Personne ne peut complètement souligner l'importance des vidéos, des images et des infographies dans le monde d'aujourd'hui. Étant donné que les humains sont assez visuels dans leur compréhension, ces médias ont le potentiel de faire monter en flèche les niveaux d'engagement.
Cependant, il y a un problème majeur à résoudre.
Avec autant de choix d'outils, d'applications et de méthodes parmi lesquels choisir de nos jours, il n'a jamais été aussi facile de tomber dans le terrier de l'improductivité. Cela nous amène à la question du jour :existe-t-il une meilleure façon d'utiliser les outils de création de contenu visuel pour augmenter la productivité ?
Dans l'épisode d'aujourd'hui, nous avons Tom Solid, PDG de The Paperless Movement et expert en productivité. Il est également l'hôte de Tom au Paperless Movement.
Tom a passé 16 ans dans le monde de l'entreprise et du milieu universitaire à résoudre les mêmes problèmes de productivité qui affligent de nombreuses personnes à l'ère numérique. Tout en entraînant plusieurs équipes dans différents secteurs, il a enregistré une augmentation de 60 % des niveaux de productivité.
Le secret derrière tout ça ? En utilisant simplement les bons outils de gestion de projet et numériques.
L'une de ses idées est le cadre ICOR (Input Control, Output Refine), qui est au cœur du mouvement sans papier et des services qu'il offre.
Commencez par une approche indépendante de l'outil
Cependant, c'est la mentalité que la plupart des gens ont aujourd'hui. S'ils pouvaient simplement obtenir cet outil ou appareil de haute qualité, cela rationaliserait peut-être les tâches et augmenterait éventuellement leur productivité. C'est là que ça se complique :avec des bouts de papier, vous n'avez que vos méthodes à affronter. Avec un appareil numérique, vous devez tenir compte à la fois de vos méthodes et de la myriade d'outils disponibles.
Pour Tom, cette réalisation est venue lorsqu'il a décidé de passer d'un cahier papier à un iPad. Logiquement, cette transition aurait dû grandement faciliter son travail. Mais ce fut une spirale descendante à partir de ce point.
Au fil du temps, il a développé une approche plus indépendante des outils qui a fonctionné, non seulement pour lui, mais pour tous ceux qui cherchent à tirer parti des outils numériques pour gagner en productivité.
En un mot, il est contre-productif et hors contexte de croire qu'un outil fera des merveilles pour votre processus sans tenir compte de ce qui suit :
- La tâche globale
- Besoins individuels
- Besoins à l'échelle de l'équipe
- Caractéristiques spéciales
- Des outils qui fonctionnent bien ensemble
- Le résultat souhaité
Le rôle joué par les images et la vidéo dans la productivité au travail
Dès le départ, les vidéos et les images rendent l'information plus facile à digérer. Selon Tom, tout doit être simplifié pour que les gens puissent le comprendre, et c'est ce que font les visuels.
Considérez le processus d'intégration dans la plupart des organisations. Après avoir réglé tous les documents, l'étape suivante consiste pour le nouvel employé à se familiariser avec les procédures opérationnelles standard (SOP) en place.
Certes, les pages de texte volumineux sont un moyen de faire passer un message. Cependant, cela ne garantit pas que le message sera compris. D'après l'expérience de Tom, la meilleure façon de procéder est de transformer la POS en une vidéo pédagogique. Cela bat la lecture d'un document de 100 pages n'importe quand.
Il convient également de mentionner le flux des choses ici.
Avec les bons outils de création de contenu visuel, le flux de travail est pratiquement un jeu d'enfant.
Pour revenir à ce que Tom a dit sur l'adoption d'une approche indépendante de l'outil, c'est vital pour obtenir des outils qui fonctionnent bien ensemble. Si cela n'est pas prioritaire, vous finirez par introduire des frictions dans le flux, ce qui va à l'encontre de tous les objectifs.
Le cadre ICOR s'applique-t-il aux images et aux vidéos ?
Le cadre ICOR est quelque chose que Tom a proposé pour rationaliser tous les processus. Donc, que vous travailliez avec des vidéos, des mots, des chiffres, etc., c'est un moyen éprouvé de faire les choses correctement.
En son cœur se trouve le principe selon lequel "tout ce que vous faites doit avoir un but et un endroit défini où vous le mettez".
Donc, disons que vous lancez une infographie ensemble ou que vous enregistrez une vidéo, "trouver une source unique de vérité" est pertinent. Une fois que vous avez défini cette source unique de vérité, cela élimine les redondances de l'équation. Pour affiner les choses, il est utile de poser des questions qui vous ramènent au « pourquoi » des choses.
Imaginez que vous avez trouvé un contenu visuel intéressant et que vous souhaitez le partager. Avec ICOR à l'esprit, vous envisageriez probablement :
- Le type d'informations collectées
- Quelle est la partie essentielle de votre message
- Comment le présenter
Il ne fait aucun doute que ce n'est que la pointe de l'iceberg en ce qui concerne le cadre ICOR de Tom. Mais, en fin de compte, cela pourrait aider à réduire les types d'outils à utiliser, le support sur lequel les partager et la forme qu'ils devraient prendre.
Les niveaux de priorité font toute la différence dans le monde
De manière générale, les priorités font tourner le monde. Vous pourriez avoir tous les bons outils de création de contenu visuel et les bons processus en place, mais si vous travaillez sans priorités définies, rien de tout cela n'a vraiment d'importance.
À l'approche de la tâche, vous avez probablement une idée claire de ce que vous voulez et du moment où vous le voulez.
Voici le problème, vous devez aller plus loin si vous voulez trouver de l'or.
Ne vous arrêtez pas une fois que vous avez classé votre travail en fonction de son urgence, déterminez à quel point il est urgent.
Bien que cela se traduise légèrement différemment d'une personne à l'autre, un bon point de départ est de considérer ce que les mots urgent , haute priorité , priorité normale , et basse priorité signifie pour vous ?
Si la réponse est "rien", alors vous vous préparez à des mondes de déception.
Tom explique comment une définition claire de ces mots enlève toute place aux accusations ou aux excuses.
La productivité est un voyage, pas une destination
Il est facile de regarder à peu près n'importe qui ces jours-ci et de se sentir inadapté à la fin. Dans cet esprit, Tom laisse tomber quelques mots de sagesse, "nous sommes tous dans le même bateau." Tout le monde, Tom inclus, est encore en train de peaufiner ses méthodes.
La seule différence est que certaines personnes sont plus avancées dans leur quête d'amélioration continue.
Pour en savoir plus sur ce que Tom a à dire sur la productivité au travail, ne manquez pas l'épisode complet. Des liens vers le podcast et la vidéo sont disponibles en haut de cette page.
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