Comment créer rapidement une documentation sans compromettre la qualité (témoignage client)

En bref

• Les employés de DFCU Financial avaient besoin de capturer leurs écrans dans le cadre d'une campagne de documentation des processus à l'échelle de l'entreprise.
• Les employés ont trouvé les outils de système d'exploitation gratuits encombrants et dépourvus des fonctionnalités requises. DFCU Financial a donc acheté TechSmith Snagit.
• Snagit aide désormais les employés à traiter les informations plus rapidement et avec un poli professionnel qui répond aux attentes de haute qualité maintenues par DFCU Financial.

Donner aux employés les bons outils pour le travail

Les employés de DFCU Financial avaient besoin de capturer leurs écrans dans le cadre d'une campagne de documentation des processus à l'échelle de l'entreprise. Cependant, ils ont constaté que les outils système gratuits entravaient la productivité et s'est tourné vers TechSmith pour obtenir de l'aide.

DFCU Financial passe à Snagit après que les outils gratuits soient devenus un obstacle pour les entreprises

Fondée en 1950, DFCU Financial a commencé avec un groupe d'employés d'ingénierie Ford.

Aujourd'hui, DFCU Financial est la plus grande coopérative de crédit du Michigan et l'une des institutions financières les mieux gérées aux États-Unis.

Avec 24 succursales dans le Michigan, les équipes de DFCU Financial avaient besoin d'un moyen d'établir et de normaliser les procédures entre les départements et les succursales. Ils ont donc commencé à documenter les procédures avec Snagit.

Le problème

Comme pour toute institution financière, l'efficacité et la documentation des utilisateurs sont essentielles. Ainsi, lorsque DFCU Financial a décidé de revoir ses processus de documentation pour mieux s'adapter à ses services en pleine croissance, elle s'est naturellement tournée vers un logiciel de capture d'écran.

"Une partie de notre stratégie informatique consiste à essayer d'abord d'utiliser les outils inclus dans notre système d'exploitation", a déclaré Vanessa Dinn, chef de projet informatique chez DFCU Financial. "Lorsque nous sommes passés à une version plus récente de Windows, nous avons commencé à utiliser l'outil de capture d'écran intégré à notre système d'exploitation, qui nous permettait de capturer un écran. Mais c'était essentiellement tout ce qu'il faisait.

Alors que Vanessa avait du mal à créer des images de haute qualité pour la base de connaissances informatique financière de la DFCU, les caissiers des succursales de l'État étaient également aux prises avec les limites des outils intégrés.

À la fin de la journée, les scrutateurs sont tenus de saisir les totaux de clôture et d'enregistrer tout écart. Leur système bancaire de base n'offrait pas un moyen facile de le faire. L'utilisation des outils intégrés a pris plusieurs étapes et a rendu le processus beaucoup plus compliqué que nécessaire.

Après avoir évalué les limites des outils de capture d'écran disponibles, Vanessa a entrepris de trouver un outil qui répondrait aux besoins des employés de l'entreprise sans se ruiner.

La solution

Dans sa recherche, Vanessa est tombée sur Snagit de TechSmith. Avec Snagit, elle a pu rapidement capturer, annoter et partager son écran avec un look propre et professionnel.

"Des fonctionnalités telles que la capture tout-en-un, l'outil de flou et la bibliothèque Snagit nous permettent de partager des informations beaucoup plus rapidement et plus facilement au sein de l'entreprise", a déclaré Vanessa. "J'utilise Snagit au quotidien. C'est comme un signet pour mon travail."

Pour les caissiers, Snagit simplifie beaucoup la capture des totaux de fin de journée à partir de leurs postes de travail. Tout ce que les caissiers ont à faire est de capturer l'écran avec Snagit et d'imprimer.

"Avec l'outil gratuit, nous avons dû enregistrer l'image sur le bureau et l'imprimer avec la visionneuse d'images Windows, ce qui a ajouté un certain nombre d'étapes inutiles", a déclaré Vanessa.

D'autres départements ont également eu du mal à envoyer des captures d'écran par e-mail. Avec Snagit, tout ce qu'ils ont à faire est de capturer l'écran et de coller les informations directement dans un e-mail à des fins de documentation, sans avoir à se soucier des pièces jointes.

Selon Vanessa, "Snagit se trouve directement dans l'environnement client Lotus Notes de l'entreprise, donc lorsque nous incluons des images dans notre e-mail, elles vont directement dans l'e-mail."

Les résultats

Vanessa est désormais capable de créer des manuels clairs et concis pour la base de connaissances informatiques de l'entreprise. Plutôt que de dessiner des annotations à la main, Vanessa peut utiliser l'éditeur Snagit pour modifier rapidement n'importe quelle capture d'écran tout en conservant l'aspect professionnel qu'elle attend de son travail.

Avec Snagit, le processus de documentation pour les caissiers est beaucoup plus rationalisé et sans stress. Le processus simplifié a également réduit le nombre d'appels d'assistance téléphonique de la part des caissiers.

DFCU Financial s'est classée parmi les 10 meilleures organisations de services financiers pour la performance financière parmi les coopératives de crédit homologues à travers le pays pendant plus de 10 années consécutives. Ils continuent de faire pression pour obtenir de la documentation dans toute l'organisation afin de maintenir leur excellent classement. Au-delà du département de Vanessa, les employés de la comptabilité, de la finance, du marketing et plus capturent également leurs connaissances pour les partager avec les autres.

"En plus des processus quotidiens, nous devons également documenter les processus pour répondre aux questions difficiles", a déclaré Vanessa. « Comment documenter les connaissances de nos employés les plus expérimentés s'ils prennent leur retraite ? Que fait-on en cas de sinistre ? Snagit nous permet de documenter les réponses à ces questions."

DFCU Financial est désormais en mesure de documenter les processus et les connaissances de manière propre, simple et professionnelle. Avec l'aide de Snagit, Vanessa et ses collègues sont en mesure de documenter et de maintenir l'excellence pour laquelle DFCU Financial est connue.