votre produit en action et démontrer certaines de ses capacités les plus puissantes.
Au fur et à mesure que la conversation progresse, les vidéos peuvent être plus spécifiques, voire sur mesure. De nombreux commerciaux et professionnels de l'expérience client créent des vidéos de démonstration de produits pour des comptes individuels, qui associent des fonctionnalités spécifiques à la manière dont un client peut les utiliser.
6. Conserver les connaissances organisationnelles
Lorsque les gens quittent les entreprises pour de nouvelles opportunités ou pour prendre leur retraite, cela peut créer un vide de connaissances.
Les employés à long terme deviennent généralement des experts de certaines tâches, procédures et éléments de l'entreprise. Il est essentiel de trouver des moyens de conserver leurs connaissances et de maintenir la continuité organisationnelle et commerciale.
Screencasting est un moyen idéal pour ce faire.
Essayez de faire en sorte que les employés experts enregistrent des vidéos des procédures et des processus que les autres doivent comprendre. En demandant à des experts de capturer leurs flux de travail, vous vous assurez que les meilleures pratiques et les informations importantes ne sont pas perdues.
7. Intégrer de nouveaux employés
Si vous enregistrez des connaissances et des processus importants, vous créez probablement une bibliothèque de ressources idéale pour l'intégration de nouveaux employés. Essentiellement, prendre des connaissances qui ont pris des années à acquérir et les mettre à la disposition des employés au début de leur mandat.
Compilez des vidéos créées par des experts (comme dans le conseil n° 5) dans une ressource "Get Started" pour les nouvelles recrues et les stagiaires. Ou, réunissez un groupe d'experts pour réfléchir aux choses les plus importantes qu'un nouvel employé devrait savoir lorsqu'il débute dans votre organisation. Ensuite, créez un ensemble de vidéos qui constituent un "programme" d'intégration
Si vous êtes à la recherche d'inspiration, découvrez comment Virgin Media utilise la vidéo pour conserver les connaissances dans son entreprise.
Gardez un œil sur d'autres opportunités de screencasting
Chaque industrie, entreprise, organisation et rôle a ses propres processus et éléments. Et la vidéo peut probablement aider à atténuer les points de friction communs ou à rendre le travail plus efficace d'une manière ou d'une autre pour tous.
Alors gardez l'œil ouvert, car vous trouverez probablement des moyens d'adapter ce que j'ai suggéré et probablement un certain nombre de nouvelles idées.
Plus de ressources de screencasting
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