Comment la communication asynchrone nous aide à devenir plus efficaces

Chaque jour qui passe, le monde devient de plus en plus rapide. Au milieu d'une pandémie mondiale, beaucoup de choses sont devenues des normes, le port de masques, le travail à domicile et les réunions vidéo pour n'en nommer que quelques-uns. Bien sûr, s'adapter aux nouvelles normes est une tâche difficile, mais passer du modèle de travail conventionnel auquel nous sommes habitués depuis toutes ces années à la configuration à distance actuelle est un énorme défi auquel nous nous adaptons lentement.

C'est un scénario difficile car chaque individu travaille dans son propre modèle et le fait même que l'on doive réagir aux demandes d'une autre personne pour répondre immédiatement ou pour participer à une réunion à ce moment-là est difficile. Alors que nous sommes passés au travail à distance pendant la pandémie, une chose dont on a souvent parlé est la façon dont la « communication asynchrone » peut faire des merveilles pour améliorer la productivité et changer notre façon de communiquer.

Mais qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Allons droit au but.

La communication asynchrone est l'interaction entre deux ou plusieurs individus, où celui qui communique exprime ce qu'il veut partager et les destinataires le traitent et répondent comme ils le souhaitent au moment qui leur convient. La communication asynchrone garantit qu'aucune personne ou plus ne communiquera en même temps, que ce soit physiquement ou électroniquement. Un peu compliqué, compréhensible !

En termes simples, la communication qui se fait par e-mails, les outils de communication sur le lieu de travail comme Slack, Messenger sont tous des exemples qui constituent une communication asynchrone. Alors que les rassemblements physiques, les réunions zoom, les vidéoconférences, les appels téléphoniques sont tous des modèles de communication synchrones.

Vient maintenant la question à un milliard de dollars de savoir pourquoi nous devons dépasser le modèle de communication synchrone après toutes ces années !

Pourquoi passer de l'asynchrone au modèle de communication synchrone ?

Le temps passé par les employés et les individus à interagir les uns avec les autres lors des réunions a augmenté, en particulier dans le travail actuel du modèle à domicile. Les employés passent environ 23 heures par semaine en réunion uniquement avec des études montrant qu'une réunion moyenne dure une heure , dont 33,4 % du temps de réunion moyen est perçu comme improductif par les participants.

A présent, vous devez avoir découvert l'explication vous-même. Grâce à la transition vers un modèle de communication asynchrone, les employés et les individus gagneront une grande partie de leur temps productif, non seulement pour eux mais aussi pour l'organisation, car ils passeront leur temps à faire un travail significatif.

Ce n'est pas seulement le fait que la communication asynchrone aide les travailleurs et les individus à investir leur temps de manière productive, cela nous a certainement aidés à alléger la pression au travail. Alors que le nombre d'appels/réunions vidéo continue d'augmenter dans le nouveau modèle de télétravail, les travailleurs ont commencé à ressentir la "fatigue des appels vidéo" ou la "fatigue du zoom ."

L'augmentation du nombre d'utilisateurs actifs quotidiens de zoom de 2 900 % dans la période de 4 mois suivant la pandémie est une indication directe du nombre de réunions prévues.

Le passage au modèle de communication asynchrone garantit que chacun peut revenir avec une réponse au moment qui nous convient, ce qui à son tour améliore l'efficacité, et les travailleurs ressentent un sentiment d'indépendance qui les pousse à mieux performer. Win-Win à toutes les parties concernées.

Mais toutes les communications asynchrones ne sont pas vraiment bénéfiques aujourd'hui. Les e-mails, les outils de mise en réseau sur le lieu de travail et les applications de messagerie sont à nouveau des tueurs de productivité. Ces canaux de communication ont contribué à créer un sentiment d'urgence chez les utilisateurs pour qu'ils répondent immédiatement lorsqu'ils reçoivent quelque chose qui leur est adressé. Ainsi, en fait, il perd sa signification d'être le canal de communication asynchrone lui-même.

Slack a indiqué que les utilisateurs de son application sont en moyenne connectés pendant 9 heures et sont actifs pendant 90 minutes chaque jour. Les e-mails sont encore pires, un employé de bureau moyen passe environ 150 minutes par jour lire et répondre à une moyenne de 200 e-mails, dont environ ⅔ d'entre eux sont des CC et des BCC sans rapport avec le travail.

Les temps de réponse des expéditeurs suggèrent que les e-mails sont devenus synchrones, de même que le temps de réponse moyen pour les e-mails est de 16 minutes dans la tranche d'âge 20-35 ans. Le temps de réponse dans la tranche d'âge 35-50 ans est de 50 minutes.

La communication vidéo asynchrone est le vrai gagnant

Concernant les chiffres, mais c'est là qu'interviennent les outils de communication vidéo asynchrone qui aident les entreprises, les employés, les individus à communiquer véritablement dans un modèle asynchrone. Fini la communication synchrone traditionnelle qui comprend les visioconférences, les conférences téléphoniques ou les réunions en face à face désormais démodées.

La communication vidéo asynchrone pourrait également réduire, voire supprimer, la nécessité d'utiliser de manière intensive d'autres modèles de communication asynchrone, notamment les e-mails et les outils de communication sur le lieu de travail.

Au lieu d'écrire un e-mail, de taper un message volumineux ou de planifier une réunion, ces outils permettent à l'utilisateur de partager ce qu'il a l'intention de partager via des vidéos engageantes.

Les outils permettent à l'enregistrement de partager la caméra, l'écran ou les deux, et pas seulement de faire beaucoup de choses comme les annotations d'écran, les arrière-plans virtuels, ce qui en fait la solution idéale pour partager des informations entre eux de manière asynchrone dans les plus brefs délais.

En ce qui concerne les chiffres, mais c'est là qu'interviennent les outils de communication vidéo asynchrone qui aident les entreprises, les employés et les particuliers à vraiment communiquer dans un modèle asynchrone approprié.

Fini les contacts synchrones conventionnels, y compris les visioconférences, les appels téléphoniques ou les réunions en face à face désormais démodées.

La communication vidéo asynchrone pourrait également être minimisée si elle n'élimine pas la nécessité d'une utilisation intensive des e-mails et des outils/applications de communication sur le lieu de travail.

Au lieu d'écrire un e-mail ou de taper un gros message ou d'organiser une réunion, ces outils permettent à l'utilisateur de partager ce qu'il souhaite partager via des vidéos interactives, car cela permet à celui qui enregistre de partager sa caméra, son écran ou les deux.

Non seulement ces outils permettent également aux utilisateurs de faire beaucoup de choses comme les annotations d'écran, les arrière-plans virtuels qui en font le match parfait pour partager des informations les uns avec les autres de manière asynchrone dans les plus brefs délais.

Maintenant que le monde change de plus en plus, avec des personnes opérant à distance et des équipes se développant à travers le monde. La mise en réseau vidéo asynchrone a occupé le devant de la scène, permettant à toutes les personnes impliquées de travailler de manière flexible tout en conservant leur efficacité.

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