Les entretiens à distance sont de plus en plus courants, en particulier pendant et après la pandémie de COVID-19. Ils sont également différents des entretiens typiques en face à face, sur place, que vous avez probablement déjà eus dans votre carrière.
Les entretiens à distance, comme leur nom l'indique, sont menés sans que le candidat et l'intervieweur ne se rencontrent physiquement - ils sont géographiquement séparés. L'entretien est mené soit par appel téléphonique uniquement, soit, plus couramment, à l'aide de la vidéo et d'autres supports.
Les entretiens à distance sont de plus en plus courants en raison de l'exigence de préserver la distance sociale, vous devrez donc prendre des précautions pour vous assurer que le vôtre se déroule correctement.
Alors, quelle est la meilleure façon de mener des entretiens à distance efficaces ? Lisez la suite si vous débutez dans les entretiens à distance ou si vous souhaitez améliorer vos compétences.
Avant de passer aux conseils, apprenons d'abord l'étiquette d'entretien à distance de base que tout recruteur en ligne devrait avoir à l'esprit…
‘Etiquette’ pour les entretiens à distance
Vous voulez démontrer à tous les candidats potentiels que l'entretien est tout aussi professionnel que si vous vous rencontriez dans un bureau. Débarrassez-vous de toutes les distractions potentielles en localisant un endroit calme où vous pouvez être également intéressé par la conversation.
- Utilisez votre serrure de porte si vous en avez une ; vous ne voulez pas que cela vous arrive.
- Désactivez, ou à tout le moins désactivez, vos notifications sur votre téléphone et votre ordinateur.
- Habillez-vous de la pièce, même si vous êtes un WFH. Ayez l'air professionnel et prenez l'entretien au sérieux.
- Débarrassez votre poste de travail de tout encombrement visible, comme les jouets pour enfants et autres objets personnels.
- Vous ne voulez pas distraire le candidat, alors gardez votre arrière-plan neutre et professionnel.
- Pensez à l'éclairage :vous ne voulez pas que la lumière derrière vous projette une silhouette sur vous. Placez-vous plutôt devant une fenêtre baignée de lumière naturelle.
- Parce que vous n'êtes pas physiquement présent avec la personne, vous pouvez manquer des indications indiquant qu'elle a fini de parler ; par conséquent, laissez quelques secondes avant de parler pour éviter de parler les uns sur les autres.
- Pour vous assurer que tout fonctionne correctement, demandez à un collègue de vous appeler sur le support que vous utilisez pour mener l'entretien :votre caméra, votre microphone ou même votre ligne téléphonique.
- Pour éviter tout problème de dernière minute ou tout problème de configuration incorrecte, effectuez un test pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Conseils d'entretien à distance pour une meilleure expérience d'entretien
Être préparé pour votre entretien à distance garantit non seulement le succès de l'entretien, mais montre également au candidat que vous appréciez son désir de travailler en tant que membre distant de votre équipe.
Lorsque vous effectuez des entretiens à distance, gardez à l'esprit que la technologie que vous utilisez est cruciale. Choisissez donc d'abord une plate-forme d'entretien parfaite, puis appliquez les conseils et astuces suivants et profitez d'une expérience d'entretien parfaite.
1. Obtenez un outil parfait
Avoir le bon équipement est essentiel pour réussir les entretiens à distance. Allez-vous seulement passer des appels téléphoniques ? Ou effectuerez-vous des interviews vidéo à sens unique, des interviews virtuelles en direct ou une combinaison des deux ?
Rencontrer le candidat en face à face, bien qu'à travers un écran, est de loin supérieur à une conversation téléphonique puisqu'il permet de capter de nombreuses indications non verbales.
Bien que vous puissiez héberger l'entretien à l'aide de plateformes vidéo telles que Skype, Zoom ou Go-to-meeting, il existe des systèmes d'entretien à distance spécifiques qui vous offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que des formulaires d'évaluation intégrés et un enregistrement d'entretien pratique. Si vous souhaitez mener des entretiens avec un tableau blanc, vous pouvez localiser un outil qui vous permet de le faire.
Pour résumer, réfléchissez bien à vos besoins avant de choisir un instrument d'entretien. Assurez-vous également que votre logiciel d'entretien virtuel est compatible avec les appareils mobiles et s'interface avec votre ATS.
2. Vidéo préenregistrée
Vous pouvez également utiliser une vidéo préenregistrée avec des sous-titres et des légendes appropriés pour le processus d'entretien à distance. Il y aura des dizaines de candidats pour chaque offre d'emploi, ce qui est formidable car cela aide un recruteur à choisir les meilleures personnes pour le poste.
Cependant, de nombreux excellents prospects se perdent dans la foule, ou les recruteurs les oublient après avoir interviewé 50 autres candidats, ce qui est naturel. Un recruteur peut toujours revenir en arrière et revoir l'entretien via des entretiens vidéo, en s'assurant qu'il a choisi les meilleurs prospects pour le poste.
Mais pour une interview vidéo préenregistrée réussie, vous avez besoin d'une vidéo avec des sous-titres et des légendes parfaits. Si vous n'êtes pas doué pour les sous-titres et la création de sous-titres, vous devez trouver un créateur de sous-titres et de sous-titres parfait pour vous, comme SubtitleBee.
SubtitleBee vous aidera à créer un sous-titre parfait pour votre vidéo, ce qui vous aidera à mener une interview à distance parfaite.
3. Soyez flexible
De nombreux candidats travailleront déjà et ne pourront pas prendre le temps de discuter avec vous. En conséquence, soyez adaptable et offrez des horaires qui conviennent au prospect. Peut-être qu'ils ont des enfants à la maison, qu'ils travaillent selon des horaires décalés ou qu'ils ne peuvent tout simplement pas quitter leur poste actuel.
L'embauche est une voie à double sens dans laquelle vous devez vous vendre, vendre le travail et l'organisation autant que vous devez évaluer l'adéquation du candidat. Parce que les bons candidats ont généralement plusieurs possibilités, soyez flexible dès le départ et facilitez leur la prise de contact. Réduisez la quantité de friction.
Attendez-vous à ce que le processus d'entretien à distance ait lieu tôt le matin, pendant le déjeuner et peut-être même en début de soirée. Gardez vos options ouvertes. Rendez-le simple pour le candidat; ils ont très certainement d'autres possibilités.
4. Passez en revue votre procédure d'entretien à distance existante
Si vous envisagez de passer aux entretiens à distance, c'est le moment idéal pour évaluer et rationaliser votre procédure actuelle. Est-ce efficace ? Est-ce bien organisé ? Que pouvez-vous faire pour améliorer les choses ?
L'embauche n'est pas une procédure dédiée pour de nombreuses entreprises; il s'agit plutôt d'une série d'interactions avec des employés potentiels. Mais vous ne faites pas que rencontrer quelqu'un de nouveau; vous rassemblez des preuves pour voir s'ils ont les bonnes capacités, les bonnes valeurs et la bonne adéquation culturelle pour un poste dans votre organisation.
Par conséquent, transformer vos efforts de recrutement non organisés en un processus de recrutement et d'entretien organisé et veiller à ce que toutes les personnes impliquées y soient formées garantit non seulement la cohérence tout au long du processus d'embauche, mais également un choix d'embauche plus précis et plus fiable.
5. Faites une liste de questions d'entrevue
Interview Prep 101 est si important que certaines personnes le sautent complètement, optant plutôt pour des entretiens d'aile dans l'espoir d'établir une connexion plus personnelle. Cependant, lorsqu'il s'agit d'employés distants, votre niveau de préparation aux entretiens indique votre niveau de dévouement au poste.
En plus de vos questions d'entretien habituelles, vous devez également préparer des questions sur les performances de votre prospect à distance. De plus, il existe de nombreux matériaux de questions d'entretien disponibles sur les moteurs de recherche, donc avant d'interviewer les candidats, faites des recherches à ce sujet.
6. Définissez des attentes claires pour le candidat
Sûrement, vous voulez avoir la meilleure entrevue possible. Le demandeur d'emploi ressent la même chose. Définir des attentes claires pour la personne interrogée est l'un des secrets de la réussite des entretiens à distance.
Vous devez tous deux savoir qui appellera l'autre pour commencer la réunion et quel logiciel vous utiliserez pour mener l'entretien. Utilisez une légende parfaite pour votre offre d'emploi ou vous pouvez utiliser SubtitleBee pour créer une légende claire pour votre message
Ils doivent savoir si l'appel sera visuel ou uniquement audio (pour des raisons que nous détaillerons plus loin dans cet article, nous préconisons fortement les appels vidéo). Vous devez informer le candidat qui participera à l'appel, y compris ses noms et titres, ainsi que s'il passera un entretien à distance ou s'il verra simplement le candidat.
En communiquant ces informations (ainsi que toute autre information pertinente), vous pouvez vous assurer que le candidat est bien préparé avant d'allumer son ordinateur portable et de répondre à votre première question. Ceci est important car vous permettez aux demandeurs d'emploi de se présenter sous leur meilleur jour - la meilleure version d'eux-mêmes à évaluer avant d'envisager de les embaucher.
7. Fournir les détails complets de l'entretien
Il est préférable de trop communiquer lors des entretiens à distance - il s'agit peut-être de votre centième entretien à distance, mais il peut s'agir du premier du candidat, et les outils que vous utilisez peuvent ne pas lui être familiers. Par conséquent, fournissez à tous vos prospects les mêmes informations et permettez-leur de commencer sur le même pied.
Avant de commencer l'entretien, informez les candidats :
- Quand aura lieu l'entretien.
- À qui s'adresse-t-il ? (incluez tous les membres de votre équipe qui participeront à l'entretien).
- Quelle plate-forme comptez-vous utiliser ? (et comment l'utiliser).
- Ce que le candidat doit faire à l'avance pour se préparer (s'il doit préparer quelque chose).
- Compterez-vous uniquement sur l'audio ou la vidéo sera-t-elle nécessaire ?
- Avez-vous besoin de partager l'écran avec eux ou ont-ils besoin de partager l'écran avec vous ?
- Vous pouvez même donner des conseils pour mener un entretien à distance (comme trouver un espace calme, minimiser les distractions, etc.)
Plus vous fournissez de détails sur ce à quoi vous attendre lors de l'entretien, plus il sera facile d'évaluer les candidats entièrement sur leurs capacités et leur expertise pertinentes, plutôt que sur leur capacité à utiliser les technologies d'entretien à distance ou sur leur réaction aux surprises.
8. Maintenez votre concentration et écoutez attentivement
Ce n'est pas votre imagination si vous avez du mal à vous concentrer lors d'un entretien à distance avec Zoom, par exemple. Sans conversation en face à face, les appels vidéo demandent plus de concentration.
Seule une petite partie de ce que nous communiquons avec quelqu'un, que ce soit un ami ou un collègue, est parlée. La grande majorité de ce que nous communiquons (70 à 93 %) est une communication non verbale, dans laquelle le sens est inné et instinctif pour nous.
Le langage corporel, les émotions faciales, le contact visuel, les mouvements des mains, la posture du corps et même le ton de la voix ajoutent de la profondeur et du sens à ce que nous disons. Lors d'un entretien à distance, la plupart de ces indicateurs non verbaux sont difficiles à détecter, ce qui rend la communication plus difficile. Vous devez donc porter une attention particulière à ce que dit la personne interrogée.
9. Utilisez une méthodologie d'entretien à distance structurée
Cela devrait être fait en conjonction avec la rédaction de toutes vos questions d'entrevue. Une procédure d'entretien systématique vous permet d'évaluer chaque candidat à distance sur un ensemble de critères, ce qui facilite grandement le processus de recrutement.
Par exemple, vous pouvez poser à chaque candidat des questions identiques et évaluer objectivement leurs réponses pour déterminer à qui proposer le poste.
Vous pouvez déléguer les entretiens à différents membres de votre équipe en utilisant un processus d'entretien structuré. Une méthode fixe garantit que chaque intervieweur offrira presque la même expérience que les autres, accélérant potentiellement le processus d'embauche.
10. Interviewez les candidats avec une équipe
Pour de nombreuses professions, les entretiens individuels sont excellents, mais les employeurs préfèrent généralement avoir plus d'un enquêteur dans la salle, en particulier lors de la ou des deux dernières rondes du processus d'entretien à distance avant que vous et votre équipe ne décidiez qui embaucher. Différents responsables du recrutement apportent différentes capacités à la table, ce qui se traduit généralement par un entretien plus efficace.
Un enquêteur peut être en mesure d'établir un lien plus fort avec la personne interrogée et de l'aider à se détendre. Les demandes d'une autre personne peuvent être davantage axées sur les compétences non techniques. Le dernier peut approfondir les critères du poste et tester la volonté de l'interviewé de travailler à distance. Bien qu'un intervieweur puisse tout résoudre par lui-même, il peut être avantageux de déléguer certaines des questions à d'autres.
Vous pourrez également observer comment la personne interrogée répond à différents types de questions de différents types de personnes. Après tout, on attend d'eux qu'ils communiquent avec un large éventail de personnalités d'autres départements et qu'ils soient capables de se débrouiller tout en discutant de leur travail avec n'importe qui.
11. Choisissez un environnement approprié et relaxant
Lorsque vous interviewez à distance, vous avez un contrôle total sur l'atmosphère dans laquelle vous êtes interviewé. Prenez une décision éclairée. Vous ne voulez pas qu'une machine à expresso explose de vapeur pendant qu'un barista appelle le nom d'un client pour la quatrième fois, et que vous essayez toujours de dire "bonjour" par-dessus le ding.
Choisissez un cadre calme et relaxant avec peu d'interruptions. Beaucoup de gens trouvent que leur propre maison répond à leurs besoins. Si vous avez de jeunes enfants, des chiens exubérants, des colocataires, etc., vous devrez prendre des dispositions spéciales pour garantir que personne ne viendra frapper ou faire irruption dans votre "salle d'entretien" pendant qu'elle se déroule.
Assurez-vous que tout le monde dans votre voisinage immédiat est conscient que vous interviewez quelqu'un à distance et que vous ne serez pas distrait avant le début de l'entretien.
12. Prenez le temps d'expliquer la culture de votre entreprise.
Il est possible que vos candidats ne puissent pas visiter votre bureau ou rencontrer votre équipe. Peut-être que vous n'avez pas de bureau du tout. Par conséquent, assurez-vous que les prospects ne manquent pas d'apprendre tout ce qu'il y a à savoir sur vous.
Donnez-leur des informations générales, telles que la culture et les principes de votre entreprise. Partagez des histoires, des exemples et des références à ce que vous entendez par culture - ne dites pas seulement vos valeurs ; expliquez les comportements que vous attendez des employés pour chaque valeur et fournissez des exemples de bonnes pratiques pour aider les prospects à comprendre ce que vous voulez dire.
Il est difficile de saisir la culture d'une entreprise lorsque vous ne pouvez pas la voir par vous-même, alors brossez un tableau pour le prospect.
Résumer
Cependant, s'ils sont gérés correctement, les entretiens à distance peuvent être une approche réussie. Mais gardez à l'esprit que vous devrez accorder une attention supplémentaire à l'établissement de liens avec vos candidats, car vous ne les rencontrerez pas en personne.
Créer une procédure d'entretien structurée, en faire une conversation informative bidirectionnelle et se concentrer sur la communication avec le candidat avant et après l'entretien contribuera grandement à mener des entretiens à distance productifs.