Les tables rondes sont un format classique extrêmement riche en valeur. Rassembler un groupe de conférenciers invités pour parler, converser et réfléchir sur un sujet spécifique est gratifiant à la fois pour le public et pour tous ceux qui participent au panel. Cela étant dit, si vous êtes responsable de l'organisation d'une table ronde, cela peut sembler une tâche assez impossible. Il y a beaucoup d'éléments mobiles depuis l'invitation de vos invités, la publicité du panel, la coordination de l'événement lui-même, jusqu'à la modération de la discussion du jour. De plus, vous pensez peut-être que les tables rondes fonctionnent mieux en personne, ce qui pose un peu problème dans un monde COVID. Heureusement, les tables rondes se traduisent très bien dans un format en ligne, vous n'avez donc pas à vous inquiéter. Cet article couvre tout ce que vous devez savoir pour organiser une table ronde virtuelle réussie, avec des conseils pour organiser, structurer et modérer l'événement.
TL;DR
- Une table ronde virtuelle est une table ronde qui se déroule en ligne avec un public en direct.
- L'objectif principal des événements de panel virtuels peut varier d'éduquer, de divertir, de faciliter une discussion intéressante, de présenter différents points de vue et de promouvoir votre organisation commerciale.
- Les avantages des événements de panel virtuels sont que vous pouvez inviter des panélistes à distance, toucher un public plus large, et réutiliser l'enregistrement HD .
- Un événement de table ronde est composé des panélistes , un modérateur et votre audience .
- Chronométrage, préparation, un modérateur fort, un panel d'orateurs stellaires et un logiciel puissant sont la clé d'une table ronde virtuelle réussie.
Qu'est-ce qu'une table ronde ?
Une table ronde est l'endroit où un groupe de conférenciers invités, panélistes , se réunissent pour parler d'un sujet ou d'un problème particulier devant un public. La discussion est animée et dirigée par un modérateur . En règle générale, un panel comprendra des leaders de l'industrie, un groupe d'experts dans le domaine concerné ou des personnalités bien connues dans le domaine de discussion. Un bon panel comprendra un large éventail de panélistes aux opinions divergentes, car c'est la clé d'une table ronde intéressante et stimulante. À la fin de la table ronde structurée, la plupart des modérateurs laisseront également du temps pour une séance de questions et réponses avec le public.
Qu'est-ce qu'une table ronde virtuelle ?
Les panels virtuels sont les mêmes que tous les événements auxquels vous avez assisté en personne. La seule différence est qu'au lieu de se réunir dans un espace événementiel physique avec un public en personne, vous et vos panélistes vous réunissez via une plateforme en ligne (telle que Riverside.fm) et votre public rejoint le flux en direct dans le confort de leur propre domicile.
Quel est l'objectif principal d'une table ronde ?
Les tables rondes ont souvent plus d'un objectif. Ils sont un excellent moyen de faire de la publicité pour votre propre organisation ou entreprise, mais ils sont également extrêmement riches en valeur et offrent une chance d'écouter des discussions stimulantes. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous pourriez choisir d'héberger une table ronde :
Éduquer sur un sujet particulier
Les tables rondes sont des moyens très efficaces d'éduquer votre public sur un thème, une question ou un sujet spécifique. Vous êtes libre de choisir littéralement n'importe quel sujet que vous souhaitez pour former la base de votre table ronde, puis tout ce que vous avez à faire est d'organiser soigneusement votre liste d'invités pour vous assurer d'inviter un large éventail de perspectives.
Publicité
Organiser un événement de table ronde virtuelle est un excellent moyen de promouvoir votre propre entreprise, d'élargir votre portée et d'offrir une valeur réelle à votre public existant. C'est particulièrement le cas si vous êtes en mesure d'inviter de grands noms à participer à votre table ronde.
Offrir des informations précieuses et susciter l'intérêt
Les tables rondes offrent la possibilité d'acquérir des informations précieuses et d'écouter une discussion (espérons-le) vraiment stimulante. La pièce maîtresse de toute table ronde est l'interaction entre vos différents panélistes - c'est là que la magie opère - et c'est à cela que votre public assiste.
Faciliter une discussion intéressante et significative
Souvent, les tables rondes rassemblent un groupe improbable de personnes. Cela peut donner lieu à des discussions extrêmement intéressantes avec de nouvelles conclusions, perspectives et idées avancées tout au long de l'événement.
Plate-forme différentes perspectives
Les tables rondes sont également un moyen important d'explorer et de présenter différentes perspectives et points de vue sur un sujet spécifique. Vos panélistes viendront très probablement avec des perspectives uniques d'horizons divers et bien que vous puissiez voir une controverse ou des points de vue opposés, tout cela fait partie d'une table ronde saine (tant que votre modérateur garde tout le monde sous contrôle).
Divertissement
Si vous cherchez à interagir avec votre public, les tables rondes peuvent être un excellent divertissement. Bien que le format semble sérieux, il n'a pas à l'être. Tout dépend de ce que vous essayez de réaliser avec votre table ronde virtuelle.
Quels sont les avantages d'une table ronde virtuelle ?
En général, les tables rondes sont un format d'événement très efficace et efficace. Vous pouvez emballer une énorme quantité de valeur dans un seul événement et faciliter une discussion vraiment intéressante. Les tables rondes virtuelles font cela et plus encore :
Invités distants
Héberger votre table ronde virtuellement signifie que vous pouvez inviter des panélistes de n'importe où et partout dans le monde. Cela signifie que le ciel est la limite lorsqu'il s'agit de choisir les membres de votre panel idéal.
Audience illimitée
Une table ronde virtuelle signifie que vous n'avez aucune limite sur le nombre d'audience ou qui est votre public. Les membres du public situés dans le monde entier pourront se connecter et vous ne serez pas limité par la taille de votre espace événementiel.
Facile et abordable
Les tables rondes virtuelles sont encore plus faciles et souvent plus abordables que les événements conventionnels en personne. Vous n'avez pas besoin de louer un espace événementiel ni de payer les dépenses de vos panélistes. Tout ce que vous avez à faire est de vous installer avec une plateforme en ligne très abordable (telle que Riverside.fm) et vous êtes prêt à partir.
Réutiliser
L'hébergement d'un événement de panel virtuel signifie que vous pourrez facilement enregistrer puis réutiliser votre enregistrement. Avec Riverside.fm, par exemple, votre événement sera automatiquement enregistré localement en Full HD, donc quelle que soit votre connexion Internet ou celle de vos panélistes, vous recevrez un enregistrement sans faille. Après l'événement, vous pourrez découper la vidéo en clips pour les réseaux sociaux ou la republier sur votre site Web pour les membres du public qui n'ont pas pu venir le jour même.
En quoi consiste un panneau ?
Comme nous l'avons dit précédemment, l'organisation d'une table ronde peut donner l'impression qu'il y a beaucoup d'éléments mobiles différents, alors décomposons-les :
Les panélistes (c'est-à-dire les invités du panel)
Vos panélistes, ou invités, sont les vedettes de l'émission. Cela ne devrait pas être simplement une sélection aléatoire de personnes, mais un groupe d'individus triés sur le volet qui ajouteront tous de la valeur à la discussion à leur manière.
Combien de panélistes y a-t-il dans une discussion ?
Quand il s'agit de penser à vos panélistes, vous vous demandez probablement combien de personnes vous devriez inviter. Il n'y a pas de nombre fixe, mais tout est une question d'équilibre entre trop peu et trop de personnes. Trop peu de panélistes entraîneront une discussion clairsemée et terne, alors qu'un trop grand nombre signifiera probablement que vous êtes pressé par le temps et que vous ne pourrez pas apprécier la contribution de chaque panéliste. Nous recommandons entre 3 et 5 panélistes comme optimum, mais tout dépend de votre événement particulier.
Le public
Bien que vous puissiez techniquement organiser une table ronde sans public si vous le vouliez vraiment, cela irait légèrement à l'encontre du point. Le public est un élément essentiel de toute table ronde virtuelle, fournissant une stimulation supplémentaire pour la conversation grâce à leurs questions. La responsabilité d'attirer un public incombe principalement à l'organisateur de l'événement, vous devez donc faire de votre mieux pour créer un battage médiatique sur les réseaux sociaux avant l'événement et travailler sur vos prospects et votre public existants. Cela étant dit, cela ne fait jamais de mal de demander à vos panélistes de promouvoir également l'événement sur leurs propres chaînes individuelles.
Le modérateur (c'est-à-dire le président ou le commentateur ou le MC)
Le dernier, mais non le moindre, est le modérateur du panel virtuel. Un modérateur fort est absolument essentiel pour un événement de table ronde réussi. Le modérateur structure, orchestre et facilite la discussion, maintient l'élan et s'assure également que tout le monde respecte le temps. Ils répondront et sélectionneront également les questions du public.
Comment structurez-vous une table ronde ?
La façon dont vous structurez votre table ronde dépend entièrement de vous. Votre animateur de table ronde sera responsable de suivre la structure de la discussion et de garder le rythme et le rythme. Vous trouverez ci-dessous une liste d'"éléments" de discussion en panel que vous pouvez choisir d'inclure ou d'omettre :
- Bienvenue et présentation du public. Le modérateur accueillera le public, le remerciera de sa présence et réglera toutes les questions administratives ou logistiques. Ils peuvent également donner un bref ordre du jour sur la façon dont le reste de l'événement sera structuré.
- Présentation du panéliste. Vous pouvez demander au modérateur de présenter chaque panéliste avec un bref historique à leur sujet. Alternativement, vous pouvez demander à chaque panéliste de se présenter.
- Remarques initiales. C'est l'occasion pour vos panélistes de présenter leur point de vue ou leur position sur le sujet en question.
- Questions et discussion du modérateur. C'est la partie principale de la table ronde, où les conversations se déroulent (au rythme choisi par le modérateur). Le modérateur dirigera la discussion par le biais de questions et veillera également à ce que chaque panéliste ait la possibilité de contribuer.
- Questions-réponses avec le public. T e modérateur invitera le public à poser des questions à l'ensemble du panel ou à certains membres. Les questions seront choisies par le modérateur pour assurer un maximum d'intérêt.
- Résumé. Le modérateur donne quelques remarques finales, remercie tout le monde pour sa présence et conclut l'événement.
Comment démarrez-vous une présentation de panel ?
Comme nous l'avons vu, la structure de votre table ronde dépend entièrement de vous. Vous pouvez, par exemple, choisir de passer directement à la discussion principale ou de suivre davantage une « structure officielle » en commençant par une introduction, un mot de bienvenue et des remarques liminaires de chaque participant.
Quelles sont les étapes d'une table ronde ?
Les tables rondes ont tendance à suivre vaguement la structure que nous avons exposée ci-dessus. Cela étant dit, certains organisateurs d'événements peuvent vouloir encourager une conversation plus organique et ouverte entre les panélistes eux-mêmes, de sorte que le modérateur peut prendre un peu de recul pendant la partie principale de la discussion. Un segment de questions-réponses avec le public est un aspect essentiel de la plupart des tables rondes, et il s'agit d'une progression naturelle vers la fin de la table ronde.
Comment organiser une table ronde réussie
Organiser une table ronde n'est pas facile, donc une fois que vous avez déployé tous les efforts, vous voulez vraiment que cela en vaille la peine. Voici quelques conseils pour organiser une table ronde réussie :
Obtenez un modérateur solide et fiable
Votre modérateur est la clé du succès de votre panel. Même si vous avez un panel super fort si vous n'avez pas de modérateur fiable, tout l'événement peut s'effondrer. Avant tout, votre modérateur d'événement doit faciliter une discussion intéressante, épanouissante et dynamique. Mais votre modérateur doit également se sentir à l'aise pour rappeler à tout le monde (public et panélistes) les règles de la maison. Ils ne doivent avoir aucun scrupule à s'assurer que tout le monde respecte l'heure, et ils doivent appliquer et maintenir le ton que vous avez défini pour votre événement.
Gardez le temps
Une bonne gestion du temps est absolument essentielle pour un événement de table ronde virtuel réussi. Bien que les contraintes de temps puissent sembler limitantes, si vous n'êtes pas au courant de vos horaires, votre événement semblera non professionnel et bâclé. Assurez-vous de passer rapidement et en temps opportun entre les différents segments de votre événement et rappelez gentiment aux panélistes de respecter le temps.
Choisissez soigneusement votre liste d'invités
En ce qui concerne les événements de panel virtuels, tout est question de qualité et non de quantité. Les membres de votre panel doivent comprendre des panélistes solides qui se sentent à l'aise devant un public et qui sont de bons causeurs. Ils doivent avoir quelque chose d'intéressant à dire sur le sujet de la discussion, mais aussi être en mesure d'offrir des idées et des réactions intéressantes aux opinions opposées.
Préparation pour le panel
Comme pour la plupart des choses, la préparation est la clé du succès. Mieux le modérateur et les panélistes sont préparés, plus les choses se passeront bien au cours de la journée. Vous devez vous assurer que le modérateur est pleinement informé du sujet de la discussion et que les panélistes doivent savoir à quoi s'attendre.
Faites la promotion de votre événement
N'oubliez pas de promouvoir et d'annoncer votre événement comme s'il n'y avait pas de lendemain. Afin de maximiser la participation à votre table ronde virtuelle, assurez-vous de publier à ce sujet sur vos réseaux sociaux et demandez à vos panélistes de faire de même.
Utilisez Riverside.fm pour héberger votre table ronde virtuelle
Riverside.fm est une plate-forme basée sur un navigateur qui rend l'hébergement et l'enregistrement de votre table ronde virtuelle simple et direct. Avec Riverside.fm, vous pouvez organiser un événement à très haute valeur de production et en tirer un enregistrement Full HD. Avec un abonnement à Riverside.fm, vous avez accès à toute une gamme de fonctionnalités qui amélioreront votre table ronde et vous aideront à offrir la meilleure expérience possible à votre public :
Convivial
Riverside.fm est conçu avec l'utilisateur à l'esprit. Que vous soyez l'hôte ou l'invité, les flux de travail sont simples et intuitifs, ce qui facilite l'hébergement de votre table ronde virtuelle.
Enregistrement local automatique
Riverside.fm enregistre automatiquement localement chaque participant en Full HD. Cela signifie qu'à la fin de votre table ronde, quelle que soit la connexion Internet de chacun, vous disposerez d'un enregistrement de haute qualité prêt à être publié, partagé et réutilisé.
Partage d'écran et tableau multimédia
Riverside.fm propose toute une gamme de fonctionnalités qui contribuent à augmenter la valeur de production de votre événement de panel. Partagez votre écran pour ajouter un élément supplémentaire à votre table ronde (cela sera automatiquement enregistré en tant que piste distincte) ou utilisez le Media Board pour intégrer des sons, de la musique ou d'autres médias.
Rejoindre ou héberger depuis l'application mobile
Si vous ou vos invités avez tendance à être en déplacement, les applications mobiles iOS et Android de Riverside.fm sont là pour vous. Rejoignez facilement où que vous soyez, avec toutes les fonctionnalités de haute production disponibles sur votre smartphone.
Remarque : L'hébergement n'est actuellement possible qu'à partir de l'application iOS.
Appel d'audience en direct
Comme nous l'avons vu, un élément majeur d'une table ronde est la participation du public. Riverside.fm facilite l'inclusion de votre public dans votre table ronde virtuelle grâce à l'appel du public en direct. Cela permet à un membre de l'audience de se joindre temporairement à l'appel pour poser sa question et interagir avec vous et les membres de votre panel.
Éditeur magique
Une fois que vous avez terminé votre table ronde, il y a de fortes chances que vous ne vouliez pas vous asseoir dans une longue session de montage. C'est là qu'intervient Magic Editor de Riverside, qui prépare votre enregistrement pour la publication en quelques minutes seulement.
Découvrez ce panneau reflétant la légende du football, Maradona. Cela a été enregistré avec Riverside, et comme vous pouvez le voir, c'est en haute qualité, même si tous les participants se trouvent à des endroits différents.
3 conseils pour améliorer vos tables rondes
Savoir pourquoi vous organisez votre événement
Vous devez définir l'objectif de votre panel. Même s'il s'agit simplement de «divertir», établir l'objectif ultime de votre table ronde virtuelle vous aidera à créer un ton de voix et une atmosphère cohérents le jour, ce qui conduira à une discussion plus axée sur la marque. Cela vous aidera également à promouvoir et à commercialiser votre événement auprès d'un public cible approprié, ainsi qu'à renforcer votre message autour de l'événement lui-même.
Préparez votre modérateur et vos panélistes
Comme nous l'avons dit plus tôt, il vaut la peine d'être préparé. Non seulement votre modérateur doit faire des recherches approfondies afin d'être très bien informé sur le sujet de discussion, mais il doit également être extrêmement familier avec l'expertise et les antécédents de chaque panéliste. Cela les aidera à tirer le meilleur de chaque orateur et ainsi créer une discussion plus fructueuse. Dans la mesure du possible, vous devez vous efforcer de présenter le modérateur et les intervenants les uns aux autres avant le jour de l'événement. Vous devriez également essayer de guider tout le monde à quoi s'attendre, y compris le logiciel que vous utiliserez et comment l'utiliser.
Ne structurez pas trop la discussion
Il peut être tentant d'essayer de micro-gérer chaque aspect de votre table ronde. Bien que cela puisse fonctionner dans une certaine mesure, vous ne voulez pas que la discussion se termine par une série de présentations longues et sans lien par chaque intervenant. Au lieu de cela, vous voulez encourager une discussion ouverte et organique dans laquelle les intervenants rebondissent les uns sur les autres.
Ce panel Pop Culture Show avec le chanteur des Backstreet Boys, Brian Littrell et sa femme Leighanne et son fils Baylee est un excellent exemple pour voir comment un panel devrait se dérouler. Les animateurs se sont assurés que les questions se déroulaient sans heurts et que la table ronde semblait naturelle.