Vous avez donc du mal à gérer votre entreprise vidéo en pleine croissance ? Avec cet article, je vais vous montrer comment utiliser Trello pour gérer n'importe quel aspect de votre entreprise vidéo.
Trello est une application de gestion de projet populaire qui vous permet d'utiliser un système de tableau de style Kanban pour suivre facilement n'importe quoi - qu'il s'agisse des étapes d'un projet/production, des clients de votre pipeline ou de toute autre situation où différentes étapes de quelque chose doivent être suivi.
Et le meilleur de tous, c'est gratuit !
Passons à l'article.
Comment utiliser Trello pour votre entreprise vidéo
La clé pour créer des vidéos de haute qualité est d'avoir une équipe de production vidéo d'élite qui travaille ensemble comme une machine bien huilée.
Vous devez avoir des personnes qui ne sont pas seulement bonnes dans leurs tâches individuelles, mais qui sont rapides et efficaces et qui peuvent travailler ensemble de manière transparente pour produire une vidéo qui plaira à votre client.
Lorsque vous travaillez sur un projet avec un seul objectif en tête, la clé pour garantir le bon déroulement des choses est de tenir chaque membre de l'équipe informé et informé. Ils doivent savoir à quelle étape se trouve le projet vidéo, qui travaille sur une étape spécifique du projet et quand ils doivent travailler de leur côté.
Il peut y avoir beaucoup de tâches et beaucoup de personnes travaillent à produire une seule vidéo terminée. Souvent, même si ces personnes travaillent sur le même projet en même temps, elles ne se trouvent pas nécessairement dans la même zone.
Votre monteur peut être en studio, votre ingénieur du son peut être à la maison et votre directeur de la photographie peut être sur place. Votre équipe peut être partout à faire différentes choses et la communication peut être difficile.
Faire en sorte que tout fonctionne correctement
Afin de garder chaque processus fluide et ordonné, et de s'assurer que chaque membre de l'équipe sait ce qui se passe, il peut être judicieux d'utiliser un outil de gestion de projet. Trello est un excellent outil de gestion de projet à utiliser pour assurer le bon déroulement d'un projet de production vidéo.
Trello, comme le disent ses développeurs, est essentiellement une page Web sur laquelle vous créez un tas de listes. Pour utiliser Trello, vous :
- créer un tableau de projet.
- Sur ce tableau de projet, vous pouvez créer des listes spécifiques de tâches à accomplir.
- Ces tâches sont placées sur des cartes mobiles qui peuvent être déplacées sur le plateau pour réorganiser les listes.
Trello permet aux membres de l'équipe de collaborer sur un projet en leur permettant d'accéder au tableau. C'est idéal pour toutes sortes d'entreprises, en particulier les sociétés de production vidéo où les membres de l'équipe peuvent travailler partout.
Vous pouvez inviter les membres de votre équipe à consulter le tableau. Trello vous permet d'attribuer des tâches aux membres et de définir des dates d'échéance pour les tâches. Les membres de l'équipe seront également autorisés à commenter et à apporter des révisions aux fiches de tâches et même à déplacer et réorganiser les listes si nécessaire.
Photo tirée de Lifehacker
Utilisations de base de Trello
L'image ci-dessus montre la manière la plus simple d'utiliser Trello pour collaborer sur un projet.
Comme vous pouvez le voir, le chef de projet a créé trois listes dans le tableau et les a étiquetées :
- À faire,
- Faire, et
- Terminé.
Sous chacune de ces listes se trouvent des cartes qui représentent les tâches qui doivent être effectuées pour que le projet soit terminé.
La première liste que vous devrez créer serait une liste de tâches . En dessous, vous créerez ensuite des cartes de tâches.
Ces fiches de tâches doivent contenir des informations sur ce qui doit être fait pour faire avancer le projet. La fiche de tâche contiendra une date d'échéance ainsi qu'une liste des membres de l'équipe qui devront travailler sur la tâche.
La deuxième liste, Faire , serait créé par vos collaborateurs faisant glisser une carte depuis To-Do. Ils peuvent mettre à jour les informations sur la carte pour informer le reste de l'équipe de leur progression dans la tâche.
La troisième liste, Terminé , serait créé en faisant glisser des cartes depuis Doing. Cela permettra à tous les collaborateurs de savoir quelles tâches sont terminées. Un rapide coup d'œil à cette liste aidera les collaborateurs à savoir à quel stade en est le projet et si c'est maintenant à leur tour d'être Doing quelque chose.
Tous les collaborateurs du tableau peuvent ajouter des modifications et des notes sur les fiches de tâches, c'est donc aussi un bon moyen de communication au sein de l'équipe.
Comme Trello est basé sur le Web, il est accessible à tout moment et partout où l'un des collaborateurs en a besoin. Il fonctionne avec les appareils Apple et Android.
Pour une équipe dont les membres sont souvent en déplacement - comme une équipe de production vidéo - la capacité de Trello à tenir les membres informés où qu'ils se trouvent en fait un outil particulièrement précieux.
Photo tirée de l'excellent tableau de Mowhawk Media sur Trello
Utiliser Trello pour la production vidéo
Pour la production vidéo, vous pouvez utiliser Trello pour suivre ce qui doit être fait et qui doit le faire pendant les étapes de pré-production, de production et de post-production.
Vous pouvez également créer des tableaux Trello plus détaillés pour suivre le processus collaboratif. Prenons l'exemple ci-dessous.
Le créateur de ce tableau a créé ses listes en identifiant les étapes spécifiques qui devaient être effectuées pendant la phase de production (tournage) et la phase de post-production (montage et révision).
Dans chacune de ces listes, il y a des cartes qui détaillent les tâches qui doivent être effectuées pour s'assurer que chaque étape du processus de production vidéo est accomplie.
Ils prennent également soin d'inclure dans chaque fiche de tâche les noms des membres de l'équipe qui doivent travailler sur la tâche et la date à laquelle la tâche doit être terminée.
Photo extraite de Drupalize
Commencer à utiliser Trello
Pour commencer à utiliser Trello pour suivre le travail effectué par votre équipe de production vidéo, suivez ces deux étapes de base :
1. Définir les étapes du processus
Tout d'abord, faites une liste complète de toutes les étapes que votre équipe doit suivre pour s'assurer que la vidéo sera produite. Les étapes que vous identifiez sur cette liste constitueront les listes que vous créez.
Voici un conseil, étiquetez les listes sur votre tableau Trello selon les termes avec lesquels vous et votre équipe êtes plus à l'aise.
Jetez un œil aux exemples ci-dessus.
Dans la première image ci-dessus, l'équipe a créé trois listes en les nommant d'après les étapes ou étapes générales du processus de production vidéo.
Juste trois listes définies par les termes généraux de :
- Pré-production,
- Production, et
- Post-production.
Dans le deuxième exemple, l'équipe a décidé de créer ses listes en les nommant d'après des tâches spécifiques au cours du processus de production vidéo.
2. Créez vos cartes Trello
A chaque étape, réfléchissez aux tâches que votre équipe devra accomplir pour que l'étape soit considérée comme "terminée".
Créez une carte Trello pour représenter chaque tâche.
- Déterminez quels membres de votre équipe sont responsables de chaque tâche. Placez leurs noms sur la carte Trello pour leur attribuer la tâche.
- Définissez une date limite pour la tâche et saisissez-la sur la carte Trello.
Il est important que vous ajoutiez les membres spécifiques de l'équipe aux fiches de tâches qu'ils sont chargés d'accomplir. Trello les informera des modifications apportées à la carte et des délais des tâches.
Un système plus rapide et plus organisé
Le cinéaste Zack Arnold, qui est monteur sur les meilleures émissions de télévision comme Burn Notice et Glee , est un converti en Trello. Il l'utilise pour garder sa santé mentale lorsqu'il travaille sur sa myriade de tâches et produire plusieurs projets vidéo.
Il compare l'utilisation de Trello à son ancien système de gestion et d'organisation de projet dans lequel il avait l'habitude d'afficher des fiches colorées sur un mur :
"J'avais l'habitude de créer des murs de fiches pour tous les longs métrages indépendants que j'éditais. . . nous passions des jours à construire ces tableaux, à choisir les bonnes couleurs pour les différentes intrigues, à décider ce qui devait y être écrit, puis à placer les cartes sur un tableau blanc magnétique géant. . .” se souvient-il.
Selon Arnold, le pire aspect du système de « fiches sur tableaux » était la lenteur du processus. Le simple fait de disposer un tableau pour un gros projet pouvait lui prendre deux à trois jours pour le planifier.
Lorsqu'il a découvert Trello et ses tableaux de tâches en ligne, l'application lui a fait gagner du temps et l'a vraiment aidé à mieux organiser son travail. Et c'est aussi très bien pour son flux de travail d'édition.
Il a également apprécié le fait que cela lui permette de communiquer avec les autres membres de l'équipe de production.
"Tout le monde peut non seulement voir ces cartes, mais également communiquer directement sur ces cartes avec vous et tous les membres de votre équipe", explique Arnold.
Une utilisation de Trello qu'Arnold apprécie particulièrement est la façon dont il peut l'utiliser pour organiser un volume élevé de vidéos.
Il crée un tableau qui répertorie tous ses projets vidéo et suit leur avancement jusqu'au jour de la livraison. Arnold a utilisé avec succès un seul tableau Trello pour suivre plus de 125 projets à différentes étapes de production.
Tout d'abord, Arnold identifie tous ses projets livrables. Chacun de ces projets devient une liste distincte sur le tableau.
Après avoir étiqueté toutes ses listes, il identifiera ensuite toutes les étapes nécessaires pour amener les projets de la conceptualisation à la livraison. Il crée des cartes individuelles pour chacune de ces étapes.
Afin de garder les tâches sur la bonne voie, Arnold recommande de joindre les informations suivantes dans chaque liste :
- Tous les membres travaillant sur ce projet.
- Tous les documents nécessaires pour ce projet.
- Toutes les listes de contrôle du flux de travail.
- Toutes les dates d'échéance et les critères de référence du projet.
Selon Arnold, depuis sa transition vers Trello, il a été plus efficace dans ses tâches de production vidéo. Découvrez d'autres façons dont il utilise Trello pour organiser son processus vidéo dans son article ici.
Utiliser Trello – Une conclusion
Comme vous pouvez le voir, Trello est un outil incroyable pour toute entreprise, et en particulier pour une société de production vidéo. J'espère que cet article vous a été utile pour vous montrer comment utiliser Trello dans votre entreprise vidéo.
Toujours pas convaincu sur Trello ? Inspirez-vous de Trello ici. Et l'application d'automatisation Zapier propose une liste impressionnante de plus de 17 façons créatives d'utiliser Trello et de tout organiser.
Et n'oublions pas que Trello peut également être utilisé pour gérer le contenu de vos sites Web, vous aider dans votre processus de vente et de marketing, et même gérer tous les aspects de votre vie !
Dans l'ensemble, Trello offre une plate-forme géniale pour tout type de gestion de projet et est vraiment bon pour les équipes qui ne travaillent pas toujours ensemble dans le même bureau.
Et n'oubliez pas que c'est gratuit !
Avez-vous de l'expérience avec Trello ? Avez-vous trouvé le système de tableau bénéfique pour la gestion de projet ? Faites-le nous savoir dans les commentaires juste en dessous ici.