Vous venez de terminer un projet de deux semaines qui impliquait un certain nombre de journées de 20 heures. Vous dites au revoir à tout le monde et montez péniblement dans votre voiture.
Vous ouvrez le tableau de bord et sortez votre téléphone. Vous appuyez sur le bouton de veille et le téléphone s'allume, vous donnant un avertissement flash rapide pour vous faire savoir que vous êtes terriblement faible sur la batterie.
Avant même de pouvoir enregistrer cela dans votre cerveau fatigué, vous remarquez autre chose :20 e-mails non lus… et (encore plus surprenant) 12 appels manqués et un certain nombre de messages vocaux.
Merde.
Vous avez à peu près assez de batterie pour parcourir les messages vocaux et découvrir que vous avez 3 clients à différents stades d'énervement. L'un des tournages commence dans deux jours et doit être retardé car certains de leurs employés sont en arrêt maladie cette semaine. Un autre client a essayé de vous joindre à propos de quelques questions de dernière minute qu'il a sur la direction du projet (qui commence le tournage la semaine prochaine). Et, last but not least, vous avez un client moins qu'heureux qui a besoin de vous contacter à propos d'une question budgétaire.
Toutes ces personnes ont essayé de vous contacter pendant la majeure partie de la journée. Mais vous avez été trop occupé pour même vérifier votre téléphone, car vous êtes debout depuis environ 20 heures et vous avez à peine eu le temps de manger (que vous avez mangé à la hâte tout en parlant des prochaines parties du tournage avec vos clients).
Oui, j'exagère certaines choses pour éclairer un point. Mais si vous dirigez une société de production vidéo depuis un certain temps, vous pouvez comprendre. Ce sont toutes des réalités de l'industrie. Les gens essaient de répondre à des questions professionnelles et nous sommes parfois tellement occupés à "faire le travail" que nous ne pouvons pas répondre à temps - ou, du moins, pendant les heures de travail normales.
Ce serait tellement plus facile si nous avions juste quelqu'un qui pourrait répondre à ces questions et ne pas laisser les clients rester assis dans le noir sans réponses.
C'est là qu'un assistant de production vidéo entre en jeu.
L'assistant de production vidéo moderne
Finalement, votre activité vidéo va se développer. Lorsque vous vous trouvez surchargé, surtout si vous n'êtes qu'une petite équipe, vous pourriez commencer à penser à embaucher un assistant de production vidéo pour vous aider avec des tâches telles que :
- organiser vos réunions avec les clients,
- l'organisation de vos déplacements et déplacements,
- ou contacter de nouveaux clients potentiels
- et plus.
Oui, cela pourrait être des tâches qui, maintenant que vous y réfléchissez, vous n'étiez pas si enthousiaste à l'idée de faire grand-chose de toute façon.
De plus, tout le monde peut utiliser une paire de mains supplémentaire. Que vous ayez un bureau ou non. Les assistants de production vidéo sont de toutes formes et tailles, en personne et virtuels. Plus d'informations à ce sujet dans un instant.
Cela signifie-t-il que vous devriez commencer à scanner les petites annonces ? Seulement si vous n'avez prêté aucune attention à ce qui se passe en ligne ! Il y a vraiment de nouveaux outils merveilleusement astucieux disponibles, que vous devriez vraiment considérer avant d'embarquer quelqu'un à plein temps.
Assistant IA
Tout d'abord, êtes-vous sûr d'avoir réellement besoin d'une personne ? L'IA a parcouru un long chemin depuis que Microsoft a expérimenté ce trombone semi-agaçant.
Prenez ‘Amy’, par x.ai, par exemple. Ce logiciel a été appelé "la Dropbox des réunions", dans son potentiel révolutionnaire pour les personnes occupées. Il est si humain dans sa communication qu'après avoir programmé une réunion, des inconnus lui ont envoyé des cadeaux, comme du chocolat, du whisky et des fleurs, pour le remercier ! Fou.
Mieux encore, il est gratuit et ne nécessite aucun téléchargement de logiciel. Tout ce que vous faites est de lui donner votre emploi du temps, de l'inclure dans un e-mail et il fera le reste, sans que vous ou quelqu'un d'autre ayez besoin d'apprendre un jargon informatique complexe. C'est vrai, il est capable de communiquer avec vous et vos clients en anglais standard.
"C'est magique", déclare Michael Yamnitsky, de Techcrunch. Quoi qu'il en soit, c'est un gain de temps et, comme je l'ai déjà dit, il est essentiel de disposer de plus de temps pour gérer votre propre entreprise.
Pris dans une autre direction, vous pouvez utiliser Crystal, qui - même s'il n'écrira pas vos e-mails pour vous - vous indiquera comment aborder les personnes que vous ne connaissez pas très bien, en analysant leurs styles de communication. Surtout dans une entreprise comme la production vidéo, où vous échangerez des messages avec des personnes dans un large éventail d'industries différentes, quelque chose qui vous aide à affiner votre message et à le rendre plus efficace peut valoir son pesant d'or !
Enfin et surtout, avez-vous déjà découvert la puissance d'IFTTT ? Non, ce n'est pas une faute de frappe. IFTTT signifie Si Ceci Que Cela. Avec IFTTT, vous créez des "recettes" qui vous permettent de planifier des tâches récurrentes (et moins récurrentes). Par exemple, vous pouvez configurer des choses comme une entrée de calendrier à écrire dans l'application de calendrier de votre choix lorsqu'un e-mail arrive avec "réunion" dans le titre.
Il existe une quantité infinie de possibilités avec IFTTT et cet article ne peut pas rendre justice à ses nombreuses utilisations.
Voici une vidéo qui vous donnera quelques idées :
Assistant virtuel
L'IA ne peut vous emmener que si loin aujourd'hui. La prochaine étape est celle des assistants virtuels. Le nom est légèrement trompeur, car ce sont en fait des personnes. Le « virtuel » se réfère uniquement au fait qu'ils ne sont pas dans votre espace physique. Au lieu de cela, les assistants virtuels (ou VA en abrégé) travaillent à distance, restant en contact par e-mail, appels téléphoniques et Skype.
Cela présente de nombreux avantages. D'une part, vous n'aurez pas besoin d'espace de bureau supplémentaire. D'autre part, il existe un bassin de talents beaucoup plus important lorsque vous considérez le monde anglophone, plutôt que votre quartier local. Cela signifie qu'il est beaucoup plus probable que vous puissiez trouver la bonne personne, avec les bonnes compétences, au bon prix.
Tout est devenu possible grâce à des sites Web tels que Upwork et Elance, qui offrent des viviers de talents de centaines de milliers de personnes. Cela signifie que vous n'avez pas à passer des jours à parcourir Internet, à rechercher des forums obscurs et des sites Web douteux. Au lieu de cela, ces sites Web vous offrent un accès facile, avec les avis des clients précédents à portée de main !
Vous pouvez alors embaucher qui vous aimez à temps plein, à temps partiel ou seulement lorsque vous en avez vraiment besoin. Vous n'avez pas de travail pour eux ? Eh bien, vous n'avez pas besoin de les payer. Et vous n'avez pas à vous en vouloir, car ils utilisent les mêmes sites Web pour trouver d'autres clients !
Nous avons une excellente liste d'options de freelance/d'externalisation dans notre section Ressources sur les emplois en production de films et de vidéos.
Alors, que peuvent faire les assistants virtuels ?
- Comptabilité - pour lequel, soyons honnêtes, la plupart d'entre nous préférerions que quelqu'un d'autre nous aide.
- Saisie de données – ils peuvent vous aider à traiter et à gérer votre base de données de clients potentiels, par exemple.
- Présentation des données – ils peuvent créer une présentation, ou au moins faire suffisamment de choses de base pour que vous n'ayez qu'à la peaufiner.
- Gestion des e-mails et premier contact – vous pouvez toujours faire en sorte qu'une personne soit la première ligne entre les clients et vous, que ce soit pour répondre aux e-mails que vous recevez ou pour vous connecter à de nouvelles affaires.
- Recherche – ils peuvent effectuer des recherches et rédiger des rapports sur à peu près n'importe quoi, qu'il s'agisse de rechercher un marché potentiel, un client ou des développements dans votre secteur.
- Planification – ils peuvent vous aider à planifier, rechercher et programmer vos journées ainsi que vos déplacements (professionnels).
- Rédiger des articles de blog pour votre site Web de production – si vous trouvez qu'un VA qui est un bon écrivain est difficile à trouver, vous pouvez lui demander d'écrire des articles pour le site Web de votre société de production vidéo. Cela contribue à votre marketing, à votre classement dans les moteurs de recherche et à la diffusion de votre message et de votre philosophie auprès de votre public.
- Et plus – Chaque jour, de nouveaux domaines s'ouvrent à l'automatisation et à l'externalisation. Vous vous souvenez de la règle 34 ? Eh bien, je dirais que la règle 35 est la suivante :"Si vous pouvez y penser, quelqu'un a créé une application à ce sujet, ou du moins a trouvé un moyen de l'externaliser !"
Assistant Physique
Et parfois, vous avez juste besoin de trouver quelqu'un qui peut être physiquement là pour vous aider en personne, que ce soit dans un bureau, sur le plateau ou autrement. Peut-être travaillez-vous mieux en sachant que vous pouvez avoir des réunions en face à face avec quelqu'un, ou peut-être recherchez-vous une aide externe spécifique, comme l'éclairage, le maquillage, un talent de voix off ou quelque chose de similaire.
Évidemment, certaines choses ne peuvent tout simplement pas être faites sur Internet.
Le fait est que si vous avez externalisé une partie de votre travail vers les autres options que j'ai décrites, ce dont vous aurez besoin de l'assistant en personne est beaucoup moins important.
Le résultat? Peut-être que vous n'avez pas besoin qu'ils soient là tout le temps. Vous pourrez peut-être les embaucher à temps partiel ou en freelance. De plus, moins leurs compétences doivent être vastes, plus il sera facile de trouver quelqu'un qui excelle vraiment dans ce dont vous avez besoin, ou - si vous recherchez des économies d'argent - quelqu'un qui ne vous coûtera pas un bras et un jambe.
Et puis il y a le fait que personne n'est bon en tout. Alors pourquoi demander à quelqu'un de tout faire ? Mieux vaut laisser chaque personne faire ce pour quoi elle est bonne et ce qu'elle aime. De cette façon, vous ne courez pas le risque de devenir trop dépendant d'une seule personne. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de surmener qui que ce soit, car si vous avez plus de travail, vous embarquez temporairement plus de mains ! Et d'un autre côté, lorsque vous frappez un virage vers le bas, vous n'avez pas à payer pour le personnel dont vous n'avez pas besoin.
Tout cela sert à vous rendre plus flexible, plus capable de vous concentrer sur la productivité et, en fin de compte, mieux à même de fournir un excellent produit. Et c'est ce qui compte !
J'espère que vous avez trouvé cet article sur l'embauche d'un assistant de production vidéo utile. Faites-nous savoir comment vous vous en sortez dans les commentaires ci-dessous. Et n'oubliez pas de partager ce message avec vos amis et collègues en utilisant les boutons de partage juste en dessous de ce message.