Au cours de la dernière année, il est probable que vous ayez échangé des conférences en personne contre des événements diffusés en direct. Avec de nombreuses choses reportées ou carrément annulées en 2020 - y compris des événements et de grands rassemblements - de nombreuses personnes se sont tournées vers des webinaires en direct ou des événements virtuels pour remplacer leur programme de conférence normal.
Mais avouons-le :bien qu'il soit plus facile (et amusant !) d'assister à une conférence virtuelle en pantalon de survêtement, déplacer un événement en ligne peut être stressant. Alors, pour les planificateurs d'événements et les spécialistes du marketing qui font pivoter, comment faites-vous pour que tout cela se produise ?
La réponse est la diffusion en direct. Dans cet article, nous vous expliquerons comment diffuser une conférence en quelques étapes simples. Et alerte spoiler :ce n'est pas aussi compliqué que vous le pensez, tant que vous disposez des bons outils et que vous planifiez à l'avance.
6 raisons de diffuser une conférence en direct
Bien que vous puissiez manquer le café et les pâtisseries de l'hôtel, la diffusion en direct d'une conférence présente certains avantages clés. Découvrez nos principales raisons pour lesquelles les planificateurs et les marqueurs d'événements devraient intégrer les conférences en streaming dans leur stratégie.
1. Adaptez-vous à toutes les circonstances.
Pour commencer, la diffusion en direct d'une conférence est une excellente alternative aux événements en personne. L'environnement virtuel permet aux organisateurs de conférences de se conformer facilement aux directives de santé publique et d'assurer la sécurité des participants. À titre d'exemple, le CDC a identifié les rassemblements uniquement virtuels comme des alternatives à faible risque aux rassemblements en plein air et à l'intérieur pendant le COVID-19.
De plus, la diffusion en direct d'une conférence gagne en popularité, 93 % des planificateurs d'événements déclarant qu'ils prévoient d'investir dans le virtuel à l'avenir.
2. Créez un environnement accessible pour les participants à la conférence.
La diffusion en direct permet d'élargir l'audience de votre événement. Pensez-y :sans avoir à vous déplacer, davantage de participants et d'intervenants ont la possibilité de participer à votre événement.
Vous avez un partenaire ou un sponsor d'événement situé dans un autre hémisphère ? Ils peuvent assister à votre événement sans payer la facture des billets d'avion ou une chambre d'hôtel. Éliminer les voyages peut également vous aider à réserver ce directeur de suite occupé ou ce conférencier célèbre qui a précédemment rejeté l'idée en raison de son emploi du temps chargé.
De plus, des outils tels que le sous-titrage en direct, les questions-réponses, les sondages et le chat en direct permettent à davantage de participants d'accéder et de participer à votre session d'événement en temps réel.
3. Développez les événements.
Une autre grande valeur ajoutée aux conférences en direct est la croissance. La diffusion en direct peut aider les planificateurs à toucher un public plus large, à réduire les coûts globaux de l'événement et à offrir la possibilité de trouver un plus grand nombre d'orateurs.
4. Générez plus d'opportunités de revenus.
Bien que la diffusion en direct d'une conférence puisse sembler une solution à court terme pour passer d'événements en personne, elle présente de nombreux avantages en termes de revenus. Par exemple, ajouter une billetterie payante à votre conférence est un moyen de gagner de l'argent. Cependant, Global Web Index a constaté que les participants virtuels sont prêts à donner de l'argent, à payer des artistes en direct et à acheter des marchandises. Envisagez donc d'ajouter des opportunités aux participants de faire des achats ou des dons lors de l'événement.
5. Enregistrez et distribuez facilement le contenu de l'événement.
Celui-ci est un biggie. La production de diffusion en direct peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez.
Les présentateurs et les orateurs peuvent diffuser en direct à partir d'un ordinateur portable à l'aide de l'audio et de la webcam intégrés ou configurer des lumières, un micro et caméra externe pour diffuser des vidéos de haute qualité aux participants virtuels. Et à la fin de l'événement, vous pouvez partager l'enregistrement avec les participants, les inscrits ou autoriser le contenu pour les futurs téléspectateurs.
6. Réduire l'empreinte carbone.
Ne tournons pas autour du pot :les entreprises doivent réfléchir à leur impact environnemental. Choisir de diffuser un discours d'ouverture ou un séminaire VIP est un choix écologique qui élimine les déplacements, les documents imprimés et d'autres aspects inutiles d'un événement en personne.
Comment diffuser une conférence en direct en 9 étapes
Il y a beaucoup de valeur à diffuser en direct une conférence. Mais comment tout mettre en place ? Nous avons quelques conseils pour vous aider à démarrer rapidement.
1. Créer une série d'émissions
Lorsque les cinéastes entreprennent de produire un film, ils commencent par le scénario. De même, les organisateurs d'événements qui planifient une conférence doivent aplanir une série d'émissions avant de se soucier des aspects de production d'un événement.
Certains éléments courants sur une liste récapitulative d'émissions sont :
- Coup d'envoi par l'organisateur ou l'animateur de l'événement
- Remarques liminaires d'un président ou d'un exécutif
- Segments ou sessions pour chaque intervenant ou table ronde
- Conférencier principal
- Remarques finales
Lorsque vous planifiez votre série de spectacles, n'oubliez pas de prévoir des pauses ! Ce n'est pas parce qu'il n'y a pas de déjeuner dans une salle de bal que les participants virtuels n'ont pas besoin de temps pour manger un morceau ou faire une pause.
2. Choisissez une plateforme de diffusion en direct
Ensuite, vous devrez choisir votre plateforme de diffusion en direct. Une plateforme de diffusion en direct héberge et diffuse votre vidéo aux participants. Il existe de nombreuses options, nous allons donc décomposer les types de plates-formes de diffusion en direct courantes et ce qu'il faut rechercher :
Plateformes tout-en-un :Il s'agit de plates-formes de diffusion en direct qui fournissent une assistance de bout en bout pour l'hébergement, l'édition et la diffusion de votre contenu vidéo.
Plateformes sociales : Les plateformes sociales telles que Facebook, Twitter, LinkedIn, Twitch et Instagram prennent en charge la diffusion en direct pour aider les utilisateurs à atteindre leur communauté.
Plateformes de visioconférence : Ces solutions vidéo servent principalement des cas d'utilisation 1:1 où les individus se rencontreront pour collaborer en temps réel.
Diffusion TV : Il s'agit d'un point de vente plus traditionnel pour diffuser du contenu en direct.
Les planificateurs d'événements doivent déterminer où héberger leur conférence virtuelle. Une solution de diffusion en direct comme Vimeo vous permet de diffuser en direct directement sur Vimeo ou de l'intégrer sur un site d'événement dédié. De plus, la diffusion simultanée est un excellent moyen d'étendre votre audience à d'autres chaînes.
En plus du type de plateforme de diffusion en direct pour votre événement, vous voudrez considérer les caractéristiques et les fonctionnalités pour donner vie à votre expérience. Si vous prévoyez d'héberger une conférence en direct, quatre facteurs doivent être pris en compte :
- Qualité du streaming et lecture
- Outils d'engagement des participants
- Outils de confidentialité
- Fonctionnalités de distribution telles que la diffusion simultanée vers d'autres destinations
- Analytique
- Gestion du contenu vidéo et stratégie de marque
3. Choisissez une équipe de production dédiée
Celui-ci dépendra de votre budget, de votre personnel et de vos exigences en matière de programmation. Il y a des avantages et des inconvénients pour les deux options.
L'utilisation d'une équipe interne est une excellente option. Assurez-vous simplement que votre équipe dispose des outils, des ressources et des effectifs nécessaires à la mise en ligne.
L'embauche d'une équipe de production vous permet d'être totalement autonome et de vous concentrer sur le contenu de l'événement. Pour les planificateurs d'événements qui découvrent le jeu de diffusion en direct, l'embauche d'une équipe peut sembler coûteuse, mais l'investissement garantira que votre événement pourra se dérouler sans accroc.
4. Choisissez la configuration d'équipement parfaite
Ensuite, il est temps de déterminer de quel équipement vous aurez besoin pour faire de votre diffusion en direct un succès. Une configuration habituelle d'événement de diffusion en direct comprend :
Une source vidéo :C'est en quelque sorte une évidence. Vous allez avoir besoin de caméras pour produire un séminaire en direct. Assurez-vous que vous disposez d'un moyen de capturer une vidéo de haute qualité. Si vous enregistrez une conférence sur scène, vous voudrez avoir au moins deux caméras pour tout capturer correctement.
Une source audio :Vous aurez également besoin d'un son de qualité. Cela commence par votre choix de microphone. Décidez si les orateurs porteront un micro-cravate, un micro sur un pupitre ou un micro à main. Positionnez les sorties audio pour éviter le retour des microphones en mouvement.
Cartes de capture :Une carte de capture est un appareil qui prend les signaux vidéo et audio et les transforme en données numériques pouvant être téléchargées sur des ordinateurs.
Un encodeur :Un encodeur est un périphérique matériel ou un produit logiciel qui transmet des données ou un retour à l'ordinateur.
Un canal de sortie :Votre canal de sortie, tout simplement, est votre plateforme de streaming. Assurez-vous d'avoir un bon signal Internet puissant avec une vitesse de téléchargement et de téléchargement rapide pour exécuter le canal de sortie.
Un écran externe :C'est toujours une bonne idée d'avoir un moniteur externe près du cadre de présentation pour voir exactement ce qui se passe avec la diffusion. De cette façon, vous pourrez voir ce que le spectateur voit, et si quelque chose ne va pas, vous pouvez le réparer immédiatement.
Avoir le bon équipement est crucial, alors assurez-vous de faire vos recherches avant de choisir votre configuration idéale.
5. Envisagez la diffusion simultanée pour atteindre le public de votre événement n'importe où
Si vous êtes un planificateur d'événements qui verse tout dans la programmation d'événements, vous souhaitez probablement le partager avec le monde.
La diffusion simultanée est un excellent moyen de diffuser votre contenu sur plusieurs plateformes à la fois. Par exemple, vous pouvez diffuser en direct votre conférence sur un site d'événement dédié et diffuser directement sur Facebook Live, YouTube, LinkedIn, ou choisir une destination personnalisée avec RTMP.
6. Planifier une répétition générale
Il n'y a aucune excuse pour laisser les détails au hasard, c'est pourquoi une répétition avec tous vos présentateurs et votre équipe de production est indispensable.
Vous pouvez avoir votre gâteau et le manger aussi! Premièrement, vos présentateurs peuvent avoir une idée réelle de l'émission en direct et deuxièmement, l'équipe de production peut atténuer tout problème technique avant qu'il ne se produise. La vérification de votre équipement de streaming et de votre connexion Internet garantit que votre conférence se déroulera comme prévu.
7. Prévoyez suffisamment de temps de préparation le jour de l'événement en direct
Assurez-vous que tout l'équipement et tous les acteurs clés sont en place bien avant l'heure de début. Avec des projets majeurs comme des conférences clients, des événements multipistes ou même une expérience interne pour l'équipe, il y a toujours beaucoup de pièces mobiles qui prennent plus de temps à préparer que vous ne le pensez.
8. Allez vivre !
Une fois que vous avez effectué tous les préparatifs nécessaires, il ne vous reste plus qu'à vous lancer et à vous amuser !
Assurez-vous que chaque session commence et se termine à l'heure. Donnez à vos orateurs et présentateurs un rappel amical de regarder la caméra et non le moniteur externe. Vous devez également vous assurer que vos participants savent comment ils peuvent interagir pendant l'événement, qu'il s'agisse d'utiliser un hashtag Twitter ou de participer à un chat en direct, à des questions-réponses ou à des sondages.
9. Rendre la conférence en direct disponible à la demande
Assurez-vous que toute votre conférence en direct est enregistrée. Comme mentionné, vous aurez un contenu extrêmement précieux après la conférence. Générez de nouvelles opportunités pour votre contenu avec un formulaire de prospect afin de pouvoir le partager et le vendre longtemps après l'événement en direct. Réservez du temps après la conférence pour modifier votre enregistrement et créer une page de destination où il peut exister à la demande.
Budget pour une conférence en direct
Ce n'est pas parce qu'une conférence en direct est virtuelle que vous pouvez oublier le budget. Lorsque vous réfléchissez à votre budget, n'oubliez pas de vous souvenir de chaque élément susceptible d'avoir un coût associé, par exemple :
- Frais de conférencier
- Achat ou location d'équipement
- Mettre à niveau votre débit Internet ou votre bande passante
- Assistance technique externalisée
- Services ou plate-forme de diffusion en direct de la conférence
Même s'il y a des coûts importants à retenir, en fin de compte, votre conférence en direct sera probablement plus rentable qu'un événement en personne de taille similaire.
Conclusion
Espérons que cet article a aidé à démystifier comment diffuser en direct une conférence. Peu importe ce qui peut nous garder près de chez nous, il n'y a aucune raison pour que les professionnels ne puissent pas continuer à se rencontrer, à collaborer et à réseauter. Nous prévoyons que la diffusion en direct aidera les entreprises à se développer à long terme.