Une assemblée publique d'entreprise est simple dans son concept :réunir les employés et les cadres supérieurs pour un dialogue franc. La concrétiser est une autre histoire, surtout lorsque le personnel est réparti. Heureusement, vous pouvez diffuser en direct votre assemblée publique pour inclure les personnes qui travaillent à distance ou dans des bureaux éloignés. Mais quelle est la meilleure façon de procéder ?
La configuration optimale pour la diffusion en direct de votre assemblée publique dépend de quelques éléments. L'un des plus importants est la taille de l'entreprise. Les petites entreprises pourront peut-être s'en tirer en utilisant la même solution de vidéoconférence dans laquelle elles ont investi pour les conversations inter ou intra-bureau, tandis que les grandes entreprises auront besoin d'une plate-forme capable de prendre en charge beaucoup plus de téléspectateurs en direct.
Vos ambitions pour votre assemblée générale d'entreprise (ou réunion générale ou réunion de toute l'entreprise - comme vous voulez l'appeler) sont également importantes. Envisagez-vous un spectacle dont les employés parleront longtemps après, ou plutôt une conversation intime entre collègues ? Soyez clair sur votre vision avant de plonger dans la technologie.
Trois façons de configurer la diffusion en direct de votre réunion publique
Nous allons passer en revue trois approches différentes pour configurer la diffusion en direct d'une assemblée publique :
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- Connectez-vous simplement – Prenez une webcam, démarrez la plate-forme de vidéoconférence de votre choix et c'est parti. Convient aux petites équipes et aux réunions moins importantes.
- Donnez un aspect professionnel – Améliorez la qualité de la production avec un appareil d'encodage vidéo dédié, une carte de capture et un logiciel de visioconférence. Pour les entreprises de taille moyenne désireuses de donner à leurs réunions publiques diffusées en direct un éclat professionnel.
- Accueillir un large public virtuel - Associez un encodeur matériel à une plate-forme de diffusion en direct professionnelle qui prend en charge des milliers de téléspectateurs. Idéal pour les entreprises ayant un effectif important et plusieurs bureaux.
L'interactivité est un must dans tous les cas. L'opportunité d'un dialogue franc et ouvert est le principal attrait de l'assemblée publique de l'entreprise - et ce qui la distingue des émissions à sens unique par la haute direction.
Il existe une variété de façons d'intégrer l'interactivité dans votre réunion générale et d'impliquer les employés distants dans le processus. Tirez parti d'un service comme Poll Everywhere. Demandez aux travailleurs hors site d'écrire ou d'enregistrer des questions auxquelles les cadres supérieurs pourront répondre le jour même. Tirez parti des fonctionnalités intégrées à votre plateforme de diffusion en direct ou de visioconférence, comme le chat en direct et les questions-réponses modérées. Quelle que soit la manière dont vous procédez, assurez-vous que les employés peuvent dialoguer avec les intervenants, qu'ils soient dans la salle ou dans une autre ville.
1. Connectez-vous simplement
En fin de compte, tout ce dont vous avez besoin pour diffuser en direct la réunion publique de votre entreprise est une webcam et un logiciel de vidéoconférence ou une plateforme de diffusion en direct gratuite comme YouTube Live ou Facebook Live.
La commodité est le principal avantage ici. Il y a de fortes chances que vous disposiez déjà de ce dont vous avez besoin :une webcam (externe ou intégrée à un ordinateur portable ou à un écran d'ordinateur) et une application de vidéoconférence ou un accès à votre compte YouTube ou Facebook d'entreprise. Envisagez d'ajouter un microphone dédié (plutôt que de vous fier à celui intégré à votre webcam ou à votre ordinateur) pour améliorer le son de votre public virtuel.
La connexion de ces composants est simple. Si votre webcam est externe, branchez-la simplement sur un port USB libre de votre ordinateur et votre logiciel de visioconférence ou de streaming la reconnaîtra comme une source vidéo. Les fonctionnalités intégrées à la plate-forme que vous utilisez fourniront l'interactivité à toute personne hors site. Assurez-vous simplement de désigner quelqu'un pour surveiller le chat et poser des questions aux présentateurs.
L'inconvénient de cette approche - et c'est un gros problème - est la qualité vidéo et audio. La diffusion en direct de votre assemblée publique n'aura pas l'air aussi bonne ou aussi professionnelle qu'elle le pourrait. Vous pourrez peut-être le faire fonctionner si votre entreprise est petite ou a une atmosphère de start-up plus informelle. Mais gardez à l'esprit que vous n'envoyez pas le mauvais message aux membres de l'équipe distante.
Une production de mauvaise qualité peut faire en sorte que les travailleurs hors site se sentent encore plus éloignés - comme une réflexion après coup, déconnectés du reste de l'équipe. L'engagement peut en souffrir, ce qui est totalement contraire aux objectifs d'une assemblée publique d'entreprise.
2. Donnez-lui un aspect professionnel
Un encodeur matériel est un appareil spécialement conçu pour le streaming vidéo, la capture, l'enregistrement ou les trois. En utiliser un pour la diffusion en direct de la réunion publique de votre entreprise offre des avantages considérables par rapport au matériel informatique standard.
Les encodeurs matériels facilitent la production de flux en direct multi-caméras raffinés qui ne manqueront pas d'impressionner et d'engager les télétravailleurs. La plupart des encodeurs matériels incluent plusieurs entrées pour la vidéo et l'audio professionnel, vous permettant de connecter et de diffuser des caméras HDMI et SDI, des ordinateurs portables, des tablettes, des microphones XLR ou TRS, et plus encore. De plus, les encodeurs matériels offrent un moyen sûr et fiable d'enregistrer des vidéos de réunions de haute qualité et de les télécharger sur des serveurs internes pour référence ultérieure.
Investir dans un encodeur matériel n'est pas aussi pratique que d'utiliser un ordinateur dont votre entreprise dispose déjà, mais il existe de nombreuses applications possibles au-delà des mairies :du contenu marketing et de l'aide à la vente à la formation vidéo et à l'intégration.
Vous aurez besoin d'une carte de capture USB pour transmettre le signal vidéo de votre encodeur matériel à un ordinateur exécutant votre application de visioconférence préférée. Ensuite, le logiciel peut reconnaître l'appareil comme s'il s'agissait d'une webcam plug-and-play.
Selon la taille de votre main-d'œuvre distante, vous devrez peut-être faire preuve de plus de discernement lors du choix d'une plate-forme de visioconférence. Le nombre maximum de participants par session est le facteur le plus crucial. Votre main-d'œuvre distante est-elle composée principalement de télétravailleurs qui rejoindront la vidéoconférence individuellement ? Ou reliez-vous des bureaux où le personnel se réunira dans la même pièce pour se connecter ensemble ? Certaines solutions prennent en charge les grands nombres (comme Zoom) tandis que d'autres autorisent beaucoup moins d'utilisateurs simultanés.
3. Accueillez un large public virtuel
Si votre entreprise dispose d'une armée de télétravailleurs ou de bureaux répartis dans le monde entier, vous aurez besoin d'un service de diffusion en direct capable de prendre en charge un grand nombre de participants.
Il existe une multitude de plates-formes de diffusion en direct professionnelles, et nous recommandons vivement l'une d'entre elles plutôt qu'une solution gratuite. Bien que cela signifie payer un abonnement, cela signifie également qu'aucune des publicités qui affligent les plates-formes gratuites, ainsi qu'un support client dédié et des fonctionnalités avancées pour la monétisation, l'analyse, la génération de prospects, etc.
Un encodeur matériel peut diffuser directement sur ces réseaux de diffusion de contenu (CDN), garantissant une vidéo de haute qualité et des performances fluides où que se trouvent les employés. L'association d'un encodeur matériel à une plate-forme de diffusion en direct améliore également les performances. En tant que périphériques dédiés, les encodeurs matériels fonctionnent généralement mieux que les encodeurs logiciels (c'est-à-dire les applications de streaming vidéo ou d'enregistrement exécutées sur du matériel informatique standard). En effet, les encodeurs logiciels doivent partager des ressources avec le système d'exploitation de votre ordinateur et tout processus actif.
De nombreuses plateformes de diffusion en direct offrent également des options avancées d'interactivité. Kaltura et Panopto, par exemple, incluent des sondages et des questions-réponses en direct. Les deux services téléchargent automatiquement les flux en direct sous forme d'enregistrements auxquels les employés peuvent accéder de n'importe où et à tout moment.
Conseils pour réussir la diffusion en direct d'une assemblée publique
La diffusion en direct de votre assemblée générale d'entreprise ajoute une toute autre dimension à l'événement :la technologie. Voici quelques conseils pour le gérer.
Faire un essai
Des erreurs se produisent, mais vous pouvez minimiser la probabilité des erreurs les plus courantes lors d'événements en direct avec une certaine préparation préalable. Réservez un peu de temps à l'avance pour parcourir votre configuration audiovisuelle avec la personne qui fera la présentation, et vérifiez votre configuration trois fois pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Priorité à la présentation
Donner à votre assemblée publique un aspect et une convivialité professionnels est important pour l'image de votre entreprise et l'engagement des travailleurs à distance. Les mises en page personnalisées d'image dans l'image peuvent ajouter du polissage à votre flux. Pour plus de style visuel, comme les graphiques du tiers inférieur et les superpositions, utilisez un logiciel de production en direct comme la suite NewBlue Titler Live 4.
Avec un encodeur matériel Epiphan Pearl, vous pouvez facilement créer des mises en page professionnelles d'image dans l'image grâce à l'interface utilisateur intuitive basée sur le Web.
Optimiser la sécurité
Une partie de l'attrait des réunions plénières est qu'elles permettent à la base d'accéder à des informations qui restent généralement dans la suite C, telles que les données financières et les considérations stratégiques. La nature sensible de ces discussions rend la sécurité primordiale. Pour que votre mairie reste interne, assurez-vous de vérifier la sécurité de tous les équipements et applications que vous utilisez pour votre diffusion en direct. Assurez-vous que la solution de votre choix peut s'intégrer à votre infrastructure réseau sans avoir besoin d'exceptions de sécurité.
Choisir un équipement fiable
La dernière chose que vous souhaitez est de rassembler tout le monde pour devoir reporter l'événement en raison d'une panne matérielle. Assurez-vous que les caméras, les microphones et le matériel d'encodage dans lesquels vous investissez sont de qualité supérieure et réglés pour être fiables.
La meilleure chose après être là pour les télétravailleurs
Les encodeurs matériels Epiphan Pearl-2 et Pearl Mini polyvalents et fiables facilitent la production d'une diffusion en direct d'une réunion publique qui ne manquera pas d'impressionner et d'engager les employés distants. Plusieurs entrées pour la vidéo et l'audio professionnel vous permettent de connecter des caméras et des microphones haut de gamme pour diffuser ou enregistrer en haute résolution (jusqu'à 4K) avec un son cristallin.
Pearl peut diffuser sur n'importe quelle plate-forme de diffusion en direct et propose une intégration directe avec Panopto et Kaltura, ce qui facilite le téléchargement des enregistrements des réunions publiques. Nos systèmes sont également compatibles avec l'informatique. HTTPS, 802.1X, l'intégration LDAP, la gestion des certificats et d'autres fonctionnalités de sécurité garantissent que Pearl est un ajout sécurisé à votre réseau informatique d'entreprise.
Découvrez comment le matériel d'encodeur Pearl-2 et Pearl Mini peut vous aider à faire de votre assemblée publique un succès en direct. Des questions? Demandez à nos spécialistes produits.