Beaucoup de choses ont changé lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé le monde. Des politiques strictes de distanciation sociale ont été mises en place et il est devenu obligatoire pour toutes les organisations de respecter strictement les politiques gouvernementales. Afin de réduire la propagation du coronavirus, les organes directeurs mondiaux ont demandé à toutes les organisations de passer au modèle de travail à distance. Ce changement soudain a obligé tous les travailleurs à passer plus de temps sur des appels et des réunions en tête-à-tête.
Récemment, la Harvard Business School a interrogé plus de 3 millions de personnes dans 16 villes du monde pour analyser et étudier les effets des méthodes de communication asynchrones sur les personnes. Les données issues de l'analyse des invitations aux réunions ont montré que :
- Il y a eu une augmentation de 13 % du nombre de réunions (après la pandémie) et
- Le nombre de personnes invitées aux réunions a augmenté de 2 à 14 %.
- En moyenne, un employé passe au moins 4,1 heures par semaine à assister à des réunions !
Nous savons tous à quel point il est difficile d'organiser une réunion en ligne efficace. Si organiser une réunion et essayer d'amener tout le monde à se joindre à l'heure semble difficile, alors rédiger les procès-verbaux de ces réunions est quelque chose d'encore plus difficile.
Alors que les employés assistent à davantage de réunions virtuelles après la pandémie, il est important que les preneurs de minutes apprennent comment rédiger des procès-verbaux de réunion effectivement. Tout d'abord, comprenons ce que sont réellement les procès-verbaux de réunion.
Que sont les procès-verbaux de réunion ?
Les procès-verbaux sont les notes officielles prises au cours d'une réunion. La prise de procès-verbal est un processus de documentation des décisions et du plan d'action discutés lors de la réunion.
Alors qu'un secrétaire est généralement chargé de rédiger le procès-verbal d'une réunion, la participation active de tous les membres du conseil est souvent nécessaire. Les membres du bureau vérifient l'exactitude du procès-verbal avant son approbation. Les preneurs de minutes doivent être très concentrés et prêter attention à chaque petite discussion qui se dit lors de la réunion.
Pourquoi rédiger un compte rendu de réunion ?
Essayons de comprendre le véritable but des réunions professionnelles.
L'objectif principal d'une réunion professionnelle est de résoudre les problèmes existants, de réfléchir à de nouvelles idées, de discuter des prochaines étapes (étapes à venir) et d'attribuer des tâches appropriées aux membres de son équipe.
Puisque les réunions jouent un rôle important dans l'amélioration de la performance générale et de la productivité de l'équipe, il est important de les documenter efficacement.
Compétences requises Pour rédiger un procès-verbal de réunion efficace
Un preneur de minutes doit avoir les compétences suivantes.
- Compréhension :Ils doivent être capables de comprendre les sujets complexes abordés lors de la réunion. On s'attend à ce que les preneurs de minutes n'énumèrent que les points importants. Par conséquent, il est nécessaire qu'ils acquièrent une bonne compréhension de ce qu'il faut noter et de ce qu'il faut éviter.
- Saisie :Il est important de maintenir une vitesse de frappe qui se synchronise avec le rythme de la réunion. S'ils tapent lentement, c'est un point sur lequel ils devraient essayer de travailler.
- Écouter :Ils doivent également avoir de bonnes capacités d'observation et d'écoute.
Défis courants auxquels sont confrontés les preneurs de minutes
Les réunions peuvent devenir plus bruyantes lorsque trop d'opinions sont véhiculées en même temps. Les gens ont tendance à s'écarter du sujet principal de la discussion et peuvent proposer de nouveaux problèmes. Se concentrer uniquement sur les faits importants qui se rapportent au point de discussion devient plus délicat.
Bien qu'il soit plus difficile de rédiger des procès-verbaux de réunion efficaces pour les réunions hors ligne, la rédaction de procès-verbaux pour les réunions en ligne est encore plus difficile. Voici quelques défis courants auxquels les preneurs de minutes sont confrontés lors des réunions en ligne :
- Zoom sur la fatigue et la fatigue oculaire,
- Problèmes de connectivité
- Difficulté à participer,
- Difficulté à suivre le rythme de la réunion.
Maintenant que nous sommes conscients des problèmes courants auxquels sont confrontés les preneurs de minutes, essayons de trouver des solutions pour résoudre ces problèmes.
Comment l'enregistrement des réunions en ligne peut-il aider ?
L'enregistrement de réunions en ligne pourrait certainement aider à résoudre certains des problèmes mentionnés ci-dessus. Vous n'avez plus à vous soucier de manquer quelques points clés ici et là. Une fois que vous avez enregistré les réunions, vous êtes libre d'y jeter un coup d'œil et de restructurer précisément vos comptes rendus de réunion.
Avantages d'enregistrement des réunions
- Si vous manquez des points clés, des dates d'échéance ou des échéances importantes qui ont été mentionnés lors de la réunion, vous pourrez revoir l'enregistrement de la réunion et apporter des modifications aux notes en conséquence.
- Cela vous aide à effectuer une analyse approfondie et à comprendre clairement les principaux sujets abordés lors de la réunion.
Apprenez à rédiger un procès-verbal de réunion en 5 étapes simples
Apprenez à rédiger un procès-verbal de réunion efficacement en suivant simplement les instructions mentionnées ci-dessous.
Étape 1 :Préparez l'ordre du jour en contactant le président.
Il est toujours conseillé de planifier les choses à l'avance. Cela vous aidera à rester organisé et vous assurera de travailler de manière structurée. Essayez de contacter le président et préparez l'ordre du jour. Une fois l'ordre du jour prêt, vous pouvez rédiger un plan pour la réunion en incorporant tous les titres et sous-sections nécessaires.
Étape 2 :Préparez votre enregistrement.
Maintenant, c'est l'étape la plus importante. Pour enregistrer des réunions en ligne, vous devez installer un logiciel d'enregistrement d'écran tiers comme Vmaker.
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez installer un logiciel d'enregistrement d'écran tiers alors que vous pouvez simplement enregistrer des réunions sur l'application native.
Le problème est que, sur des plateformes comme Zoom, les participants sont censés demander l'autorisation de l'hôte à chaque fois. Ce n'est que si l'hôte approuve sa demande qu'il pourra enregistrer des réunions zoom. Sur d'autres plateformes comme Google Meet, aucune fonction d'enregistrement n'est disponible.
Si vous utilisez Webex ou GoToMeeting, vous devez passer à un compte premium pour déverrouiller la fonction d'enregistrement. Ces options ne sont ni faciles ni économiques. C'est pourquoi nous vous présentons l'une des approches les plus simples à l'aide de Vmaker.
Télécharger un enregistreur de réunion
Vous pouvez maintenant garder votre configuration d'enregistrement prête en téléchargeant un enregistreur de réunion. Nous recommandons Vmaker car il s'agit de l'un des enregistreurs de réunions les plus conviviaux disponibles en ligne. Il permet aux utilisateurs d'enregistrer gratuitement des réunions en ligne. Il peut enregistrer à la fois l'audio interne et externe sans effort. Il peut être téléchargé en deux formats - en tant qu'extension Chrome à partir du Chrome Web Store ou en tant que version macOS.
Étapes impliquées dans l'enregistrement de réunions en ligne à l'aide de Vmaker
- Inscrivez-vous à Vmaker et créez un compte.
2. Connectez-vous au compte Vmaker et téléchargez votre version préférée.
3. Si vous utilisez une extension Chrome, épinglez l'extension à votre navigateur. Si vous utilisez une application Mac, vous pouvez directement ouvrir l'application et commencer l'enregistrement.
4. Maintenant, il vous suffit de personnaliser vos préférences et de commencer à enregistrer. Une fois l'enregistrement terminé, le fichier sera automatiquement enregistré dans le tableau de bord.
C'est ça. C'est aussi simple que ça. Maintenant, vous pouvez commencer à rédiger vos procès-verbaux sans vous coincer. Rédiger un compte-rendu de réunion n'est plus stressant ! La meilleure chose à propos de tout cela est que vous pouvez faire tout cela gratuitement !
Pour en savoir plus sur Vmaker et ses fonctionnalités, n'hésitez pas à regarder cette vidéo ci-dessous.
Étape 3 :Rejoignez la réunion, démarrez l'enregistrement et commencez à prendre des notes
Une fois que vous avez rejoint la réunion, démarrez l'enregistrement. Au fur et à mesure que la réunion est enregistrée, assurez-vous de commencer à prendre des notes comme d'habitude. N'oubliez pas que l'enregistrement n'est qu'une ressource que vous devez utiliser comme référence lorsque vous êtes coincé quelque part. Ne sautez pas de prendre des notes. Continuez à écrire les notes comme vous le faites habituellement.
Étape 4 :Rédigez le compte rendu de la réunion à l'aide de l'enregistrement
Une fois la réunion terminée, vous pouvez commencer à rédiger le procès-verbal dès que vous le pouvez. Cela vous aide à mieux écrire car les discussions qui ont eu lieu pendant la réunion restent fraîches dans votre mémoire. Vous pouvez utiliser l'enregistrement ici et revoir les sections que vous avez manquées. Jetez un œil à la liste ci-dessous pour avoir une idée de ce que vous devriez inclure et de ce que vous devriez éviter lors de la rédaction du procès-verbal d'une réunion.
Format des procès-verbaux de réunion
Voyons maintenant les éléments importants qui doivent figurer dans les procès-verbaux de réunion.
- Nom, lieu, date et heure (indiquez également s'il s'agit d'une réunion en ligne ou hors ligne)
- Objet de la réunion
- Liste des participants présents
- Liste des participants qui ont informé l'équipe qu'ils ne pourraient pas se présenter à la réunion
- Liste des participants qui ne se sont pas présentés à la réunion et sont restés en uniforme
- Ordre du jour
- Décisions prises et discussions
- Détails de la réunion de suivi (heure et lieu de la prochaine réunion)
- Liens vers des pièces jointes ou des documents pertinents.
Erreurs à éviter
À présent, vous avez une idée claire de ce qui devrait être inclus dans le procès-verbal de la réunion. Voyons maintenant la liste des choses que vous devriez éviter.
- Évitez d'utiliser des commentaires et des opinions personnels.
- N'utilisez pas d'adjectifs, d'adverbes et d'émotions.
- Assurez-vous d'éviter les erreurs grammaticales.
- Ne négligez ni ne négligez l'examen et l'approbation.
- Assurez-vous de parcourir les procès-verbaux des réunions précédentes.
- Évitez les changements de format, de style ou de ton.
- Évitez d'enregistrer le contenu des conseils juridiques d'un avocat.
- Ne faites pas d'hypothèses ou de suppositions. En cas de manque d'informations, indiquez-le clairement.
- Ne joignez pas de documents externes incomplets ou vagues. Essayez de joindre des documents uniquement pertinents.
Bonus :un exemple de modèle de compte rendu de réunion
Étape 5 :soumettre, partager pour examen et distribuer le compte rendu de la réunion.
Une fois que vous avez terminé de rédiger le procès-verbal, assurez-vous de le soumettre pour examen. Vous pouvez le faire examiner et approuver par le président. Une fois le procès-verbal approuvé, partagez-le avec tous les membres de votre équipe.
Conclusion
Maintenant, vous devez avoir une compréhension complète de ce qu'il faut pour rédiger un procès-verbal de réunion efficace.
Vous devez apprendre à rédiger facilement un procès-verbal de réunion à l'aide d'un enregistreur de réunion.
Alors, la prochaine fois qu'on vous demandera de rédiger le procès-verbal d'une réunion, acceptez le défi et commencez à écrire en toute confiance !
Foire aux questions
1. Combien de temps dois-je prendre pour rédiger le compte-rendu d'une réunion ?
Il est toujours conseillé de le terminer dans les 24 heures. De cette façon, il est plus facile pour le preneur de minutes de bien se souvenir des événements de la réunion.
2. Comment faire circuler le compte rendu d'une réunion ?
Une fois que vous avez fini d'écrire, distribuez-le aux membres de votre équipe par e-mail ou utilisez un outil de partage basé sur le cloud tel que Google Docs.
3. Où puis-je accéder à des exemples ou à des modèles de procès-verbaux de réunion ?
Jetez un œil au modèle de procès-verbal de réunion bonus que nous avons partagé ci-dessus. Cela vous donnera une idée de la structure et du format de base que vous devez suivre lors de la rédaction du procès-verbal d'une réunion en ligne.
4. Dans quelle mesure le procès-verbal de la réunion doit-il être détaillé ?
Les procès-verbaux de réunion doivent être concis et doivent contenir les principaux points d'action d'une réunion. Bien qu'il soit nécessaire d'ajouter tous les points importants, il est toujours préférable de rester à l'écart des informations qui ne sont pas pertinentes pour le cœur de la réunion.
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