Les réunions entre toutes les mains sont un élément clé d'une stratégie de communication interne. Lorsqu'ils sont bien faits, ils alignent les équipes et fournissent un forum sain pour les commentaires et la conversation. Ils peuvent également aider les employés à comprendre comment leur rôle et leur travail s'intègrent dans le tableau d'ensemble.
Mais il y a un hic. Lorsqu'elles sont mal orchestrées, ces réunions peuvent être au mieux peu engageantes ou au pire peu informatives.
Alors, pour les chefs d'entreprise qui souhaitent réunir tout le monde sur le pont, comment trouver le bon équilibre pour votre réunion ?
Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur les réunions à mains nues. Nous couvrirons les bases comme ce que c'est et pourquoi c'est important.
Nous vous donnerons également quelques conseils sur la façon dont Vimeo organise nos réunions à mains nues pour vous aider à produire les vôtres en toute confiance dans un monde de travail à distance ou hybride.
Prêt? Allons-y.
Qu'est-ce qu'une réunion plénière ?
Une réunion générale - parfois appelée assemblée publique - rassemble toute une organisation virtuellement ou en personne pour discuter des mises à jour à l'échelle de l'entreprise.
Habituellement, un dirigeant (pensez à votre directeur des opérations ou directeur général) dirige avec un ordre du jour rempli de mises à jour de l'entreprise, de nouveaux projets, de cris d'équipe et d'un temps réservé aux questions-réponses.
Pourquoi les réunions toutes mains sont-elles importantes ?
Pensez-y. Sans une réunion générale récurrente ou une assemblée publique, il est probable que les employés recueilleront des informations ad hoc dans toute l'organisation. Les informations peuvent être diffusées au coup par coup ou même être mal interprétées.
De plus, les employés ont besoin d'un lieu pour poser des questions et avoir une idée de la façon dont l'entreprise opère dans d'autres domaines où ils ne sont pas impliqués.
Heureusement, les réunions entre toutes les mains ont le pouvoir de rassembler les équipes. En partageant des informations lors d'une réunion désignée, les dirigeants peuvent favoriser la transparence et obtenir des commentaires en temps réel pour aider leurs employés à rester connectés où qu'ils soient.
Quelle est la différence entre une réunion virtuelle en personne et virtuelle ?
La plus grande différence entre une réunion virtuelle en personne et une réunion virtuelle est que les réunions virtuelles sont diffusées ou diffusées en direct aux employés.
Les réunions virtuelles à mains nues présentent également de grands avantages. Ils offrent aux organisations la flexibilité dont elles ont tant besoin pour inclure des équipes distantes, où qu'elles se trouvent.
Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle à mains nues ?
Un all hands ou une réunion publique virtuelle est un événement interne diffusé en direct à un public distant d'employés. Les réunions virtuelles à main levée sont devenues une nécessité pour les communications internes alors que de plus en plus d'organisations passent à une expérience de travail hybride à distance.
À l'ère de la distanciation sociale et du travail hybride, il est plus important que jamais de rester connecté. La vidéo apporte un sentiment de routine, de soutien et de communauté aux équipes dispersées.
Pourquoi les mains virtuelles sont essentielles aux communications internes
La collaboration virtuelle aide à garder les équipes alignées et engagées. Comme leurs homologues au bureau, les réunions virtuelles à main levée (ou assemblées publiques virtuelles) sont des lieux pour les mises à jour commerciales, les projecteurs sur les employés et une opportunité pour les dirigeants de répondre aux questions (et de crier ou deux !).
Mais rappelez-vous :une réunion entre toutes les mains réussie, qu'elle soit en personne ou virtuelle, dépend d'une mise en œuvre réfléchie. Une étude récente que nous avons menée avec Global Web Index a révélé que 54 % des cadres pensent que leurs organisations diffusent des mises à jour hebdomadaires, alors que seulement 20 % de leurs effectifs sont d'accord. Évidemment, cela représente une déconnexion !
Pour vous aider à franchir le gouffre des communications internes, nous avons rassemblé 8 conseils de la COO de Vimeo, Courtney Sanchez, sur la façon de planifier la meilleure réunion entre toutes les mains.
Comment organiser une excellente réunion tous mains en 8 étapes
1. Planifiez votre réunion à l'avance
Pour que votre réunion virtuelle à mains nues reste sur la bonne voie, prenez du recul et pensez comme un producteur. Cela signifie planifier, planifier et juste un peu plus de planification. De nombreuses actions en coulisses se produisent pour faire de chaque réunion virtuelle un succès.
Commencez par rédiger une proposition d'ordre du jour et faites-la circuler à l'avance auprès des parties prenantes concernées. La confirmation de l'ordre du jour, du déroulement de la réunion et des présentateurs peut se résumer à un fil, alors assurez-vous que vos parties prenantes comprennent votre calendrier.
Ensuite, si vous avez une équipe de production ou audiovisuelle qui prend en charge la diffusion, lancez un flux de test le matin du pour vous assurer que vous êtes prêt !
À titre d'exemple, Vimeo utilise une séquence de planification simple en deux étapes. Tout d'abord, nous diffusons une ébauche de l'ordre du jour à l'équipe de direction une semaine à l'avance et sollicitons des commentaires. Ensuite, notre équipe de production effectue un test du flux en direct pour résoudre à l'avance tout problème technique. Alors, c'est l'heure du spectacle !
2. Organisez votre réunion générale sur des sujets spécifiques
La meilleure réunion entre toutes les mains facilite un dialogue transparent et crée un environnement inclusif où les employés peuvent participer. Pour créer un environnement inclusif et engageant, Vimeo a rencontré beaucoup de succès en organisant nos réunions à mains nues sur des sujets très spécifiques.
Pour ce faire, vous devrez identifier les sujets les plus intéressants pour les employés et omettre tout ce qui est moins important.
Par exemple, si vous recevez un trop plein de questions à la fin de votre réunion, vous souhaiterez peut-être des sessions de questions-réponses en direct dédiées. Si plusieurs employés posent des questions sur un sujet spécifique, une réunion de suivi axée sur ce sujet les touchera probablement.
3. Augmentez la fréquence de vos réunions générales
Compte tenu de la réalité du travail à distance, il est probable que votre organisation puisse bénéficier d'une fréquence de réunion accrue pour maintenir la communication.
Au cours de la dernière année, Vimeo a reconnu la nécessité d'une cadence plus fréquente pour s'adresser à toute l'équipe. Ainsi, la nouvelle marque All Vimeo Live Town Halls allez vivre toutes les deux semaines. L'intention est d'avoir des réunions moins formelles qui permettent à la direction de fournir des mises à jour sur l'environnement actuel, l'entreprise et de répondre aux préoccupations des employés.
Il est également logique que l'exécution d'un all hand virtuel ait changé. Nous sommes passés à une production principalement à distance, même si le travail de préparation pour les réunions virtuelles et en personne est resté inchangé. Vous devrez également tenir compte des implications de ne pas pouvoir voir les réactions de tous vos employés à distance.
Découvrez comment les cadres adoptent de nouvelles stratégies de communication avec l'atelier sur les communications en milieu de travail.
4. Planifier les activités de réunion
Un grand défi pendant le travail à distance est de maintenir un sentiment d'appartenance. Lorsque vous planifiez votre réunion, réfléchissez à la manière d'intégrer des activités sociales. Pensez à des idées simples comme des happy hours virtuels, des jeux-questionnaires, des déjeuners-causeries et des défis Slack.
Par exemple, Vimeo organise des rencontres vidéo où les Vimeans présentent leurs animaux de compagnie et des concours « devinez l'arrière-plan virtuel ». Tout cela fait partie de Vimeo Virtual , un programme d'événements mondiaux pour offrir à nos équipes des opportunités de se rencontrer, d'apprendre et de se soutenir les unes les autres.
En plus des meetups comme show and tell, nous organisons des sessions sur la diversité, l'équité et l'inclusion. Envisagez des façons de vous démarquer de l'ordre du jour standard des réunions et trouvez des sujets et des thèmes pour motiver votre équipe.
5. Utilisez des sondages pour obtenir des commentaires
Nous avons appris qu'il est essentiel de recueillir des commentaires après un all hands virtuel. Vous remarquerez probablement lors de la prochaine synchronisation de votre entreprise qu'il est difficile d'évaluer les réactions lors d'une diffusion en direct.
Pour créer de précieuses boucles de rétroaction, envoyez des sondages, identifiez des personnes franches au sein de l'organisation et demandez aux nouveaux employés des informations sur ce qu'ils ont aimé et des exemples de ce qu'ils ont aimé dans les organisations précédentes. Ajoutez les commentaires au fur et à mesure que vous testez de nouveaux modules et approches lors de réunions futures.
6. Maintenez l'engagement des employés en montrant votre visage
Engager des employés à distance est un défi. La fatigue numérique est réelle. C'est pourquoi il est si important que les dirigeants soient francs et montrent leur visage aux employés. Encouragez les dirigeants à aborder les sujets ou les problèmes directement dans les supports de réunion plutôt que d'attendre de voir s'ils apparaîtront dans les questions-réponses.
Rappelez-vous :il n'y a rien de mal à ce que les dirigeants soient vulnérables, car cela démontre de l'empathie et une volonté d'être vrai. La franchise maintient les employés engagés et motivés, en particulier en période d'incertitude.
7. Intégrez les valeurs de l'entreprise dans votre stratégie de communication interne
Pour faire une réunion qui se démarque, intégrez les valeurs de votre entreprise avec honnêteté et intégrité.
Les valeurs de Vimeo influencent énormément notre stratégie de communication interne. L'empathie, l'impact et la franchise sont des piliers essentiels de notre stratégie de communication interne. Nous ouvrons toutes les mains avec un cadre « Ce qui fonctionne/Ce qui ne fonctionne pas (encore) » pour être transparent sur où nous avons un impact en tant qu'équipe et où nous devons nous améliorer.
Nous terminons chacun par une séance de questions-réponses anonyme et ouverte pour encourager toutes les voix qui souhaitent être entendues. Souvent, cela amène notre équipe de direction à aborder des sujets difficiles ouvertement et honnêtement. Nous sommes attachés à cette approche car nous pensons que c'est la meilleure façon de relever les défis en équipe.
8. Mesurez votre succès
Après toutes les mains, nous publions immédiatement un sondage pour que l'équipe donne son avis. Le succès est le plus souvent mesuré par deux questions :
- Comprenez-vous mieux la stratégie, les performances et les objectifs de Vimeo ?
- Est-ce que notre main d'œuvre a été un investissement en temps qui en valait la peine ?
Nous demandons également des commentaires sur le matériel de toutes les mains, car nous nous efforçons toujours de nous concentrer sur des sujets et des thèmes importants pour l'équipe, des sujets que nous n'avons pas abordés et que nous devrions avoir, ou tout commentaire supplémentaire.
Récapitulez :tout le monde sur le pont !
Nous nous adaptons tous à un nouvel environnement de travail à distance. Tirez parti des leçons apprises et continuez à affiner votre processus de communication interne grâce à ces conseils utiles :
- Planifiez vos réunions plénières à l'avance.
- Organiser des réunions sur des sujets spécifiques
- Augmentez la fréquence de vos réunions générales
- Épicez-le avec des activités et des défis virtuels.
- Recueillir les commentaires importants grâce aux enquêtes.
- Montrez votre visage.
- Intégrez vos valeurs dans la stratégie de communication
- Continuez à mesurer le succès.
Vous planifiez votre propre réunion virtuelle ou en personne ? L'équipe de production en direct de Vimeo peut vous aider avec des conseils et des conseils pour en faire un succès.
Publié à l'origine le 14 avril 2020. Mis à jour le 15 avril 2021.