La création d'un webinaire est un moyen pour les spécialistes du marketing et les entreprises de générer des prospects et d'attirer des clients. Ils peuvent étendre votre portée, renforcer votre autorité et vous aider à vous connecter numériquement dans un monde de plus en plus distribué.
Les meilleurs webinaires captent rapidement l'attention de votre public, fournissent une expertise utile, tout en offrant une expérience professionnelle. Cependant, le défi pour chaque spécialiste du marketing est de faire tout cela efficacement avec la certitude que vous pouvez produire des résultats.
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Présentez votre prochaine grande idée avec un modèle de deck d'événement virtuel. Mettez en lumière des citations inspirantes, des statistiques stimulantes et des ressources supplémentaires que votre public peut emporter avec lui après l'événement.
Télécharger maintenantAinsi, dans ce guide, nous démystifierons comment créer un webinaire :de l'idéation, la promotion, la répétition et la mise en ligne, jusqu'à la logistique post-événement et les meilleures pratiques.
Nous inclurons des conseils utiles tout au long du processus pour vous assurer que vous pouvez vous concentrer sur la création de contenu et d'histoires convaincants pour captiver votre public et vous assurer que vous pouvez concrétiser votre vision d'événement la plus ambitieuse.
Plongeons !
Ce que vous allez apprendre
- Le secret d'un webinaire réussi est un excellent contenu
- Comment créer un webinaire en 2022 (guide étape par étape)
- Comment produire un webinaire avec Vimeo
- Trois statistiques importantes sur le webinaire
Le secret d'un webinaire réussi est un excellent contenu
En fin de compte, le secret d'un webinaire réussi est votre contenu. Vos outils vidéo doivent vous aider à alimenter votre contenu.
Investissez votre temps et vos ressources lors du choix d'un sujet, recherchez des conférenciers pertinents et captivants, et choisissez une plateforme qui peut tout présenter. Avec une telle concurrence pour retenir l'attention de votre public, il est important que vous puissiez offrir l'expérience la plus précieuse pour le moment.
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Comment créer un webinaire en 2022 (guide étape par étape)
Les enjeux peuvent sembler élevés lorsque vous créez un webinaire. Il y a beaucoup de logistique à gérer, de créativité à choisir et d'intervenants à engager, mais cela en vaut la peine une fois l'émission en direct.
Si vous vous sentez un peu nerveux, ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez accepter l'incertitude en quelques étapes utiles. Nous avons décomposé les quatre principales étapes de la production d'un webinaire :
- Planification
- Promotion et production
- Mise en ligne
- Post-production
Chaque étape nécessitera des personnes différentes pour des rôles différents. Quelle que soit la taille, la taille, la complexité ou la simplicité de votre idée de mise en ligne, nous vous recommandons de réserver une fenêtre de production entre 4 et 8 semaines.
Cette fenêtre de 4 à 8 semaines vous donnera suffisamment de temps pour planifier, recruter des conférenciers, répéter la production et passer en direct avec la confiance et les cloches et sifflets professionnels pour vous démarquer !
Étape de planification
1. Commencez par vos objectifs.
Il est important de travailler avec votre équipe pour identifier les objectifs de votre webinaire ou événement. Cela vous aidera à comprendre quel impact vous souhaitez avoir et comment vous souhaitez mesurer les performances de votre webinaire.
Cela peut inclure des indicateurs de performance clés tels que :
- Nombre total d'inscriptions
- Nombre de participants en direct ou conversion des inscrits en participants
- Nombre de prospects ou de clients ciblés qui s'inscrivent
- Total des affaires conclues gagnées attribuées à votre webinaire
Conseil de pro : Une fois que vous avez un ensemble d'objectifs, intégrez-le dans un brief ou un plan de projet.
2. Attribuez des rôles à votre équipe.
Selon la taille de votre événement, vous pouvez envisager d'attribuer des rôles aux membres de l'équipe. Par exemple, Vimeo désigne quelques « rôles » qui sont essentiels à différentes étapes de la production du webinaire :
Promotions : Cette fonction est responsable du plan de promotion d'un webinaire. Cela inclut les promotions par e-mail, les promotions sociales, le marketing sur site et d'autres canaux pour inciter votre public à s'inscrire.
Programmation de contenu : Cette fonction est chargée de déterminer les sujets, les conférenciers, les messages, la conception et la production du contenu du webinaire.
Opérations : Cette fonction est responsable de la création de formulaires, de la création de pages de destination, de la création de pages vidéo à la demande, ainsi que de la gestion des opérations techniques entre les outils de webinaire, les outils d'opérations marketing et les outils CRM pour s'assurer que les données sont exactes.
3. Organisez une réunion de lancement avec les parties prenantes internes.
La réunion de lancement rassemble toutes les parties prenantes pour s'aligner sur les objectifs, identifier votre public cible, réfléchir à des sujets, imaginer des conférenciers et attribuer des tâches et des projets. Le coup d'envoi peut également être un excellent endroit pour commencer votre planification promotionnelle (plus d'informations ci-dessous).
En fonction du nombre de parties prenantes, vous souhaiterez peut-être une réunion séparée avec votre équipe de production pour définir la portée de la production ainsi qu'une réunion avec votre équipe de conception pour définir les composants visuels de votre webinaire. Les éléments de conception peuvent inclure des diapositives, des illustrations, la conception de pages de destination et des promotions sociales.
Étape de promotion et de production
4. Faites la promotion de votre webinaire.
Pour construire votre stratégie promotionnelle de webinaire, concentrez-vous sur votre audience. Une fois que vous avez compris qui vous essayez d'atteindre, déterminez quels canaux marketing sont les plus pertinents pour eux.
Comme bonne pratique, prévoyez au moins 3 à 5 semaines de temps de promotion avant de lancer votre webinaire.
Conseil de pro :Considérez les canaux suivants pour aider à faire connaître votre événement :
- Réseaux sociaux payants et organiques
- Publicité intégrée au produit
- Promotions sur place
Conseil de pro : Prévoyez de boucler votre équipe créative aussi loin que possible lors de la planification de vos promotions de webinaires. Selon les chaînes que vous envisagez de promouvoir, vous devrez peut-être consacrer plus de temps à l'avance pour finaliser les éléments créatifs tels que les en-têtes de conception, la page de destination et d'inscription, les invitations par e-mail et les éléments sociaux avant de publier les promotions.
5. Commencez à sensibiliser les orateurs.
Une fois qu'un plan de programmation de contenu clair est en place, il est temps de trouver votre talent !
Vos conférenciers sont essentiels pour donner vie au sujet et au contenu. Cela peut inclure des membres de l'équipe interne ou des experts internes ou des conférenciers externes tels que des leaders de l'industrie, des clients ou d'autres conférenciers professionnels qui peuvent parler du sujet en question.
Conseil de pro : Passez du temps à rechercher d'autres événements et webinaires qui couvrent votre domaine ou votre industrie pour voir qui d'autre parle sur le sujet. C'est un excellent moyen de voir comment les intervenants peuvent agir en direct pendant votre webinaire.
Une fois que vous avez identifié un conférencier externe potentiel, trouvez ses coordonnées et commencez votre communication.
Quelle que soit la manière dont vous envisagez de contacter les conférenciers, n'oubliez pas de définir des attentes dans votre communication en incluant des informations importantes telles que :
- L'engagement de temps prévu pour que les conférenciers participent au webinaire (par exemple, 1-2 réunions et la date de lancement)
- Que doivent-ils faire pour la production en direct ?
L'objectif est de le rendre facile et non intimidant !
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Regarde maintenant6. Appel d'intégration et de lancement du conférencier.
Toutes nos félicitations! Une fois que vous avez confirmé les conférenciers de votre webinaire, assurez-vous de demander tout média important qui facilitera les présentations et les promotions des conférenciers. Cela peut inclure :
- Photos de haut-parleur
- Titres exacts
- Formulaires de décharge ou contrats
- Sizzle reels
Le coup d'envoi des conférenciers est l'occasion de permettre à vos conférenciers de se rencontrer, d'établir des attentes et de partager les grandes lignes du webinaire.
7. Préparez votre contenu et créez une série d'émissions.
À mesure que vous vous rapprochez de la date de votre événement, vous voudrez finaliser le contenu de votre événement. Le contenu peut inclure :
- Ordre du jour ou aperçu
- Scripts ou notes de bienvenue
- Vidéos
- Images ou graphiques
En fonction de la complexité de votre événement, vous souhaiterez peut-être rédiger un script du contenu ou créer une série d'émissions.
Prévoyez des visuels tels que des présentations, des graphiques, des vidéos, des conférenciers ou des outils d'engagement tels que des sondages ou des questions-réponses en direct avant l'événement afin d'avoir une idée claire de votre production.
Conseil de pro : Si vous le pouvez, prévoyez de préparer tout votre contenu et de le télécharger au préalable dans votre webinaire ou votre plateforme d'événement virtuel.
8. Faites une répétition complète.
La répétition est une excellente occasion de se connecter avec les conférenciers, de résoudre les problèmes techniques et de parcourir les sujets et le contenu.
Comme meilleure pratique, essayez de consacrer une heure avec toutes les personnes impliquées dans le webinaire pour parcourir l'intégralité du contenu, répondre à toutes les questions techniques liées à l'audio, au cadrage ou aux questions des intervenants, et aider à atténuer les problèmes techniques potentiels comme Internet. perturbations.
9. Allez vivre !
Il est enfin là ! Prévoyez d'avoir tous vos intervenants disponibles et sur le plateau une demi-heure avant de passer en direct. Cela aidera à résoudre les problèmes techniques de dernière minute et à atténuer la nervosité de la scène.
Post-production
10. Envoyez vos messages de suivi.
Après votre webinaire, assurez-vous d'envoyer des e-mails de suivi à votre public exprimant sa gratitude pour sa participation. Pour les inscrits qui se sont inscrits, mais qui n'ont pas participé, envoyez un message de suivi séparé les encourageant à regarder la vidéo à la demande
Si vous avez une équipe de vente, fournissez un contexte pour les prochaines étapes/ suivis afin que vous puissiez assurer un transfert en douceur entre le marketing et les ventes.
N'oubliez pas de fournir une note de remerciement à tous vos intervenants !
11. Préparez votre contenu à la demande.
Assurez-vous de sauvegarder le contenu de votre webinaire ! Une fois l'événement en direct terminé, utilisez un outil d'édition pour découper la vidéo, puis téléchargez-la pour un élément de contenu à feuilles persistantes.
N'oubliez pas d'envoyer un lien de la vidéo à la demande aux inscrits et aux participants de votre webinaire. Envisagez également de bloquer le contenu à la demande avec un formulaire pour prospects, afin de maximiser votre travail acharné.
12. Optimisez pour l'avenir.
Consultez les analyses de base de vos webinaires, telles que les inscrits, les participants en direct, les sondages et les données de questions-réponses, pour mieux comprendre l'engagement de votre webinaire. Envisagez également d'envoyer une enquête de suivi pour comprendre comment vous pouvez faire encore mieux la prochaine fois !
Comment produire un webinaire avec Vimeo
Dans cet article, vous avez appris les considérations clés pour créer un webinaire. Les instructions spécifiques entre les plateformes de webinaires peuvent varier. Vous voudrez peut-être savoir comment tirer parti de la plateforme de webinaires de votre choix.
Si vous explorez les événements Vimeo, voici une brève description de la façon de produire un webinaire (moins les maux de tête). Pour plus d'informations, découvrez comment créer et configurer votre webinaire.
Créer un événement
Si vous êtes un utilisateur Premium ou Enterprise Vimeo, vous pouvez créer un webinaire en vous rendant dans le gestionnaire de vidéos> cliquez sur Nouvelle vidéo déroulant, puis sélectionnez Créer un webinaire.
Cela vous amènera à la page de gestion du webinaire où vous pourrez nommer votre webinaire, ajouter une description et programmer la date et l'heure de mise en ligne.
Créez votre formulaire d'inscription
Pour convertir les visiteurs potentiels en prospects, vous souhaiterez créer un formulaire d'inscription. Sur la page de gestion des webinaires, cliquez sur Inscription bouton à droite du lecteur de prévisualisation.
Vous pouvez créer des champs de formulaire spécifiques tels que l'adresse e-mail, le prénom, le nom, le rôle, l'entreprise ou d'autres informations que vous souhaitez collecter auprès des personnes inscrites au webinaire.
Planifiez votre contenu
Le nom du jeu est de garder votre public engagé tout au long de l'événement ! Soyez impitoyable et laissez de côté tout contenu ou activité inutile. Rendez le contenu clair, exploitable et directement lié aux problèmes ou aux apprentissages dans lesquels votre public souhaite investir.
Conseil de pro : Ajoutez une ardoise d'introduction ou une introduction au webinaire et un ordre du jour au début de l'événement afin que votre public sache à quoi s'attendre. Réservez également du temps à la fin de votre événement en direct pour passer en revue les questions-réponses.
Créer une chronologie composée de différentes scènes
Une fois que vous avez défini votre contenu, comme les présentations, les vidéos, les images, les graphiques et les conférenciers, téléchargez vos ressources sur votre événement pour créer une chronologie ou une série d'émissions. Pour ce faire, rendez-vous sur la page de gestion du webinaire et cliquez sur gérer la production etdiffuser avec Vimeo . Pour savoir comment ajouter et changer de scène dans votre flux, consultez notre article d'aide.
Conseil de pro : Vous pouvez manipuler des scènes individuelles pour créer la chronologie de production parfaite. Prévoyez de répéter votre contenu à l'avance pour vous assurer que le flux est naturel et engageant.
Invitez vos conférenciers
Si vous avez plus d'un conférencier, vous voudrez créer des liens de conférencier uniques pour chacun de vos invités. Cela permet à chaque invité de rejoindre facilement et à temps votre événement.
Vous pouvez ajouter des haut-parleurs à votre chronologie en cliquant sur ajouter à la scène .
Conseil de pro : Ajoutez des éléments graphiques comme des tiers inférieurs pour chacun de vos orateurs afin qu'il soit facile de distinguer qui est qui dans l'événement.
Répétez le contenu de votre webinaire
Une fois que votre contenu a été ajouté à la chronologie de votre événement et que vos intervenants ont été intégrés, il est temps de tester, tester, tester !
Prévoyez du temps pour un examen technique et une répétition afin que les intervenants se familiarisent avec votre outil et votre contenu de webinaire avant de passer en direct. Dans la vue du diffuseur, vous pouvez parcourir vos scènes en cliquant sur une scène individuelle et en cliquant sur Envoyer en streaming.
Vous pouvez voir en haut à gauche ce qui est envoyé en direct à votre événement, afin que vous, vos conférenciers et tous les membres de l'équipe de production puissiez avoir une idée du déroulement de l'événement.
En direct !
Vous avez fait tous les préparatifs nécessaires, c'est maintenant la partie la plus amusante ! Mettez en file d'attente vos scènes ou diapositives de webinaire, ayez un verre d'eau à portée de main et assurez-vous que toutes les personnes impliquées sont prêtes à partir.
Pour passer en direct, appuyez sur le bouton vert Démarrer l'événement dans le coin supérieur droit pour commencer à partager avec votre public.
Au cours de votre webinaire, vous pouvez cliquer sur chaque scène individuelle et cliquer sur Envoyer en streaming pour diffuser en direct chaque partie de votre production.
Découpez votre vidéo pour la demande
Félicitations pour un événement réussi ! Une fois que vous avez terminé votre événement en cliquant sur Terminer , assurez-vous de modifier et de découper votre contenu dans sa forme finale. Après avoir terminé votre événement, vous pouvez soit cliquer sur Gérer le webinaire , marquez-le comme "Terminé", et découpez le contenu, ou vous pouvez fermer le modal, vous permettant de charger à nouveau le contenu du webinaire.
Assurez-vous de l'envoyer aux participants et aux inscrits de votre webinaire dans les 24 heures.
Trois statistiques importantes sur le webinaire
Alors que les webinaires existent depuis longtemps, la patience pour les regarder diminue. Nous avons récemment contacté notre communauté pour mieux comprendre ce qui se passe avec les webinaires en 2021 et au-delà, et avons passé au crible nos recherches sur les événements pour vous apporter les meilleures informations pour améliorer vos événements.
Le contenu et la qualité des conférenciers sont importants pour les inscriptions aux événements.
Vous vous souvenez sans doute que 2020 était l'année des événements virtuels. Des happy hours virtuelles, des sommets marathons et un ou deux dîners de famille gênants, nous avons tous eu l'expérience de nous réunir numériquement.
Bien que la demande soit toujours élevée pour les événements en ligne, la qualité prime sur la quantité. 64 % et 63 % des participants à notre enquête déclarent que la qualité des intervenants et la pertinence du contenu les incitent respectivement à s'inscrire à des événements.
Les participants sont plus susceptibles d'arrêter un événement plus tôt en raison de problèmes techniques ou d'ennui.
Amener votre public à votre événement n'est que la moitié de cette bataille. Faites tout le travail en amont pour atténuer tout problème technique qui pourrait réduire votre audience, car plus de la moitié (59 %) des participants à l'enquête sont susceptibles d'abandonner un événement en direct en raison de problèmes techniques.
Les événements en ligne sont là pour rester !
Sans l'ombre d'un doute, les événements virtuels ont eu un impact durable sur l'industrie de l'événementiel. Votre savoir-faire vidéo vous sera utile pendant des années.
La majorité (72 %) des participants ont déclaré qu'ils prévoyaient de participer à autant, sinon plus, d'événements en ligne qu'ils ne le font actuellement une fois que les événements en personne seront de retour.
Récapitulez
Bien sûr, il y a beaucoup de remue-méninges, de préparation et de planification impliqués dans le lancement d'un webinaire. Cependant, les avantages sont presque infinis. De plus, avoir la rediffusion vidéo disponible à la demande signifie que votre webinaire continuera à travailler dur pour améliorer votre profil et vous aider à générer encore plus de prospects à l'avenir. La meilleure partie? Plus vous le faites, plus le processus devient facile.
Lorsque vous planifiez votre grand spectacle, n'oubliez pas les 4 conseils suivants :
- Concentrez-vous sur votre audience. Qui ils sont, quelles questions ils se posent et à quoi ressemblent leurs routines quotidiennes devraient éclairer votre stratégie de production de webinaires
- Choisissez la bonne plate-forme. Les solutions de bout en bout offrent le plus de flexibilité, mais veillez à choisir celles qui vous conviennent le mieux, à vous et à votre audience.
- Répétez, répétez, répétez !
- Les conversions sont un long jeu. Le travail ne s'arrête pas une fois le webinaire terminé. Tirez parti du marketing par e-mail et d'autres campagnes pour attirer des prospects pendant que le fer est chaud.
Écrit à l'origine par Jessica Wei le 8 juin 2021. Mis à jour par Julie Bergstein le 2 mars 2022.