Avant de pouvoir étendre vos opérations en tant que pigiste, il y a un certain nombre de choses qui doivent se produire. Si vous souhaitez gérer avec succès des projets plus importants ou plus complexes, constituer une équipe plus importante pour vous aider à livrer n'est que le début.
Pour effectuer cette transition, vous devrez revoir complètement votre façon de communiquer et d'organiser votre entreprise. Vous êtes diplômé de votre action solo et assumez les responsabilités d'un chef de projet à part entière.
Je me suis retrouvé à ce poste en 2015. Après des années à travailler en freelance pour des vidéos d'action et d'animation en direct, j'ai décidé de recruter mon propre personnel, ce qui a augmenté le nombre de projets que j'équilibrais à la fois.
Avec plus de bande passante, il y avait plus de projets et la pression pour livrer était forte. C'est un rôle gratifiant, mais faire le saut vers un chef de projet peut être extrêmement délicat. Voici quelques stratégies qui vous aideront à vous préparer.
Planifier des réunions de présentation du projet
Le premier ordre du jour consiste à organiser une réunion de synthèse hebdomadaire avec votre équipe. La gestion de 6 à 10 projets à la fois n'est durable que si vous avez une idée claire de toutes les pièces en mouvement. En tant que pigiste, vous avez développé un talent pour gérer les choses par vous-même, mais lorsque vous traitez un si grand nombre de projets, il vous sera utile d'avoir plusieurs paires d'yeux organisés. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour discuter des détails, des objectifs et des obstacles de tous les projets en cours.
Lorsque vous gérez plusieurs projets vidéo à la fois, la première chose à faire est d'organiser une réunion de synthèse hebdomadaire avec votre équipe.
Voici quelques points à considérer pour chaque devoir :
- Quel est l'état actuel du projet ?
- Quand le client a-t-il eu de nos nouvelles pour la dernière fois ?
- Y a-t-il quelque chose qui nous bloque ?
- Quelle est la date limite ?
- Quels sont les éléments d'action ?
Prendre le temps de passer au peigne fin les projets gardera votre équipe sur la bonne voie et évitera les erreurs. Assurez-vous d'être cohérent avec ces réunions d'exploitation chaque semaine. Être attentif aux détails vous évitera une tonne de maux de tête inutiles.
Cela encourage également votre entreprise à maintenir une communication constante en ce qui concerne les projets avec lesquels vous jonglez. C'est un processus qui prend du temps, mais la planification de réunions efficaces est la base d'une équipe fonctionnelle.
Comprendre vos coûts
Les pigistes facturent généralement à un taux qui compensera leur coût de la vie. Une fois qu'un projet est vendu, les clients paieront des frais de 30 $ à 70 $ de l'heure pour le travail . C'est une bonne source de revenus, mais vous êtes limité par ce que vous avez le temps d'accomplir. Si vous souhaitez augmenter votre salaire annuel et déléguer une partie du travail, vous devrez élaborer un modèle de revenus et de coûts bien fondé.
Il y a cinq chiffres qui doivent être estimés pour avancer :
- Revenu total :combien de projets au total et à quel budget allez-vous vendre cette année ?
- Coût de création de vidéos :sur le total des revenus, si vous ne faisiez aucune partie du travail, combien cela vous coûterait-il de payer d'autres personnes pour faire le travail ?
- Autres dépenses (espace de travail, logiciels, outils)
- Votre salaire
- Bénéfice net
Sachant cela, vous pourrez gagner un salaire respectable sans vous charger vous-même de tout le travail vidéo.
Voici un exemple de modèle de coût que vous pourriez suivre si vous pouviez vendre 250 000 $ par an.
Le "Coût de création de vidéos" est la partie la plus importante de la panne. Dans ce modèle, vous paieriez à vos pigistes 40 % du revenu total du projet pour terminer le travail. Sur un travail de 10 000 $, ils obtiendraient 4 000 $. Faire confiance à ce modèle financier est la pierre angulaire pour pouvoir développer une équipe.
Pour que cela fonctionne, vous souhaitez trouver des groupes de personnes capables de bien faire le travail, mais qui n'ont pas besoin d'être facturées en supplément. Trouvez un groupe de pigistes qui sont heureux de travailler à 25 $ - 45 $ de l'heure.
L'idée est d'embaucher quelqu'un qui aime travailler à un taux horaire standard et qui n'essaie pas de remplir vos chaussures. Ne laissez pas ce prix fixer de faibles attentes pour les talents. Les personnes qui correspondent à ce critère souscrivent simplement à une philosophie de vie professionnelle différente de la vôtre.
Construire un réseau de personnes qui facturent 30 $ de l'heure vous permettra de leur payer 40 % du total sans qu'elles se sentent compromises.
Si vous vous dirigez vers la vente de 20 000 $ par mois en projets, commencez à établir vos devis autour du modèle consistant à payer à un pigiste 40 % du projet pour faire le travail, pendant que vous gérez le projet. Essayez-le plusieurs fois et prouvez-vous que cela fonctionne, que vous l'appréciez et que le client aime le produit final.
Créer un calendrier
Tous les projets doivent être vendus en tenant compte des délais appropriés. Si vous survendez un pigiste, vous risquez de pouvoir respecter votre modèle de coût de 40 %. Cela vous expose à un risque financier énorme si vous devez payer trop cher.
Gardez un calendrier des ressources qui montre sur quels projets vos pigistes travaillent déjà afin d'éviter de les doubler. Cela vous permettra de savoir quand vous devez apporter plus de ressources vidéo. C'est une approche utile lorsque plusieurs clients demandent des vidéos autour des mêmes dates.
Gardez un calendrier des ressources qui montre sur quels projets vos pigistes travaillent déjà. Cela vous aidera à éviter les doubles réservations.
Essayez de vous donner une marge de manœuvre lors de la vente et de la planification. Si le client demande une échéance trop proche d'un autre projet, incitez-le à l'avancer d'une semaine ou achetez sournoisement un jour ou deux de plus à une étape ou à une date de livraison.
Un autre grand avantage d'un calendrier de ressources est d'avoir une idée de ce sur quoi chaque membre de l'équipe travaille. Vous voulez éviter de confier une grosse tâche à quelqu'un qui a déjà les mains pleines avec plusieurs projets. Vous feriez mieux de trouver une autre ressource que d'épuiser les membres de votre équipe qui sont essentiels au progrès de votre entreprise.
Commencer à maîtriser les e-mails
La communication par e-mail est la base des opérations d'un chef de projet. Prendre plus de clients vous obligera à gérer un volume d'e-mails plus élevé que celui auquel vous êtes probablement habitué et la gestion de cette augmentation est essentielle. Si vous ne parvenez pas à recontacter les gens ou si vous perdez le fil des conversations, cela commencera à interférer avec votre capacité à répondre avec succès à la demande. J'ai découvert que la clé pour maîtriser les e-mails est de traiter votre boîte de réception comme une liste de tâches quotidiennes.
Chaque e-mail que vous recevez invite à un plan d'action. L'étape suivante consiste à terminer cette action et à trier l'e-mail dans l'un des trois dossiers créés à l'aide de la fonction de dossier de Gmail. Faire glisser les conversations terminées dans le dossier approprié vous aidera à rester organisé et à vider la boîte de réception.
Créez les dossiers suivants :
- Ouvrir des projets
- Nouvelles opportunités
- Terminé
Les fils de discussion liés aux projets en cours doivent être glissés dans Ouvrir Projets. Cliquez sur ce dossier pour afficher toutes les communications en cours. Les projets nouveaux ou non finalisés doivent être placés dans Nouvelles opportunités . Les fils de discussion terminés ou la corbeille doivent être placés dans Terminé . Fixez-vous chaque jour pour objectif de terminer tous les éléments d'action des e-mails et de les trier dans des dossiers. Lorsque vous avez terminé, utilisez ce temps pour faire avancer les choses dans d'autres domaines de votre entreprise.
L'utilisation de cette stratégie d'e-mail simplifie la communication avec les clients et vous permet de déterminer rapidement si vous avez terminé ou non toutes les actions requises pour la journée.
Décrochez le téléphone
Encouragez une communication rapide et efficace grâce à des points de contact téléphoniques constants. Les freelances sont souvent très éloignés de l'urgence professionnelle du monde de l'entreprise. Contrer cela avec des appels téléphoniques réguliers les aidera à rester plus responsables.
Parler au téléphone ne permet pas aux gens d'attendre une heure avant de répondre à une question comme le fait le courrier électronique. Maintenir une ligne de communication directe est essentiel lorsque vous essayez de respecter les délais.
Vous voulez une équipe de personnes capables de répondre au téléphone. Les personnes avec lesquelles vous pouvez entrer en contact rapidement feront une énorme différence lorsque vous essayez de répondre aux demandes des clients. L'email seul ne suffira pas à gérer un grand nombre de projets. Utilisez le téléphone pour vous enregistrer quotidiennement.
Une touche par jour
Avoir un point de contact par jour est une stratégie de gestion de projet que vous pouvez exécuter dès maintenant pour des résultats instantanés. Prenez le temps de vérifier chaque projet que vous gérez et effectuez au moins une action par jour qui le fera avancer. C'est une pratique simple, mais ce petit détail peut faire une grande différence lorsque vous essayez de suivre plusieurs projets.
Un système organisé, des réunions cohérentes et des estimations de coûts réalistes fonctionneront tous ensemble pour rendre votre évolution possible. En apprenant à diriger efficacement une équipe et à gérer un volume élevé, vous développerez un sens aigu de ce à quoi vous pouvez vous engager et comment le supporter.
Pour trouver le chef de projet qui sommeille en vous, vous devrez être organisé et rapide. Avec le bon plan de match, vous pouvez atteindre vos objectifs de profit et l'état d'esprit nécessaire pour les maintenir.
À propos de l'auteur : Mike Clum est le PDG de Clum Creative, une société de production vidéo située à Cleveland, OH, au service des spécialistes du marketing et des entrepreneurs du monde entier.