La facturation des clients n'a pas faire peur. Suivez ces sept bonnes pratiques pour rendre vos factures claires et professionnelles.
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Dans un monde parfait, une fois qu'un projet vidéo indépendant est terminé, les clients ne seraient que trop heureux de remettre une pile d'argent liquide et sonnant (ainsi qu'un panier-cadeau de Lands' End comprenant plusieurs toisons adaptées aux saisons). Cependant, dans le monde réel, c'est très rarement le cas.
La plupart du temps, il incombe au freelance de délivrer une facture au moment le plus opportun. Ce n'est pas toujours à la toute fin d'un projet car certains projets semblent tout simplement ne jamais se terminer. Dans tous les cas, la création d'une facture détaillée, professionnelle et directe peut aider à faire avancer les choses et à définir comment, quand et combien vos clients doivent payer pour votre travail acharné.
Examinons sept bonnes pratiques pour les factures vidéo indépendantes.
1. Trouvez le bon modèle
Vous pouvez toujours créer une facture à partir de zéro. Il suffit de taper quelque chose dans un traitement de texte, mais si vous avez des idées de conception, vous pouvez en créer une vous-même avec votre propre marque, logos, etc.
Pour le reste d'entre nous, les personnes moins soucieuses du design, de nombreux modèles sont disponibles en ligne. Vous pouvez en trouver pour Microsoft Word, Google Docs et Apple Pages. Ils devraient tous être pour la plupart identiques, mais ils devraient avoir quelques variations dans l'espacement et la disposition. Choisissez celui qui vous offre le plus de flexibilité et la bonne esthétique pour votre marque.
2. Définir la portée du projet
Idéalement, vous devriez définir la portée du projet bien avant de vous lancer dans la production (ou la post-production, s'il s'agit strictement d'un travail de montage). Un contrat ou un énoncé de travail aide bien à définir ces choses dès le départ. (Vous pouvez en savoir plus sur ces choses ici.) Cependant, lors de la soumission d'une facture, il est important de reformuler, point par point, la portée convenue - et que vous avez maintenant terminé chaque tâche.
3. Élément de campagne ou montant total
La plupart des modèles de facture prennent en charge les ventilations des prix des éléments de campagne. Ces modèles ajouteront également généralement les totaux pour vous. Cependant, selon votre projet, vous pouvez ou non utiliser la tarification par article (ou article unitaire) ; à la place, vous pouvez simplement lister les montants complets.
La facturation des films et des vidéos devient délicate lorsque vous commencez à tarifer des éléments tels que la location de matériel, les tarifs horaires de montage et les dépenses encourues. Cependant, bien qu'une page de facture puisse se remplir, j'ai constaté que les clients apprécient la ventilation ligne par ligne de la façon dont vous êtes arrivé à ces chiffres.
Il est important d'inclure des éléments tels que les tarifs de l'appareil photo et de l'équipement, car de nombreux clients peuvent rapidement modifier la conversation pour suggérer que votre appareil photo/équipement n'est en quelque sorte qu'une partie de ce que vous facturez pour vous présenter et prendre des photos.
Si vous avez accepté un projet forfaitaire qui n'est pas prêt à changer, utiliser une ventilation par poste pour additionner votre valeur réelle (puis soustraire une remise pour honorer votre accord initial) est un excellent moyen de montrer combien vos services coûteront. à l'avenir, tout en respectant votre accord.
4. Dates d'achèvement clairement définies
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Lorsque vous travaillez avec de plus grandes entreprises et agences (c'est-à-dire des clients qui travaillent également pour des clients), des dates d'achèvement clairement définies pour les livrables deviennent plus importantes (car ils doivent transmettre ces dates à d'autres dans leurs organisations). La plupart des modèles de facture incluront un espace pour ajouter des notes - c'est là que vous pourrez lister des dates claires. Voici un exemple :
- Prise de vue d'une demi-journée sur un rouleau B — terminé le 02/10/17
- Séance de l'interview — terminée le 03/10/17
- Vidéo et éléments bruts — livrés via Dropbox le 04/10/17
- Vidéo finale (avec révisions) — livrée via Vimeo le 14/10/17
5. Télécharger des liens et des fichiers
Il est également utile d'inclure des liens finaux pour tous vos fichiers et livrables avec votre facture (soit dans les notes, soit dans l'e-mail de facturation). Si vous n'avez pas discuté des frais d'archivage et de conservation des fichiers, vous pouvez configurer des téléchargements pour une consolidation finale de tous les éléments et séquences nécessaires en utilisant Dropbox, WeTransfer ou Vimeo.
Vous pouvez profiter de cette occasion pour leur suggérer de télécharger toutes les séquences et tous les éléments dans les sept jours (ou tout ce que votre site Web d'hébergement de fichiers encourage), car vous ne pourrez pas les conserver plus longtemps que cela. (Si votre client a d'autres préoccupations, vous pouvez trouver une solution.)
6. Inclure W-9
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Les professionnels du cinéma et de la vidéo opérant aux États-Unis et travaillant sur un ou plusieurs projets totalisant plus de 600 USD au cours d'une année civile doivent remplir un formulaire fiscal W-9 indiquant "l'employeur". Les deux parties auront besoin de ce formulaire pour leurs impôts. Votre client finira probablement par vous l'envoyer, mais de nombreuses grandes agences ne soumettront même pas votre facture tant qu'elles n'auront pas reçu votre W-9.
Pour démarrer le processus, conservez un formulaire W-9 déjà rempli et envoyez-le avec votre facture. Certaines entreprises peuvent en demander un qui inclut leurs informations, mais elles peuvent simplement l'ajouter elles-mêmes. Assurez-vous simplement de le mettre à jour chaque année.
Vous pouvez en savoir plus sur les formulaires W-9 ici et en télécharger une copie ici.
7. Indiquez une date d'échéance prévue (mais reconnaissez le protocole)
Vous remarquerez peut-être également que de nombreux modèles de facture ont une place pour une date d'échéance. Vous pourriez avoir l'impression qu'une telle chose n'est pas nécessaire (et nuirait à la confiance), mais si vous travaillez avec des professionnels, ils doivent apprécier vos attentes et donc être prompts à vous faire savoir s'ils ne peuvent pas y répondre.
Idéalement, il est préférable que les indépendants puissent demander la moitié du paiement d'un projet à l'avance sous la forme d'un acompte. Mais si vous travaillez vers une méthode de facturation à la livraison, donner une plage de deux à six semaines est la norme de l'industrie. Ils pourraient très bien effectuer les paiements plus rapidement, mais dans de nombreuses grandes organisations, les factures sont transmises à une équipe financière qui peut avoir son propre protocole (qui peut parfois prendre de 30 à 60 jours). Découvrez quand vous discutez de l'étendue des travaux afin de savoir à quoi vous attendre.
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