Dans le monde des affaires, plus grand ne signifie pas toujours meilleur. Les événements virtuels à grande échelle, les webinaires et les événements hybrides peuvent connecter des centaines, voire des milliers de personnes à travers le monde, mais les événements à petite échelle peuvent toujours avoir un impact important.
C'est pourquoi les organisations envisagent de nouvelles opportunités avec des micro-événements plus petits et plus ciblés.
Bien que les micro-événements ne soient pas nécessairement un nouveau concept, ils ont gagné en popularité en tant que moyen significatif de se connecter avec les participants à l'événement. Ce guide vous permettra de vous tenir au courant de la nouvelle tendance des micro-événements et de la façon dont ils peuvent profiter à votre entreprise.
Que sont les micro-événements ?
Les micro-événements sont généralement des événements virtuels à plus petite échelle (bien qu'ils puissent également être hors ligne, nous en reparlerons plus tard).
Traditionnellement, les micro-événements faisaient référence à des événements en ligne tels que des webinaires, des événements de réseautage, des diffusions en direct, des sessions de jeu en direct, etc. Ils contrastent avec les sommets virtuels à grande échelle ou les événements de plusieurs jours qui attirent de nombreux participants et incluent plusieurs sessions, conférenciers ou segments qui totalisent des heures de contenu d'événement.
Des micro-événements et des événements plus importants peuvent coexister pour aider les entreprises à cibler différents besoins. L'organisation de micro-événements peut vous aider à atteindre un public plus ciblé en moins de temps.
Pensez :événements VIP, événements de réseautage courts, sessions de déjeuner et d'apprentissage, et plus encore. La petite taille aide les organisations à se connecter plus facilement avec chaque participant.
La clé d'un micro-événement percutant est l'accent mis sur la qualité plutôt que sur la quantité. Vous pouvez sélectionner manuellement votre liste de participants, offrir une expérience d'événement plus organisée et planifier l'utilisation d'outils pour encourager plus d'engagement et de participation des participants.
Plongeons-nous dans certains de leurs principaux avantages.
1. Santé et sécurité
L'une des préoccupations les plus importantes des planificateurs et des organisateurs d'événements est la santé et la sécurité.
Les organisateurs ont dû s'assurer que les lieux physiques des événements disposent de suffisamment d'espace pour respecter les règles de distanciation sociale dans de nombreux pays et fournir des équipements d'hygiène supplémentaires. Cela s'ajoute aux exigences habituelles en matière de santé et de sécurité.
Cependant, avec les micro-événements virtuels, les organisateurs ont moins de pression pour se concentrer sur les exigences ou les limites de l'événement physique. Les micro-événements en personne offrent également plus de flexibilité, car les organisateurs peuvent limiter le nombre de participants en fonction du lieu et des normes de santé et de sécurité.
Par exemple, un organisateur peut planifier d'organiser un micro-événement comme un atelier autour d'un outil ou d'un problème spécifique dans votre secteur (limiter le nombre de participants) tout en gardant l'événement court et simple.
2. Réduire les coûts
Une autre bonne raison d'organiser des micro-événements est qu'ils sont naturellement moins coûteux. Selon les données de Statista, le budget moyen des réunions et conventions aux États-Unis a toujours été de plus de 1,2 million de dollars avec une exposition ou de plus de 600 000 $ sans zone d'exposition.
Ces chiffres concernent la planification d'événements à grande échelle. Avec des budgets dépassant un demi-million de dollars pour des événements avec ou sans expositions, il est facile de voir l'attrait d'organiser des micro-événements à petite échelle, où les prix diminuent considérablement.
Regardons quelques dépenses moyennes de l'industrie lorsque il s'agit d'événements traditionnels de type convention/conférence selon les socialtables :
- Location de salle : 950 $ à 1 250 $ de l'heure
- Nourriture et boissons : 125 $ à 200 $ par personne
- Orateurs et présentateurs : 4 500 $ à 8 500 $ pour un haut-parleur solide
- Personnel supplémentaire : 12 $ à 40 $ par personne
- Équipement audiovisuel et personnel : 1 100 $ à 1 400 $ pour l'équipement et 350 $ à 450 $ par jour pour le personnel audiovisuel
Ce ne sont là que quelques-uns des coûts de base. Lorsque vous additionnez de petites choses comme les frais de voyage, la publicité, les cadeaux et le swag, cela peut devenir le cauchemar d'un budget (ou d'un comptable).
Avec un micro-événement, en revanche, vous pouvez tirer parti de moins de personnel, moins de conférenciers, un événement virtuel ou une plate-forme de webinaires, ou louer des salles plus petites qui peuvent même ne pas avoir besoin d'équipement A/V selon le style de l'événement.
3. La qualité plutôt que la quantité
Les grands événements annuels comme les salons professionnels et les conférences (s'ils sont bien organisés) ont le facteur wow d'attirer les gens d'année en année. Mais que se passerait-il si vous pouviez réduire ces événements et avoir le facteur wow plus régulièrement ?
Voici une idée :si vous souhaitez organiser une conférence, essayez de diviser le contenu en micro-événements que vous organisez toutes les deux semaines ou tous les mois pendant une durée limitée.
L'utilisation des micro-événements de cette manière est utile de plusieurs manières :
- Les gens sont toujours occupés ; 70 % des téléspectateurs d'événements disent qu'ils devraient rester une heure ou moins. Les événements plus courts s'adressent à plus de personnes.
- Moins de pression pour s'organiser entre les orateurs et les présentations si vos micro-événements ne se concentrent que sur un à la fois.
- Une expérience plus personnelle pour les participants, car ils peuvent choisir d'assister à un événement plus petit sans s'engager pour un événement plus long.
4. Ils sont parfaits en ligne et hors ligne
Lorsqu'il s'agit d'organiser un micro-événement, vous pouvez le faire en ligne, hors ligne ou un mélange des deux (plus sur l'expérience de l'événement hybride plus tard).
Pendant la pandémie, vous avez probablement assisté à quelques événements en ligne. Beaucoup de ces événements étaient probablement des micro-événements sans même que vous en soyez conscient ! Par exemple, j'ai assisté à un micro-événement organisé par Clearscope.
L'événement était court mais agréable, plongeant dans la façon de créer un site Web de 0 à 1 million de pages vues. Les organisateurs de l'événement ont utilisé des canaux promotionnels ciblés, comme un canal Slack, pour trouver des participants, comme illustré ci-dessous :
Remarquez comment, même s'il s'agit d'un événement court, il y a une structure prévue avec un seul orateur. L'événement cible un public de niche composé de spécialistes du marketing intéressés par la stratégie de contenu SEO. J'ai quitté ce webinaire particulier avec beaucoup d'idées et d'inspiration pour créer mon propre site.
Avec les restrictions de Covid-19 qui s'assouplissent lentement (au moment de la rédaction), nous voyons de plus en plus de micro-événements en personne en plus d'événements virtuels ciblés.
Les micro-événements peuvent avoir un impact important avec des sujets ciblés, des conférenciers solides, une petite promotion d'événement et un engagement actif.
5. Établissez des liens significatifs
L'un des plus grands avantages d'organiser un micro-événement est qu'il est par nature plus intime qu'une conférence moyenne. Cette intimité crée un environnement dans lequel vos participants peuvent communiquer de manière significative avec vous et les autres participants.
Lorsque vous assistez à un événement avec une grande foule, il est facile de se sentir perdu ou seul. Cela peut être le résultat d'avoir moins d'occasions d'interagir en tête-à-tête avec d'autres personnes.
Avec les événements virtuels en particulier, les petits rassemblements, les événements de réseautage et les tables rondes sont les types « les plus populaires » – pour de bonnes raisons.
- Les petits événements offrent un sentiment de connexion. Puisqu'il y a moins de personnes, vous êtes plus susceptible de pouvoir vous adresser personnellement à chacun d'eux et d'interagir avec eux en tant qu'individus au lieu de vous adresser à une salle pleine de visages sans nom.
- Les gens se sentent moins obligés de s'exprimer. D'après mon expérience personnelle, j'ai trouvé des événements plus petits plus propices à l'interaction. Les participants sont moins sujets au « trac » et se sentent libres de parler et de poser des questions. Ces expériences ressemblent davantage à des conversations.
- Vous êtes mieux à même d'offrir une expérience. Les humains sont des créatures sociales, et nous ressentons souvent un sentiment d'accomplissement lorsque nous contribuons à notre communauté. Avec les micro-événements, vous êtes plus en mesure de créer un environnement ou une activité qui implique tout le monde.
Dans l'ensemble, les micro-événements vous aident à vous connecter et à créer un sentiment de communauté parmi vos participants, ce qui en fait une expérience mémorable.
6. Améliorez l'expérience de l'événement hybride
Il existe différentes façons d'organiser un événement hybride. Mais plus de 75 % des participants trouvent en direct les événements en personne et hybrides sont précieux, contre 64 % qui trouvent les événements préenregistrés précieux.
En ce qui concerne l'expérience de l'événement hybride, il est facile de trouver un mauvais équilibre entre les participants en personne et en ligne :s'il y a trop de participants en personne, l'expérience des participants en ligne en souffre probablement.
L'utilisation du modèle de micro-événement peut aider à corriger ou à maintenir l'équilibre de ces événements hybrides.
Par exemple, une société de services financiers peut souhaiter organiser des réunions hebdomadaires avec la haute direction qui comportent des éléments d'événement hybrides. Certains membres du personnel peuvent être au bureau en personne tandis que d'autres peuvent regarder en direct.
La taille des réunions toutes mains peut varier, mais la flexibilité du style des participants signifie que chacun a la possibilité de s'engager et d'interagir avec la haute direction.
7. Avancez vite, restez agile
La dernière raison pour laquelle vous devriez envisager d'utiliser des micro-événements est leur capacité à vous aider à suivre rapidement les tendances du secteur et à maintenir un flux d'informations agile.
Avec des conférences à grande échelle, vous devez planifier des mois (voire des années) à l'avance. Et tout comme l'édition de livres, au moment où vous arrivez à l'événement, l'information est de vieilles nouvelles. Cela peut nuire à la perception de votre entreprise comme étant "en retard".
Par exemple, les briefings Covid-19 diffusés au cours de l'année 2020, qui ont pris le cadre d'un micro-événement récurrent, contribuent à faciliter le flux rapide d'informations sur les mises à jour de santé publique. Sans ces micro-événements quotidiens, de nombreuses personnes auraient été dans l'ignorance des informations clés.
Ainsi, lorsqu'il y a un changement ou une tendance émergente dans votre secteur, au lieu de planifier une conférence complète autour du sujet, organisez un micro-événement qui y répond immédiatement. Cela peut vous aider à devancer vos concurrents et à positionner votre entreprise en tant que leader d'opinion.
Prêt à organiser un micro-événement ?
J'espère que vous êtes enthousiasmé par l'impact potentiel que les micro-événements peuvent avoir sur votre entreprise.
Les micro-événements aident les organisateurs à respecter les normes de santé et de sécurité, à minimiser les frais généraux sans compromettre la qualité, à faciliter des connexions événementielles plus significatives et à pérenniser votre stratégie événementielle.
Si vous êtes curieux d'organiser vos propres micro-événements virtuels, commencez à planifier votre contenu, scénarisez votre session et planifiez la participation de vos participants avec les outils vidéo et la plate-forme d'événement qui peuvent vous aider.