Aujourd'hui, les sommets en personne ne sont pas le seul moyen de créer des relations d'affaires significatives. Les sommets et événements virtuels rassemblent les gens pour discuter de sujets importants, générer des prospects et stimuler les ventes. La puissance des outils vidéo et de production peut aider toute entreprise ou créateur à créer des espaces numériques significatifs où les leaders de l'industrie peuvent se connecter, prospérer et développer leur entreprise.
Alors, comment commencer ? Dans cet article, nous aborderons les bases de ce qu'est un sommet virtuel, comment créer un événement virtuel époustouflant et pourquoi ils peuvent avoir un impact significatif sur votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un sommet virtuel ?
Un sommet virtuel est un événement collaboratif en ligne exclusif où les conférenciers sont invités à discuter d'un sujet spécifique. Les sommets virtuels sont une excellente opportunité de génération de prospects pour les entreprises, car les participants s'inscrivent généralement pour participer à l'événement. Certains sommets sont sur invitation uniquement avec la participation de cadres supérieurs ou de personnes influentes, ce qui en fait un lieu idéal pour partager de nouvelles informations sur l'industrie.
En savoir plus sur les événements VimeoTout comme un sommet en personne, un sommet virtuel est un excellent moyen d'attirer des clients et d'entretenir des relations avec les clients existants, le tout sans le coût de l'organisation d'un événement physique.
En règle générale, les sommets virtuels peuvent durer de 3 à 5 jours en fonction du volume de contenu de l'événement et de la liste des conférenciers. Cependant, une enquête récente a montré que 70 % des personnes interrogées pensent qu'un événement devrait durer une heure ou moins . Les planificateurs d'événements devraient envisager de répartir le contenu des conférenciers au cours de quelques semaines, pour aider à atténuer la fatigue de toute vidéo ou événement. Cela permet à tous les sujets de l'événement de se réunir pour résoudre les problèmes de l'industrie et soutenir le thème général du sommet virtuel.
Pourquoi les sommets virtuels sont en plein essor
Atteindre plus de participants à l'événement
L'une des principales raisons pour lesquelles les sommets virtuels sont populaires est qu'ils ont une empreinte mondiale étendue. Cela garantit que le contenu de l'événement a le potentiel d'atteindre plus de personnes et d'attirer plus de conférenciers, ce qui en fait un événement riche et inclusif avec de vastes opportunités de réseautage et d'apprentissage. Ces événements ont le pouvoir de connecter des leaders de l'industrie du monde entier qui, autrement, n'auraient pas pu y assister en personne.
Les sommets virtuels sont également attrayants pour les cadres ou les décideurs clés de l'entreprise. Avec des horaires chargés, les cadres ont généralement du mal à se réunir tous au même endroit. Sans parler des tracas liés à l'organisation du voyage et de l'hébergement. Mais un sommet virtuel permet aux cadres supérieurs de s'adapter facilement à leurs horaires déjà chargés. Cela signifie que les spécialistes du marketing peuvent trouver un canal clé de génération de prospects via des sommets virtuels et d'autres événements virtuels ou séries de webinaires.
Créez des expériences événementielles percutantes et rentables
En prenant le temps de planifier votre événement virtuel avec le contenu et l'expérience appropriés, vous pouvez renforcer l'influence et l'influence de votre marque et faire de votre sommet un événement incontournable de l'industrie.
Le bon contenu, les conférenciers et la conception d'événements virtuels peuvent vous aider à attirer votre public cible et vous pouvez les impliquer dans l'éducation, le leadership éclairé, les démonstrations de produits et les opportunités de réseautage.
Les sommets virtuels sont généralement plus rentables que les sommets en personne. Alors que les événements en personne peuvent prendre des mois, voire un an de planification avec plusieurs personnes, équipes et ressources impliquées, les sommets virtuels peuvent être diffusés directement à partir d'un navigateur avec des ressources minimales comme une sortie vidéo et audio. Ils constituent un moyen durable de créer des événements sans perdre le nombre de participants potentiels.
Vous pouvez également augmenter la génération de prospects et les opportunités de revenus avec des options de billets payants qui offrent un accès au contenu exclusif dont votre public a besoin. Cela ouvre la porte à des bénéfices potentiels et occupera vos équipes de vente.
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Obtenir le guideComment organiser un sommet virtuel
L'hébergement d'un sommet virtuel est très similaire à l'hébergement d'un événement virtuel. Ce qui distingue vraiment un sommet, c'est l'accent mis sur la collaboration. Qu'il s'agisse de contenu, d'intervenants ou d'opportunités d'engagement, vous souhaiterez faire de la place aux discussions lors de la création de votre sommet virtuel.
Voici quelques étapes clés à prendre en compte dans le processus :
Planifiez votre événement et fixez-vous des objectifs
La planification et l'établissement d'objectifs sont de la plus haute importance. Posez quelques questions importantes, notamment :
- Quel est votre public cible pour ce sommet ?
- Quel problème votre audience essaie-t-elle de résoudre ?
- Comment ce public contribuera-t-il à la ou aux solutions ?
Répondre à ces questions vous aidera à créer un plan pour votre sommet. Ensuite, déterminez quand organiser votre sommet. Gardez à l'esprit les vacances, la rentrée scolaire et les fuseaux horaires. Tenez également compte des autres événements compétitifs potentiels.
Bien que le temps de préparation de votre sommet virtuel puisse varier en fonction de la taille et des objectifs, il est généralement prudent d'estimer 12 à 20 semaines de délai. La principale raison d'un délai plus long est que vous souhaitez inclure à la fois le temps d'organiser le sommet en plus de la préparation et de l'intégration des conférenciers pour l'événement. Cela inclut le temps pour présenter, affiner les sujets de discussion, créer des présentations d'événements ou de webinaires, des répétitions et une promotion globale.
*Conseil de pro : Les conférenciers du sommet virtuel nécessitent un peu plus d'attention. Il est courant d'envoyer des rappels pour les délais et des mises à jour sur les numéros d'inscription aux événements. La transparence avec les intervenants est essentielle pour construire une relation solide.
Créez le site Web de votre événement et évaluez vos besoins technologiques
La création de sites Web et la configuration technique sont essentielles à votre sommet virtuel. Lors de la construction de l'expérience d'inscription à l'événement, gardez toujours l'expérience du participant en tête.
Par exemple, votre page d'inscription à un événement doit être conçue pour capter l'attention de votre public. Votre technologie événementielle doit également être facile à naviguer le jour du sommet virtuel, ce qui signifie moins de temps à télécharger des applications et plus de temps à s'engager dans le contenu d'un navigateur.
Nous avons mis en évidence les fonctionnalités clés du sommet virtuel à rechercher lors de l'évaluation d'une solution événementielle :
Portail d'inscription personnalisable : Un formulaire, un portail ou une page d'inscription est la façon dont les participants s'inscrivent à votre événement. Si vous avez des options de billets payants, c'est également ici que vos participants peuvent également acheter des billets surclassés pour des pass VIP tout accès
Expérience de visionnage de haute qualité : Le contenu de votre événement et l'expérience de visionnage sont essentiels pour maintenir l'engagement des participants au sommet. Et avec tant de façons de passer du temps, de basculer entre les onglets, il est utile de choisir une solution qui offre aux téléspectateurs la facilité de regarder l'événement dans leur navigateur, plutôt que de leur demander de télécharger une application au préalable.
Studio de production intuitif : Les programmeurs d'événements virtuels ont besoin de confiance pour passer en direct. Des outils de diffusion puissants et intuitifs qui permettent à un seul utilisateur de télécharger et de manipuler du contenu avant un événement en direct sont un excellent moyen de s'assurer que tout est bon pour aller dans les coulisses avant de passer en direct.
Marquage de l'événement :Le contrôle des couleurs, des polices, de l'opacité et des logos permet de créer une expérience virtuelle cohérente et conforme à la marque.
Vidéothèque : Les sommets virtuels incluent de nombreux contenus vidéo tels que des discours liminaires, des sessions de conférenciers, des tables rondes et des ateliers. Une vidéothèque peut servir de lieu où les participants peuvent accéder au matériel et aux présentations de l'événement après l'événement. Cette fonctionnalité change la donne, en particulier après l'événement.
Outils d'engagement : Votre public assiste à l'événement pour apprendre et faire avancer sa carrière, mais il espère également nouer de nouvelles relations commerciales. Le chat en direct, les questions-réponses modérées, les quiz, les sondages, les réunions 1:1 et les sessions de réseautage dédiées peuvent aider à faciliter les collisions occasionnelles en ligne.
Activation de la liste de diffusion : Ajoutez à votre entonnoir marketing et développez l'audience de votre marque avec des options pour vous abonner à des newsletters ou à des listes de diffusion. Découvrez des solutions événementielles qui incluent des intégrations à vos opérations marketing et à vos outils CRM.
Analyse post-événement : Obtenez une idée des performances de votre événement virtuel avec des statistiques d'événement macro telles que le nombre total de vues, la durée moyenne de visionnage et le nombre maximal de téléspectateurs, ainsi que des analyses au niveau des téléspectateurs telles que le nombre d'inscrits par rapport aux participants, la durée de visionnage et tout engagement à partir de sondages et de questions-réponses. Ces données peuvent aider les producteurs d'événements à comprendre le comportement des participants à un niveau granulaire afin d'optimiser les futures expériences d'événements.
Outils de montage vidéo : Après votre événement, vous pouvez découper votre vidéo et ajouter des chapitres avant d'héberger le contenu pour une utilisation à la demande. Vous voulez créer une bobine de surbrillance ? Recherchez des plates-formes capables de créer des GIF amusants à partir de votre contenu afin de pouvoir les partager par e-mail ou via des campagnes sur les réseaux sociaux une fois l'événement terminé.
* Conseil de pro : Assurez-vous que le contenu de votre site Web s'adresse directement à votre public. Envisagez d'embaucher un rédacteur qui connaît bien le sujet ou l'industrie en question. Ils peuvent également aider à réviser les présentations, le contenu du site Web et tout graphique visuel.
Promouvoir l'événement auprès des partenaires et sponsors
Le partenariat avec des marques de niche peut attirer un large public à notre sommet virtuel. Il est préférable de commencer à chercher au sein de votre réseau existant. On ne sait jamais, vous découvrirez peut-être de nouvelles relations ou vous verrez proposer des introductions à d'autres marques.
Lors de l'élaboration de votre stratégie de sensibilisation des sponsors, la personnalisation est essentielle. Attirez leur attention quelques secondes après avoir lu l'e-mail. La tactique clé est de noter quelle est la proposition de valeur pour eux. Vous pouvez même envisager d'enregistrer une vidéo dans l'e-mail qui résume "Qu'y a-t-il pour eux de participer ?" pour les aider à répondre à cette question et à lancer la conversation.
De bons partenariats peuvent faire des merveilles pour votre sommet et également avoir un impact sur l'industrie dans son ensemble. Mediaweek d'Adeek bénéficie du soutien de l'Association of National Advertisers (ANA) et des 4A. L'ANA représente à elle seule des spécialistes du marketing qui représentent plus de 400 milliards de dollars en marketing et publicité par an. Les 4A servent plus de 700 agences membres qui aident à diriger plus de 85 % des dépenses publicitaires totales aux États-Unis. Voilà ce que j'appelle des partenariats puissants.
Préparer le contenu de l'événement en direct et préenregistré
L'une des plus grandes questions pour tout événement virtuel est de savoir si les sessions doivent ou non être en direct ou préenregistrées. Parce que les sommets virtuels sont plus collaboratifs et fonctionnent mieux avec l'engagement des participants en direct, il est préférable d'être 100 % en direct. Cela permet des questions-réponses en temps réel avec le public. C'est important pour un sommet d'avoir un dialogue constant avec des points de discussion contributifs continus. Le contenu préenregistré doit être destiné aux extraits vidéo rapides ou au contenu informatif provenant de votre marque dans ce paramètre.
Peu importe si les conférenciers viennent en direct ou diffusent en simultané, vous voudrez qu'ils soient à leur meilleur et qu'ils se sentent en confiance. Dans le cadre de leur processus d'intégration, envoyez-leur un kit de conférencier virtuel. Cela inclut tout ce dont ils ont besoin pour réussir leur mise en ligne, comme l'éclairage, un microphone et une toile de fond pour un affichage professionnel complet. Les répétitions doivent inclure des tests de tout l'équipement bien à l'avance.
* Conseil de pro : Les normes d'un sommet virtuel sont plus élevées que d'autres événements virtuels. Si vous avez une marge de manœuvre dans votre budget, engagez une équipe de production professionnelle pour gérer les enregistrements en direct. Ils se composent généralement d'un réalisateur, d'un producteur, d'un opérateur du son et d'un ingénieur de diffusion. Ils s'assureront que le flux est de haute qualité, maintiendront les niveaux audio, utiliseront le bon équipement et effectueront une transition transparente entre les différents plans.
Examiner les commentaires et les analyses après l'événement
Les commentaires sont essentiels pour mesurer le succès de votre événement virtuel. Les commentaires des participants donneront un aperçu de la valeur du contenu et de l'expérience de l'événement. Les commentaires des conférenciers vous donneront un aperçu de la façon dont le processus d'intégration s'est déroulé et de la façon dont les conférenciers réussissent se sentent à propos de leurs sessions. En fin de compte, vos conférenciers doivent se sentir maîtres de leurs présentations, tout en étant clairement guidés par votre équipe. Les formulaires de commentaires peuvent être envoyés par e-mail avec différents rôles de participants basés sur la messagerie, la participation à des événements ou d'autres détails utilisés pour segmenter les audiences.
De plus, les analyses d'événements telles que le nombre d'inscrits, de participants, la durée totale de visionnage, le pic de visionnage et les détails sur les questions-réponses, les sondages et les commentaires peuvent donner aux planificateurs d'événements plus de visibilité sur les parties de l'événement qui sont engageantes et sur la manière de s'améliorer pour l'avenir.
Fournir plus de moyens d'interagir avec le contenu et de se connecter avec les participants
La fin de votre sommet virtuel ne doit pas marquer la fin des conversations d'affaires. N'oubliez pas de modifier votre contenu vidéo et de l'héberger à la demande pour les personnes inscrites à l'événement et les participants.
Vous pouvez également encourager les participants à se connecter et à collaborer après le sommet. Envisagez d'héberger une communauté exclusive via des réseaux sociaux tels que Facebook ou Slack. Surveillez ces canaux régulièrement et alimentez-les avec des incitations de votre marque. Cela peut ressembler à des groupes de défense, des programmes de mentorat, des groupes d'adhésion, des rencontres, des groupes consultatifs, etc.
* Conseil de pro : Un suivi souvent négligé est le point de contact post-événement avec vos partenaires. Allez au-delà de l'envoi d'une liste de participants et organisez un appel ou un déjeuner après votre sommet. Vous voulez que vos partenaires se sentent valorisés et que leurs commentaires et opinions soient entendus. Ils peuvent également avoir des suggestions pour les futurs sommets qui garantiront leur soutien pour les sommets virtuels à venir.