Une communication réussie est essentielle pour les équipes performantes. Cependant, les organisations ont encore un long chemin à parcourir pour élaborer des stratégies de communication interne qui maximisent l'engagement. Une étude de Gallagher &Co a révélé que 60 % des entreprises n'ont pas de stratégie de communication interne à long terme.
En plus de cela, le lieu de travail change. Un rapport récent de Gartner a révélé que 74 % des organisations prévoient de transférer leurs employés vers un travail à distance permanent. Les organisations doivent trouver le bon équilibre de communication pour aligner les équipes, promouvoir la collaboration et accélérer la productivité.
Alors, comment les organisations peuvent-elles informer et engager avec succès les employés dans leur stratégie de communication interne, tout en naviguant dans un monde distant ou hybride ? La réponse est la vidéo. Dans cet article, nous expliquerons comment la vidéo peut améliorer les communications internes, partager des conseils et mettre en évidence les idées des dirigeants pour vous aider à démarrer dès aujourd'hui.
Pérenniser votre stratégie de communication interne
L'intégration de la vidéo est un excellent moyen de pérenniser votre stratégie de communication. Une étude menée avec GlobalWebIndex a révélé que les employés des entreprises utilisant la vidéo ont une plus grande confiance dans les performances et la santé de leur entreprise. Encore besoin d'idées ? Découvrez ci-dessous quelques façons importantes dont une stratégie de communication interne axée sur la vidéo peut avoir un impact sur votre équipe.
1. Évitez de créer plus de stress.
1 professionnel d'entreprise sur 8, alarmant, déclare que son entreprise ne communique jamais les mises à jour de sa stratégie. Par conséquent, le manque de communication peut rendre les employés confus ou même stressés. En plus de cela, beaucoup jonglent avec des familles qui s'agrandissent, répondent à des besoins médicaux, prennent soin d'autres membres de la famille, tout en gérant leurs tâches quotidiennes. Lorsqu'une entreprise ne dispose pas d'une stratégie de communication interne efficace, le niveau de confiance des employés en pâtit.
2. Encouragez plus de collaboration et d'idées.
Seuls 41 % des professionnels déclarent que la communication en personne leur donne l'impression que les cadres se soucient d'eux. Cependant, la vidéo peut humaniser les relations entre les employés et les équipes de direction. Les espaces de réunion virtuels peuvent réellement aider les employés à se sentir plus en sécurité et fournir un forum où ils sont prêts à partager de nouvelles idées.
3. Aidez les cadres à communiquer avec les employés.
Les cadres doivent être capables de communiquer en temps de crise ou de changement pour soutenir leur organisation. "Le travail numéro un d'un PDG est d'être vraiment bon en communication", a déclaré David Siegel, PDG de Meetup, lors d'un récent atelier sur la communication en milieu de travail.
Il existe de nombreux changements organisationnels, tels qu'une acquisition ou un changement de direction , qui obligent les dirigeants à communiquer directement avec leur organisation. Pour élaborer une stratégie de communication efficace avec les dirigeants, les organisations devraient envisager de créer divers forums permettant aux employés de poser des questions ou d'exprimer leurs préoccupations aux dirigeants.
9 conseils pour élaborer une stratégie de communication
Les employés qui se sentent exclus, mal informés ou peu clairs sur les objectifs à long terme de leur organisation peuvent se désintéresser de leur travail. Une stratégie de communication interne inégale ne touche pas seulement les membres individuels de l'équipe - une enquête auprès de 400 entreprises a révélé que chaque organisation perdait 62,4 millions de dollars par an en raison d'une communication inadéquate avec et entre les employés. Par an !
Pour construire une stratégie de communication efficace, commencez par définir vos objectifs de communication et d'affaires et intégrez la diffusion en direct et la vidéo pour vous connecter avec les employés. L'objectif final doit être de maintenir l'alignement, l'engagement et la productivité de votre entreprise.
1. Définissez vos objectifs de communication interne
Selon Chris Zook, associé chez Bain and Company, seuls 40 % des employés connaissent les objectifs de leur entreprise. Une solide stratégie de communication interne commence par aligner l'organisation sur l'objectif commercial. Aplanissez les objectifs de l'entreprise et les mesures de performance clés avant de communiquer à l'ensemble de l'organisation. Une fois que vous êtes prêt à envoyer votre message, essayez d'utiliser des outils vidéo par e-mail pour créer une expérience plus dynamique.
2. Concentrez-vous sur le plan
Lors de l'élaboration de votre stratégie de communication, consacrez du temps et de l'énergie à la phase de planification. Tenez compte de vos objectifs et des résultats souhaités lorsque vous créez votre contenu. Demandez-vous :qu'est-ce que je veux que les employés apprennent ou retiennent de la réunion ?
Voici quelques directives pour vous aider à comprendre comment planifier les résultats d'une réunion :
- Sensibilisation : Ce résultat d'apprentissage met l'accent sur la communication d'informations, sans action ni suivi requis de la part des participants. Par exemple, les réunions plénières trimestrielles peuvent se concentrer uniquement sur la sensibilisation aux objectifs de vente et aux feuilles de route des produits.
- Compréhension : Dans ce cas, les employés repartent avec une compréhension plus profonde du matériel et du message. Pensez aux intégrations de nouvelles recrues, où les participants se familiarisent avec les processus internes.
- Compétence : Ce type de résultat implique le niveau d'apprentissage le plus profond, où les employés assimileront des outils fonctionnels, des conseils et des stratégies qu'ils pourront appliquer dans leur travail quotidien.
Julie Starr, responsable de l'apprentissage et du développement chez Convene, Julie approfondit ces concepts ci-dessous :
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3. Développer un message clair et concis
Vous voulez partager votre message d'une manière qui fasse bonne impression auprès de votre équipe. Soyez bref. Évitez la surcharge de texte avec un minimum de puces et de mots par ligne. En règle générale, les détails de la présentation devraient occuper environ 70 % de vos diapositives. Cela laisse l'espace restant pour les images et autres contenus pertinents qui encouragent l'engagement.
Prévoyez également une participation. Incluez des sondages en direct, un chat, des questions-réponses et d'autres outils d'engagement pour une expérience interactive. Lorsque les employés participent, ils écoutent.
4. Concevoir des réunions pour les participants
Rendez les réunions plus engageantes et digestes avec la méthode REACH. Si vous n'êtes pas familier avec le terme, REACH est une méthode qui repositionne les réunions à travers la perspective du participant. Par exemple, efforcez-vous de mener des réunions à des intervalles de 20 minutes. Pourquoi ? Les recherches montrent qu'une concentration intense avec des apprenants adultes dure jusqu'à 20 minutes.
Découvrez ci-dessous chaque lettre de la méthode REACH :
- R ecall – Qu'est-ce qui empêchera mon public de se souvenir de la leçon ?
- E ffort – Combien d'efforts sont nécessaires pour apprendre ce contenu ?
- A ttention – À quel point sera-t-il difficile de rester concentré ?
- C ause- Quelle cause ou quel but doivent-ils apprendre ?
- H umility - À quel point sont-ils humbles en tant qu'apprenants (et suis-je en tant qu'instructeur) ?
5. Augmenter la cadence de communication
Compte tenu de la réalité du travail à distance et hybride, il est probable que votre organisation puisse bénéficier d'une fréquence de réunion accrue pour maintenir la communication. Envisagez d'augmenter la cadence de votre communication. Et concentrez-vous sur des réunions plus courtes et sur un seul sujet afin de ne pas surcharger les employés.
6. Repensez la présence de la direction
Il existe une nette déconnexion entre les cadres et les dirigeants en matière de communication efficace. 54 % des cadres supérieurs déclarent diffuser les principales mises à jour de l'entreprise (comme les mairies et toutes les mains) au moins une fois par semaine. Cependant, seuls 20 % des employés sont d'accord.
Lorsque des périodes de changement rapides et percutantes se produisent, vous pouvez créer des points de contact non structurés pour vérifier auprès de vos équipes.
Bien que les messages de la direction soient essentiels, la communication ne se limite pas à relayer des informations. De bons outils de communication peuvent nous aider à nous sentir plus connectés aux gens. Et lorsqu'il s'agit de communication d'entreprise, c'est dans l'établissement de ces liens que la vidéo a le plus d'impact.
Découvrez comment les cadres adoptent de nouvelles stratégies de communication avec l'atelier sur les communications en milieu de travail.
7. Adaptez-vous au contexte
Les organisations utilisent la vidéo pour répondre aux besoins des équipes distantes et améliorer les réunions depuis des années. Cependant, des outils plus robustes pour produire, éditer et partager du contenu vidéo ont permis aux équipes de collaborer plus facilement de manière asynchrone et synchrone pour augmenter la productivité. L'apprentissage vidéo offre aux employés un meilleur contrôle sur le moment où ils apprennent pour les aider à mieux assimiler le contenu.
En ce qui concerne l'engagement des réunions, de nombreux outils vidéo disposent de données de suivi qui peuvent fournir des informations sur le comportement des spectateurs. Ces données peuvent inclure le temps de visionnage moyen, le temps de dépôt et d'autres actions de participation qui peuvent éclairer votre stratégie de communication vidéo. Vous pourrez alors voir ce qui fonctionne et améliorer les futures expériences vidéo.
Voici quelques exemples de la façon de communiquer avec les équipes de manière engageante à l'aide de la vidéo :
- Utilisez des vidéos préenregistrées en plus de la vidéo en direct. La combinaison de la diffusion en direct et de la vidéo à la demande pour les réunions internes contribue à améliorer votre messagerie.
- Incorporez des outils interactifs pour encourager les commentaires. Cela nécessite de l'interactivité et augmente directement l'engagement.
- Démos de partage d'écran étape par étape. Cela garantit que votre équipe comprend non seulement ce qui est attendu d'elle, mais qu'elle comprend la tâche à accomplir en exécutant les mouvements elle-même.
- Créez une bibliothèque de contenu vidéo. Ne laissez pas vos communications passer entre les mailles du filet ! Tirez parti de solutions qui vous permettent d'organiser du contenu et de fournir un hub permettant aux équipes de rester synchronisées.
8. Affinez continuellement votre programme de formation des employés
Il est également important de réfléchir au contexte de votre contenu. Une stratégie de communication interne réussie prévoit pour chaque participant, peu importe où il se trouve. Si vous envisagez de créer une bibliothèque de contenu de formation vidéo, assurez-vous de répondre aux besoins de votre public.
Et rappelez-vous :l'environnement ne doit pas être un point de friction dans votre stratégie. Steve Hamaday, responsable de la formation virtuelle chez Axalta, en a fait l'expérience lorsque son équipe a commencé à mettre en place des formations virtuelles en direct.
"La principale responsabilité de notre équipe de contenu est de développer du contenu de formation pour la salle de classe physique", dit-il. "Parce que nous donnons une tournure différente à la formation via notre programme virtuel en direct, nous devons" traduire "légèrement ce contenu pour être plus efficace pour nos participants en ligne."
9. Testez toujours votre technologie
Tester votre technologie est la dernière pièce d'une stratégie de communication interne efficace. C'est parce que c'est le canal dans lequel votre message est livré. "Vous ne voulez jamais commencer votre événement et voir les gens dire :"Je n'ai pas de son, je n'ai pas de vidéo, aidez-moi !", déclare David Haug, producteur vidéo senior chez Deloitte Global.
Pour éviter que de tels ratés viennent perturber l'expérience, prenez l'habitude de tester votre flux vidéo. Cela signifie vérifier la qualité audio, la qualité vidéo et la connexion Internet. Suivez les mouvements comme si c'était le jour même. Et envisagez de demander à quelqu'un de se joindre en tant que participant pour surveiller l'opinion des employés et vous assurer que votre vision se concrétise comme prévu.
Conclusion
Le travail n'est jamais terminé lorsqu'il s'agit de pérenniser votre stratégie de communication interne. N'oubliez pas que tous vos efforts servent l'objectif de se connecter avec les employés de manière authentique pour les aider à produire leur meilleur travail.
Atteignez votre équipe avec la vidéo
Publié à l'origine le 20 juin 2019 par Emily Gover. Mis à jour le 23 avril 2021 par Alysha Parker.