Guide du modérateur pour les tables rondes

La plupart des conférences ou conventions, qu'elles soient en direct ou virtuelles, ont au moins une session qui implique des panélistes experts. Vous avez peut-être rencontré une table ronde et n'avez pas beaucoup réfléchi à la planification et à la production d'une telle table ronde.

Mais que se passe-t-il si vous prévoyez d'organiser une table ronde pour la première fois ? Pour les organisateurs d'événements ou les modérateurs de panel, les tables rondes peuvent être difficiles à équilibrer. Vous devez tenir compte du support, des questions du public, de la manière de naviguer entre plusieurs points de vue, tout en gardant la conversation intéressante !

Ce guide vous aidera à mieux comprendre les tables rondes (en personne ou virtuelles), des conseils pour les organiser avec succès, ainsi que la façon de planifier et d'héberger des tables rondes virtuelles.

Qu'est-ce qu'une table ronde ?

Les tables rondes suivent généralement la même structure, quel que soit le secteur ou l'événement :3 à 5 membres du panel qui sont des experts en la matière discutent de sujets dans leur domaine devant les membres du public. C'est le travail d'un modérateur de guider la discussion entre le public, les panélistes, ainsi qu'entre les autres panélistes.

Selon la formalité de l'événement, les questions du public sont soit prises directement par le public en direct, soit préparées à l'avance.

Il est important de noter que les tables rondes sont exactement cela :des discussions. Il ne s'agit pas d'entretiens individuels avec des individus, de questions-réponses ou d'ensembles de présentations PowerPoint.

L'objectif principal d'une grande table ronde est de partager les connaissances et la sagesse, d'inspirer une réflexion approfondie et d'offrir des plats à emporter précieux pour le public.

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5 conseils rapides pour organiser une table ronde réussie

Organiser une table ronde peut être un peu intimidant au début. Donc, dans cette section, nous allons parler de cinq conseils rapides qui vous donneront une excellente base. Ces conseils sont pertinents, que vous organisiez un événement en personne ou un événement virtuel.

1. Déterminer le but

Il peut être facile de considérer une table ronde comme une activité d'entreprise amusante et facile, mais sans véritable objectif, elle peut tomber à plat. Idéalement, la discussion devrait être centrée sur un sujet spécifique, tel qu'un problème dans votre secteur ou lorsque des personnes (ou votre entreprise) peuvent innover dans un domaine spécifique.

En fait, selon notre récente enquête, 64 % et 63 % des participants déclarent que la qualité des intervenants et la pertinence du contenu les poussent respectivement à s'inscrire aux événements.

2. Assurez-vous que le contenu est pertinent et intéressant

Dans la même veine que de décider de votre objectif, à partir de là, vous pouvez déterminer si votre sujet est suffisamment pertinent et intéressant pour justifier une table ronde. Si le sujet est trop superficiel ou non pertinent pour votre public, vous risquez de manquer de points clés et de sortir du sujet, ce qui finira par réduire la valeur de l'événement.

Cela étant dit, la plupart des tables rondes durent entre 60 et 90 minutes. Il vaut donc également la peine de s'assurer que vous ne choisissez pas un sujet trop profond où des points clés pourraient être manqués et vous manquez de temps d'antenne.

3. Demandez au modérateur et aux panélistes de se rencontrer au préalable

Si vous (en tant que modérateur) ne rencontrez vos panélistes qu'à la dernière minute (ou vice versa), vous courez quelques risques qui peuvent faire dérailler votre discussion.

Les bons modérateurs connaissent suffisamment leurs panélistes pour ne pas les offenser lorsqu'ils doivent interrompre leur propos pour passer à autre chose. De même, les panélistes peuvent se sentir suffisamment à l'aise pour rebondir sur le modérateur et les autres panélistes de la discussion.

C'est également une excellente occasion d'obtenir les biographies préférées de vos panélistes et des informations de suivi.

4. Gardez la discussion structurée, mais détendue

De nombreux événements de prise de parole en public commencent avec le public et le ou les orateurs se sentant un peu tendus. Une excellente façon de s'assurer que la tension ne reste pas là est d'avoir d'abord une conversation rapide au coin du feu. Ces discussions plus informelles peuvent aider à préparer votre auditoire à la table ronde principale.

Mais ne vous y trompez pas, alors que tout le monde doit être suffisamment détendu pour parler, il doit toujours y avoir une structure dans la discussion. Une bonne façon de fournir cette structure est de créer une présentation de webinaire. La présentation peut comporter des diapositives de questions spécifiques du public ou des points clés à discuter et à parcourir.

5. Interagissez avec le public, même si vous organisez les questions

Quelle que soit la taille de votre événement, garder le public engagé est la priorité absolue d'une table ronde - si ce n'est pas le cas, pourquoi l'avoir en premier lieu ? Vous pouvez interagir plus facilement avec des publics plus restreints, par exemple en répondant à des questions en direct, en obtenant leur avis et en leur demandant ce qu'ils en pensent.

Avec un public plus large, cela peut être plus délicat. Selon votre sujet, vous pouvez les impliquer dans des expériences rapides, comme la façon dont Wendy MacNaughton a demandé aux membres de se dessiner sans regarder leurs papiers. Ou vous pouvez même organiser un quiz pour briser la glace ou même trouver des lacunes dans les connaissances de votre public.

Suivre ces conseils vous aidera à vous assurer que votre table ronde est intéressante et attrayante pour votre public, ainsi qu'une discussion riche et précieuse pour lui et votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une table ronde virtuelle ?

Les idées principales d'une table ronde sont exactement les mêmes pour les tables rondes virtuelles. La principale différence est qu'un type est en personne tandis que l'autre est en ligne.

Une table ronde virtuelle est un événement en ligne ou un webinaire composé d'un modérateur, de panélistes et d'un public qui discutent collectivement d'un sujet stimulant dans le but de laisser l'événement inspiré et mieux informé.

Étant donné comment la pandémie mondiale a affecté notre façon de travailler et de communiquer, les tables rondes virtuelles sont devenues encore plus populaires qu'auparavant.

Comment planifier et animer une table ronde virtuelle en 4 étapes

Dans cette section, nous allons parler de la planification d'événements virtuels, dans ce cas, une table ronde. Cependant, vous devez considérer ces étapes et conseils comme des ajouts aux points que nous avons déjà abordés ci-dessus (inutile de répéter les mêmes informations !).

Cela est particulièrement dû au fait que les tables rondes virtuelles présentent des défis uniques, tels que les échecs technologiques, l'engagement du public et la poursuite de la conversation lorsque vous n'avez pas de contact visuel avec eux. Dans cet esprit, examinons maintenant ces autres étapes.

1. Choisissez une plate-forme d'hébergement

Si vous avez une excellente idée de table ronde virtuelle, vous devrez trouver un moyen de l'héberger - sinon, l'idée sera morte dans l'eau.

Pour vous aider à déterminer quel logiciel choisir, essayez de répondre aux questions suivantes :

• Envisagez-vous de cibler une très large audience ou une audience de niche plus restreinte ?
  
• Voulez-vous avoir des éléments interactifs dans votre discussion ?
  
• Allez-vous payer ou bloquer l'événement ?

Répondre à ces questions principales vous aidera à affiner les options qui s'offrent à vous. Par exemple, si vous prévoyez un large public, l'utilisation d'un logiciel de visioconférence tel que Zoom peut s'avérer être un cauchemar pour l'organisation (et la bande passante), en particulier si le public utilise tous ses caméras.

Au lieu de cela, vous préférerez peut-être utiliser une plate-forme d'événements virtuels pour gérer facilement vos éléments de production et vos intervenants afin de créer une conversation animée. Vous pouvez également essayer la diffusion en direct pour une configuration de production plus complexe ou si vous cherchez à diffuser simultanément sur des chaînes comme Facebook ou YouTube Live où votre public peut discuter et poser des questions en direct dans les commentaires.

2. Planifiez bien à l'avance

Vous pourriez penser qu'étant donné la quantité de planification qui peut être impliquée dans les événements physiques, les événements en ligne seraient beaucoup plus faciles à organiser. La vérité est qu'ils sont tous les deux de difficulté égale, vous dirigez simplement l'effort de différentes manières.

Par exemple, lorsque vous invitez des conférenciers à un événement en personne, il est préférable d'organiser leur transport (au moins jusqu'à l'événement) - d'un autre côté, si vous organisez une table ronde virtuelle, vous devez savoir s'ils ont le droit équipement (ainsi que toutes les exigences d'accessibilité).

En général, il existe certaines bonnes pratiques courantes si vous vous demandez comment planifier une table ronde virtuelle au-delà de la recherche de panélistes et d'hôtes :

Faites une liste des exigences techniques. Cela inclut à la fois les logiciels, tels que les capacités de diffusion en direct, ainsi que le matériel comme les caméras, l'éclairage et les microphones (et vérifiez si les panélistes peuvent répondre à ces exigences).

Organisez un événement ou ordre du jour. Bien sûr, vous créerez un ordre du jour ou un flux d'événements pour toutes les tables rondes - mais pour les tables rondes virtuelles, vous devrez également déterminer comment vous passerez d'une partie de l'événement en ligne à l'autre et combien de temps vous consacrerez pour que les panélistes parlent ou répondent aux questions.

Préparez vos panélistes . Vos présentateurs dirigent la discussion. S'ils sont excités, votre public est excité. Assurez-vous donc d'avoir consacré suffisamment de temps pour préparer les intervenants, fournir des commentaires et coacher si nécessaire afin qu'ils soient confiants et prêts pour la scène virtuelle.

Préparez quelques questions à l'avance. Certains publics peuvent être un peu timides, il est donc toujours utile de préparer quelques questions à l'avance avec les panélistes pour éviter les silences gênants.

Soyez attentif aux fuseaux horaires. Lorsque vous organisez une heure pour votre table ronde virtuelle, assurez-vous de tenir compte des fuseaux horaires de vos panélistes et de votre public.

Testez tout. Il est toujours préférable de tester la technologie que vous utilisez avant de diffuser votre événement :59 % des participants au webinaire sont susceptibles d'arrêter un événement plus tôt en cas de difficultés techniques.

Une fois que vous avez planifié les bases de l'organisation, il est temps de réfléchir à la façon dont vous pouvez optimiser l'expérience du public.

3. Optimisez l'expérience des participants

Un aspect de la planification d'événements que les gens négligent souvent est l'interaction avec le public avant à l'événement même à partir. Lorsque vous commencez à planifier, tout dépend du sujet, des conférenciers à inclure, de la manière d'organiser l'événement, avec moins de réflexion sur le marketing.

Bien sûr, l'idée d'une discussion intéressante avec de grandes questions peut suffire à inciter certaines personnes à s'inscrire, mais la plupart devront être convaincues.

Par exemple, ce serait une excellente idée de créer une page d'accueil vidéo qui parle des objectifs de la table ronde et de la valeur qu'elle apportera au public.

Mais le marketing ne s'arrête pas là. Lorsque les gens s'inscrivent à l'événement, assurez-vous de capturer leur e-mail afin de pouvoir leur envoyer une séquence d'e-mails menant à celui-ci. Votre séquence d'e-mails peut inclure :

• Présentation des intervenants (bios détaillées)
• Détails de l'ordre du jour
• Informations sur l'envoi de questions
• Hypothèse générale et rappels sur l'événement
• Créez et fournissez un lien vers un groupe Slack avant l'événement pour que les participants puissent réseauter au préalable

Même lorsque l'événement est terminé, vous avez la possibilité d'offrir encore plus de valeur à votre public grâce à des séquences d'e-mails de suivi pouvant inclure :

• Une fiche à emporter (points clés discutés et résumés concis pouvant être tweetés)
• Téléchargements gratuits ou guide de ressources en rapport avec le sujet de l'événement
• Demande de commentaires sur l'événement

Lorsqu'il s'agit d'optimiser les tables rondes virtuelles, vous voulez réfléchir au type de valeur que le public obtient des panneaux en personne et comment vous pouvez les reproduire (ou même les battre) avec des panneaux virtuels.

4. Engagez votre audience virtuelle

Avec de nombreuses personnes travaillant à domicile depuis plus d'un an maintenant (moi y compris), la fatigue du zoom est un obstacle que vous devrez aider votre public à surmonter. Notre dernière "étape" est donc un ensemble de conseils pour vous aider à garder un public virtuel engagé avec votre table ronde.

Diversité des panélistes

Pour commencer, lors de la création de votre panel, assurez-vous de garder la diversité à l'esprit. Si tous vos panélistes viennent du même milieu, vous aurez du mal à obtenir une variété de points de vue, ce qui est un moyen rapide de mettre fin à une discussion.

Encourager les questions du public

Vous avez peut-être pu dresser une liste de questions en parlant aux panélistes et en en demandant aux participants avant l'événement. Dans ce cas, savoir que les questions soumises recevront une réponse pourrait garder le demandeur dans les parages.

Cependant, si vous ouvrez également un espace pour les questions en direct du public, cela pourrait garder ceux qui n'ont pas eu la chance de soumettre des questions à l'avance.

Fournir des moments d'interactivité

Avouons-le, parler peut parfois être un peu ennuyeux, surtout lorsque le public a la possibilité d'être distrait à la maison.

Pour garder les gens activement engagés essayez d'utiliser des sondages pour évaluer rapidement les opinions (ce que vous pouvez faire sur la plupart des plateformes de médias sociaux, bien que Twitter soit probablement le meilleur choix).

Une autre option consiste à encourager la discussion entre les membres du public dans le chat de la plateforme. Cela peut être utile si une question ou une réponse particulière a suscité de nombreux débats mais que le modérateur doit passer à autre chose.

Laissez-les réseauter

Beaucoup d'entre nous l'ont fait - sont allés à un événement, ont participé, ont parlé à un tas de nouvelles personnes, mais ont oublié de partager leurs coordonnées (qui était encore ce type ?).

La fin de la table ronde proprement dite est un moment idéal pour proposer (ou rappeler) aux membres du public de réseauter les uns avec les autres. Dans Zoom, vous pouvez le faire en créant des "salles de discussion" pour que de plus petits groupes de membres se parlent (au lieu de bombarder la salle principale avec des adresses e-mail).

Vous pouvez également les renvoyer au groupe Slack que vous avez créé avant l'événement.

Suivre ces conseils avant, pendant et après l'événement vous aidera à vous assurer que tout se passe bien et que vous apportez une réelle valeur à votre public.

FAQ sur les tables rondes