Vous n'avez pas à craindre les événements hybrides - ils existent depuis des années. En 2011, le CDC a lancé un événement hybride de quatre jours où 1 600 participants se sont joints en personne et 1 875 employés du CDC du monde entier se sont joints en ligne. Plus de 50 % des participants étaient à distance !
La vidéo et la diffusion en direct permettent des modes de connexion flexibles, ce qui est important pour les personnes qui assistent à des événements à distance ou qui travaillent à domicile. L'année dernière nous a donné l'occasion de faire évoluer les événements traditionnels d'une manière que nous n'aurions jamais imaginée.
Dans ce guide, nous parlerons des événements hybrides et des conseils sur la façon d'organiser un événement hybride avec vidéo. Plongeons !
Que sont les événements hybrides ?
Un événement hybride est un événement avec deux expériences différentes, mais connectées.
Cela peut ressembler à un salon professionnel, une conférence, une réunion ou un séminaire qui combine un aspect en direct et en personne avec une expérience d'événement virtuel. Ce qui est formidable avec les événements hybrides, c'est qu'il y a une grande liberté pour construire la composante numérique.
La composante numérique peut aller de l'inclusion des médias sociaux à la diffusion en direct de l'ensemble de l'événement. La clé du succès est de faire preuve de créativité et de choisir ce qui fonctionne pour votre public.
5 raisons d'investir dans des événements hybrides
Pourquoi investir dans un événement hybride ? Bien que votre public ne rejoigne pas toujours un événement en personne, avoir un accès ad hoc au contenu de votre événement est toujours précieux. L'hybride vous permet d'atteindre un public plus large en rendant un événement disponible en personne et en ligne.
Voici cinq avantages clés à prendre en compte lors de l'organisation de votre premier événement hybride :
1. Étendez votre portée
Vous n'êtes pas limité au public local avec des expériences hybrides. Vous pouvez vous adresser à un public mondial et vous connecter avec lui. La diffusion en direct d'un événement offre de nombreux avantages, notamment :élargir votre portée, vous connecter avec votre public, développer votre marque, aider à promouvoir des produits et (avec la bonne solution) donner vie rapidement et facilement à un événement en ligne.
L'hybride élargit également l'horizon des conférenciers potentiels. Envie de talents d'un autre continent ? Aucun problème. Vous pouvez faire contribuer les conférenciers virtuellement.
2. Créer plus d'offres de parrainage
Les sponsors d'événements peuvent désormais investir dans deux expériences avec un modèle hybride. Ce qui était autrefois un monde de stands de sponsors et de placement de logos peut migrer vers l'immobilier numérique.
Un sponsor d'événement hybride peut explorer de nouvelles options telles que le parrainage de sessions et d'ateliers d'événements virtuels, la conduite d'expériences de réseautage virtuel, etc. Les événements hybrides donnent aux sponsors plus de raisons d'investir dans votre événement tout en augmentant les revenus de votre entreprise.
3. Nouvelles opportunités d'engagement du public
Les événements hybrides créent des opportunités pour les membres du public de se mêler de multiples façons. Les audiences numériques peuvent dialoguer entre elles et avec les participants en personne. De même, les participants en personne peuvent se connecter entre eux et avec des audiences numériques via un chat en direct et des sondages pris en charge par votre plateforme. Votre plateforme virtuelle est un média qui connecte les deux publics à un espace numérique où la plupart de ces interactions peuvent vivre.
4. Renforcer la communauté
Un défi commun d'un événement de tout type est de soutenir la conversation une fois l'événement terminé. Les événements hybrides peuvent passer de manière transparente à une communauté en ligne que votre organisation peut entretenir au fil du temps. Les participants peuvent interagir entre eux et avec votre marque tout en accédant au contenu à la demande. Vous pouvez même découvrir comment monétiser le contenu de votre événement avec le streaming VOD.
Un engagement continu contribuera également à générer plus d'affaires pour votre pipeline de ventes.
5. Réduction des coûts environnementaux
La pandémie nous a montré l'impact que la réduction des déplacements et de la consommation d'énergie peut avoir sur l'environnement. Selon l'AIE, l'activité moyenne mondiale du transport routier est tombée à 50 % du niveau de 2019 fin mars 2020.
En plus d'aider l'environnement, les événements hybrides peuvent réduire les risques financiers. Le bloc hôtelier autrefois risqué de plus de 200 suites hôtelières peut être considérablement réduit. La restauration et les ressources jetables diminuent également.
Types d'événements hybrides
Ce qui est génial avec les événements hybrides, c'est la flexibilité. Vous pouvez implémenter un format hybride pour les événements internes et externes. Je vais plonger dans quelques différences et cas d'utilisation courants de chaque type d'événement.
Événements internes
Les événements internes aident à approfondir l'engagement des employés, à aligner les équipes et à contribuer au succès fondamental d'une marque. Mais réunir tous les employés pour une réunion est presque impossible. C'est là qu'une approche hybride entre en jeu.
Offrez aux employés deux options pour assister à une réunion :préparez le terrain pour ceux qui souhaitent assister à un événement interne en personne et équipez les autres employés distribués d'une vidéo sécurisée, d'outils d'engagement et d'une vidéothèque pour accéder à tout le contenu.
Voici quelques cas d'utilisation d'événements internes pouvant devenir hybrides :
- Mairies
- SKO (lancement des ventes)
- Sessions d'équipe récurrentes
- Ateliers de renforcement d'équipe
- Intégration en personne et à distance
Événements externes et événements virtuels
Les événements externes s'adressent à vos clients, prospects et grand public. L'intention ici est souvent de générer de nouvelles affaires et de nourrir les clients. Faire pivoter votre événement en personne uniquement vers un type d'événement virtuel ou un événement hybride vous aidera à étendre votre portée. Vous pouvez voir des résultats comme une augmentation du nombre d'inscrits à l'événement via votre page d'inscription ou une augmentation des objectifs de revenus avec des types de billets supplémentaires.
Voici quelques événements externes à prendre en compte pour un environnement hybride :
- Conférences
- Séminaires
- Webinaires
- Salons commerciaux
- Lancements de produits
- Événements d'appréciation des clients
Conseils pour créer un événement hybride
Il n'y a pas de meilleur moment pour commencer ! De nombreux organisateurs d'événements organiseront un événement hybride pour la première fois. Et avec la bonne stratégie et les bons outils vidéo, toute organisation ou entreprise peut produire une expérience hybride réussie. N'oubliez pas :comme pour tout autre événement, la définition d'objectifs est essentielle pour lancer le processus de création.
Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour créer votre expérience d'événement hybride :
Établissez une stratégie réaliste
Il y a quelques éléments nouveaux à prendre en compte lorsque vous réfléchissez à la manière de créer un événement hybride. Vous voudrez identifier les composants qui doivent être virtuels et ceux qui doivent être en personne, qui seront impliqués et la planification d'urgence.
Avoir des problèmes? Vous trouverez ci-dessous cinq domaines à prendre en compte lors de l'élaboration d'une stratégie événementielle :
- Lieu virtuel : Quelle est la limite de la quantité de contenu que votre plateforme de diffusion virtuelle ou en direct peut contenir ? Cela inclut les capacités de bande passante et de streaming.
- Lieu physique : Votre lieu est-il disponible et disposé à accueillir des événements en personne ? Si oui, quelle est la capacité de la salle ? Notez également les mesures de sécurité et les exigences, le cas échéant.
- Parrain et partenaires : Existe-t-il une opportunité de sponsoring pour votre événement hybride ? Contactez vos sponsors pour avoir une idée de leur volonté et de leur préparation à participer à un événement hybride.
- Affecter des équipes internes : Déterminez qui de l'équipe dirigera l'expérience de l'événement physique et la composante virtuelle de l'événement hybride.
- Plan de sauvegarde : Personne n'aime penser au pire scénario. Mais en cas de mesures de confinement, les planificateurs d'événements doivent se préparer à passer au 100 % virtuel.
Concevez votre événement en pensant à deux types de participants
La particularité des événements hybrides est que vous réunissez deux publics différents. D'une part, il y a le public en personne présent lors d'un événement physique. Ils assistent à ce facteur d'événement expérientiel. Pendant ce temps, votre deuxième public se compose de participants virtuels qui se connectent au contenu en streaming et interagissent avec les conférenciers et les participants.
Demandez-vous :comment le public interagira-t-il avec le contenu ? Comment puis-je offrir à mon audience physique une expérience mémorable tout en restant connecté à mon audience virtuelle ? Vous pouvez vous retrouver avec deux équipes internes différentes dans les coulisses. Cela permet de s'assurer que les deux parcours d'audience restent interconnectés.
Captivez votre audience avec du contenu
La dernière chose que votre public souhaite voir est un flux d'orateurs présentant depuis un podium. Vous voudrez investir dans la production vidéo professionnelle pour offrir une expérience cinématographique à votre contenu.
Les présentations et les graphiques doivent être impeccables pour attirer les téléspectateurs. Que vos intervenants soient en pleine conversation sur scène ou prennent des questions/réponses en direct lors d'une présentation de webinaire, vous voudrez vous assurer que vos outils de production contribuent à animer le contenu. Le streaming vidéo de qualité professionnelle aidera également à garder votre public virtuel à l'écoute de l'écran.
Et n'oubliez pas vos enceintes ! N'oubliez pas de préparer et de répéter avec les intervenants afin qu'ils soient parfaitement préparés à fournir le meilleur contenu possible. Fournissez aux conférenciers en personne et virtuels une salle verte pour répéter et rencontrer l'équipe de production.
Créez différents environnements de conversation
Lorsque vous pensez à la scénographie et à la conception, envisagez de vous étendre au-delà d'une zone de session d'événement générale. De nouveaux environnements pour différents types de sessions d'événements ou simplement des collisions occasionnelles peuvent compléter l'expérience en personne. Cela garantit également que le public distant peut découvrir différents lieux d'événements. Un changement dans la conception du décor peut servir un objectif similaire.
Et pour les conférenciers qui contribuent virtuellement, assurez-vous que leur contenu complète le programme. Envoyez à l'avance des packs de conférenciers détaillant les directives que leur session virtuelle doit suivre. Il est toujours utile d'envoyer des kits de haut-parleurs pour aider à l'éclairage et/ou aux arrière-plans de marque pour la meilleure présentation visuelle.
Créez des expériences exclusives
Vous souhaitez offrir à votre public des expériences qui le font se sentir spécial, quel que soit l'endroit où il se connecte. Voici deux idées pour créer un sentiment d'exclusivité pour votre public en personne et virtuel :
- Promouvoir la valeur de chaque expérience : Envisagez des moyens de rendre chaque expérience différente. Par exemple, pour les détenteurs de billets en personne, offrez une expérience VIP aux 50 à 100 premiers participants. Les limites de capacité peuvent également faire augmenter la demande. Pour les inscrits virtuels ou les détenteurs de billets, fournissez un accès en avant-première, des clips en coulisses ou un accès anticipé aux présentations de contenu.
- Reportez-vous en direct de l'événement : Considérez cela comme votre équipe interne de nouvelles ou de médias. Reportez-vous en direct de l'événement en personne et diffusez-le à votre public virtuel. Non seulement vous engagez vos participants en personne, mais vous étendez également cet engagement au public à distance. Faites un rapport entre les sessions et interviewez les participants et les conférenciers. N'oubliez pas de signaler de l'événement serait distinct de l'hébergement l'événement.
Amusez-vous avec les formats
Pour les participants à distance, envisagez d'envoyer des documents ou des objets publicitaires pertinents (en ce qui concerne le contenu) avant l'événement. Cela peut encourager les audiences numériques à tester un produit depuis chez elles et à partager leurs expériences lors d'une session. Utilisez le chat en direct, les sondages, les salles de discussion virtuelles et bien plus encore pour stimuler l'engagement et les collisions occasionnelles entre les participants numériques.
Pour les participants en personne, modifiez le cadre avec des environnements intérieurs et extérieurs. Rendez les sessions plus interactives avec des éléments de réalité virtuelle. Surtout, donnez de l'espace à vos participants. Avec tant de choses qui se passent dans un cadre hybride, donnez à votre public le temps de digérer à la fois l'événement lui-même et le contenu précieux.
Mettez les deux publics en contact avec les bonnes équipes
Essayez de ne pas vous submerger avec l'aspect technique d'un événement hybride. Tout d'abord, vous voulez vous assurer que vous disposez de la bonne plateforme pour connecter les deux publics. Vous devez vous assurer que les équipes appropriées sont prêtes à surveiller les éléments suivants :
- Équipe de dépannage informatique : Ayez des experts de la plate-forme sur le pont pour tout besoin de dépannage. Leur rôle concerne uniquement les aspects techniques de votre diffusion en direct ou de votre plateforme virtuelle.
- Équipe d'engagement communautaire : Affectez des membres de l'équipe en tant que modérateurs ou hôtes dans toutes les discussions virtuelles, les discussions en direct et les applications.
- Équipe des réseaux sociaux : Désignez une équipe pour gérer les communautés en ligne et partager du contenu sur vos plates-formes sociales.
Investissez dans une expérience de diffusion en direct professionnelle
La qualité vidéo est impérative dans un monde événementiel hybride. Vos participants virtuels veulent une expérience de diffusion professionnelle.
Bien que votre plate-forme de diffusion en direct puisse vous aider à fournir une vidéo de haute qualité, je vous recommande d'investir dans une équipe de production pour exécuter l'expérience en personne et virtuelle. Une bonne équipe de production saura gérer les deux. Cela signifie qu'ils peuvent exécuter les aspects en personne comme l'éclairage, la caméra, l'audio, les transitions présentation/vidéo, etc.) et gérer le flux pour le public de visionnage numérique.
Parce que les budgets ont tendance à augmenter ici, notez ce coût tôt. L'embauche d'une équipe de production professionnelle vaut bien l'investissement. Un producteur, un opérateur du son et un ingénieur du son professionnels peuvent vous aider à donner vie à une vision hybride réussie.
Créez une excellente expérience sur site
Bien que l'accent semble être mis sur le public à distance, votre public physique a également besoin d'une excellente expérience. Tout tourne autour de l'expérience sur place. Avec moins de participants en personne, vous pouvez investir dans tout ce qui est expérientiel, comme l'enregistrement d'événements, les outils de réseautage et la nourriture !
Solliciter des commentaires après l'événement
Le problème avec les événements hybrides, c'est que nous allons apprendre et expérimenter pendant un certain temps. Cela signifie que la rétroaction est essentielle. Utilisez des sondages et des enquêtes pour obtenir les commentaires de votre public. Les réponses vous aideront à affiner votre stratégie d'événement hybride pour l'avenir.
Capturez les bonnes analyses
L'analyse d'événements peut inclure les inscrits à l'événement, les participants en personne et virtuels, les scores d'engagement du public, les vues de contenu, le temps de visionnage, les informations sur les intervenants, etc. Dans le cas où vous utilisez une application événementielle ou une plateforme de communication comme Slack ou Discord, surveillez les pics d'engagement. Notez les sujets tendance ou les vues de contenu pour obtenir de meilleures informations sur ce qui motive les participants.
Restez flexible
Préparez-vous à l'inattendu. Les directives sanitaires, les protocoles des États et les mandats nationaux pourraient avoir un impact sur les événements en personne et hybrides. Il est important d'avoir un état d'esprit flexible et un plan bien pensé si le rassemblement n'est pas une option.
Voici quelques conseils pour préparer votre événement aux imprévus :
- Négociation du lieu : Avant d'être prêt à signer sur la ligne pointillée pour votre lieu de rendez-vous en personne et vos fournisseurs, assurez-vous qu'il existe une clause supplémentaire qui vous évite une perte en cas de nouvelle série de verrouillages.
- Production ROS :Fournissez à votre équipe de production deux séries de spectacles :un pour un événement hybride et un pour un événement virtuel. En cas de pivot de dernière minute, vous serez équipé du plan B.
- Consignes à l'orateur :Briefez tous vos intervenants en personne pour un scénario virtuel. Inclure les détails dans leur pack de haut-parleurs pour référence s'il y a des changements de dernière minute.
- Pivoter les billets en personne : Établissez un plan pour convertir les billets en personne en billets virtuels.
Conclusion
Les événements se sont transformés de façon spectaculaire au cours de la dernière année et demie. Les événements hybrides nous donnent la possibilité d'évoluer, d'atteindre et d'engager un public plus large.
Lorsque vous naviguez dans le modèle hybride, demandez-vous : "Comment pouvons-nous mieux faire les choses ?" Vous pouvez avoir l'impression d'essayer toujours d'optimiser la logistique, les stratégies marketing et l'exécution des événements. Mais les professionnels de l'événementiel sont dans une industrie en constante évolution. Et avec de puissants outils vidéo à portée de main, vous pouvez réussir des événements hybrides.