Combien de temps et d'argent économiseriez-vous ? si vous disposiez d'un cadre de budgétisation garantissant des bénéfices ?
L'idée de facturer ce que vous valez est plus controversée que vous ne le pensez. Les promoteurs disent que vous devriez facturer ce que vous valez – ou ne pas entreprendre du tout le projet. D'autres profitent des avantages de travailler gratuitement.
La plupart d'entre nous se situent quelque part au milieu.
Mais voici un fait :un budget bien conçu fait la différence entre un projet qui atteint à peine le seuil de rentabilité et un projet qui paie les factures, rend vos sous-traitants heureux et vous permet de réinvestir de l'argent dans votre société de production. Si vous le pouviez, comment développeriez-vous votre entreprise ? Quels équipements et ressources achèteriez-vous ? Qui embaucheriez-vous ?
Telles sont les questions qui séparent les entreprises rentables de celles qui échouent.
L'importance d'établir un budget correctement
En fait, la plupart des entreprises créatives échouent. Si vous n'arrivez qu'à atteindre le seuil de rentabilité (ou pire, à réduire les coûts) de vos productions, votre activité indépendante ne durera pas longtemps.
Un budget solide comme le roc est la clé pour facturer ce que vous valez vraiment. Mais plus que cela, savoir comment budgétiser correctement vous donne l'assurance que vous ne laissez pas d'argent sur la table - de l'argent que vous pourriez (et devriez à juste titre) réinvestir dans votre entreprise.
La première étape pour apprendre à établir un budget correctement consiste à perfectionner vos compétences en matière d'estimation. Comme toutes les compétences utiles, la maîtrise vient avec la pratique et la révision.
Pour tenir compte de cela, vous devez créer un budget à trois moments différents pour chaque projet. Voici la répartition :
Budget 1 : Le premier passage
Votre premier cycle de budgétisation pour un projet intervient immédiatement après votre premier contact avec un client potentiel, mais avant votre première réunion conceptuelle ou votre premier brainstorming.
Cette estimation est destinée à un usage interne. Vous ne la partagez donc généralement pas avec le client, seulement le chiffre approximatif. Le premier passage budget vous aide à réfléchir de manière réaliste à la portée du projet. Partagez ceci avec votre équipe de production et vos collègues pour obtenir des commentaires.
Budget 2 : Les petits détails
Il s'agit du budget qui tient compte de tous les coûts que vous prévoyez pour le projet. Il comprend des éléments de ligne pour tous les coûts essentiels et les tarifs des entrepreneurs, et il prend en compte une marge bénéficiaire pour chacun (plus d'informations sur les marges bénéficiaires dans la section suivante).
C'est le budget que vous partagerez avec un client. Le devis ne devrait pas surprendre votre client, car vous devriez déjà lui avoir donné un chiffre approximatif basé sur le premier passage.
Budget 3 : Le suivi
À ce stade, vous avez terminé le projet et enregistré les coûts réels par rapport à vos estimations initiales. Vous et votre équipe devriez parcourir cela pour voir quels éléments sont supérieurs ou inférieurs au budget. Utilisez-le comme débriefing et discutez de la manière dont vous pouvez améliorer vos tactiques de budgétisation pour votre prochain projet.
C'est le budget le plus important que vous préparerez et c'est le moyen le plus rapide de perfectionner vos compétences en matière d'estimation.
Facteur d'une marge pour les freelancers
Facturer ce que vous valez, c'est plus que simplement jeter votre taux horaire. Des budgets solides comme le roc devraient inclure tous les coûts essentiels associés au projet. Votre budget doit tenir compte d'éléments tels que la location de matériel, les frais de licence musicale, les frais de déplacement, les tarifs des sous-traitants et les tarifs pour vous et votre équipe. Cependant, un budget approprié va encore plus loin en incluant les marges bénéficiaires.
Une marge bénéficiaire est un montant supplémentaire (généralement calculé en pourcentage) que vous ajoutez à un coût ou à un taux pour assurer un profit. Sans marges bénéficiaires, les entreprises ne peuvent pas se développer et elles enregistrent très peu de croissance (voire aucune).
L'un des meilleurs moyens de prendre en compte une marge bénéficiaire consiste à l'intégrer aux honoraires de vos sous-traitants.
Lorsque vous créez votre équipe de production, vous rassemblez des professionnels pour vous aider à exécuter le son, écrire des scripts, composer de la musique et, finalement, transmettre leur expertise créative au produit fini - et entre les mains de votre client. En plus de cela, vous offrez à vos collègues et sous-traitants des affaires très appréciées.
Vous devez tenir compte du travail nécessaire pour constituer cette équipe de créatifs. Pour ce faire, vous devez prendre en compte une marge bénéficiaire de 30 % à 60 % en plus des honoraires de vos sous-traitants. Sinon, vous donnez du travail gratuitement à vos entrepreneurs. C'est bien sûr, mais vous méritez une compensation pour l'huile de coude nécessaire pour aligner les professionnels de la création avec la vision créative du projet.
Sans ces marges intégrées dans vos budgets, vous laissez de l'argent sur la table et vous perdez un travail durement gagné.
Comment assurer la rentabilité et développer votre entreprise
Maintenant que vous connaissez les avantages des marges bénéficiaires et de la bonne budgétisation, il est temps de les intégrer à vos budgets.
Que vous utilisiez Google Sheets, Excel ou Numbers, c'est une bonne idée de commencer à utiliser des feuilles de calcul pour créer vos budgets - à tout le moins, pour vos budgets internes. L'utilisation d'une feuille de calcul accélérera les calculs pour des éléments tels que les sous-traitants et d'autres éléments de campagne.
Voici l'astuce :c'est une formule simple que vous pouvez ajouter à vos feuilles de calcul (voir ci-dessus). Pour chaque élément de ligne (colonne A), vous devez avoir quatre (4) colonnes supplémentaires :
- Colonne B : Le tarif journalier de votre entrepreneur (ajoutez une autre colonne pour le nombre de jours au-delà d'un).
- Colonne C : Votre marge cible (si vous travaillez avec le client sur le prix, c'est un excellent endroit pour ajuster les chiffres).
- Colonne D : Le bénéfice calculé des honoraires de votre entrepreneur.
- Colonne E : Le montant pour lequel vous facturerez votre client.
Voici un scénario :vous engagez un DP pour un tournage d'une seule journée. Vous avez négocié leur tarif journalier à 1 000 $. Ajoutez ce montant à la colonne B.
Ce directeur de la photographie est très bon et apportera une qualité exceptionnelle au produit final. Par conséquent, vous évaluez une marge de 60 % en plus de leur taux journalier pour tenir compte de la qualité de leur travail, ainsi que du temps et des efforts nécessaires pour les aligner sur les objectifs du projet. Ajoutez ce montant à la colonne C.
Dans la colonne D, ajoutez la formule suivante à la cellule :=MULTIPLY (B2, C2). Cela calculera le bénéfice.
Dans la colonne E, ajoutez cette formule à la cellule :=SOMME (B2, D2). Cela ajoute le bénéfice calculé au taux du DP. Il s'agit du montant pour lequel vous facturerez le client.
Il existe des outils disponibles qui peuvent faire ce travail pour vous, comme l'outil de maximisation du budget, conçu par Ryan Koral et Matt Davis au Studio Sherpas.
L'outil est essentiellement une feuille de calcul turbo (disponible dans Excel et Numbers) avec des éléments de campagne pour la pré-production, la production et la post-production. Chaque cellule contient des formules simples intégrées à la feuille de calcul qui tiennent compte des marges bénéficiaires, ce qui vous permet de créer rapidement et efficacement des budgets axés sur les bénéfices. Il est également accompagné d'une vidéo de formation d'une heure qui vous explique comment utiliser l'outil, ainsi que de quelques techniques pour présenter des budgets à vos clients.
En adhérant à ces pratiques, vous éviterez de manger des frais et de dépasser votre budget, ce qui est mauvais pour votre entreprise et encore pire pour votre réputation.