Au cours des deux dernières années, nous avons organisé et assisté à des centaines de webinaires, d'événements virtuels, de conférences virtuelles et d'happy hours. Certains événements virtuels se sont déroulés sans accroc tandis que d'autres ont connu quelques cahots sur la route. Quelles que soient les erreurs commises par l'industrie de l'événementiel, nous avons beaucoup appris sur les événements virtuels et avons continué à croître et à faire évoluer rapidement l'ensemble de l'industrie, ensemble.
Avec toute l'expérience de première main, l'éducation et l'expansion des ressources, les professionnels de l'événementiel se trouvent désormais mieux équipés pour mieux conférences virtuelles que jamais. Mais comment passez-vous de la planification d'une conférence virtuelle ordinaire à la planification de quelque chose de plus engageant, mémorable et excitant pour vos participants ?
Dans cet article, nous allons plonger dans ce qui fait une conférence virtuelle réussie et comment en organiser une excellente. Qu'il s'agisse de repenser le contenu et la technologie de l'événement ou de l'aligner stratégiquement sur les objectifs commerciaux critiques, nous vous guiderons pour organiser votre meilleure conférence virtuelle à ce jour.
Dans cet article
- Mais d'abord, qu'est-ce qu'une conférence virtuelle ?
- Les avantages et les inconvénients de l'hébergement d'une conférence virtuelle
- Cinq indicateurs de performance clés importants pour les conférences virtuelles
- 8 bonnes pratiques pour les conférences virtuelles
Mais d'abord, qu'est-ce qu'une conférence virtuelle ?
Une conférence virtuelle est un rassemblement en ligne avec plusieurs sessions et expériences qui se concentrent toutes sur un sujet ou une idée principale. Plusieurs sessions développent le thème de l'événement et racontent une histoire. Des conférenciers aux événements de réseautage, une conférence virtuelle vise à engager pleinement les invités avec un regard plus approfondi sur un seul point d'intérêt.
Les conférences virtuelles sont souvent comparées aux webinaires, mais il est important de noter qu'il s'agit de deux types d'événements très différents.
Les conférences virtuelles sont similaires aux webinaires en ce sens que les participants partageant les mêmes idées partagent des intérêts, des types de carrière et des réseaux sociaux communs. Cependant, un webinaire est centré sur un objectif spécifique et est généralement utilisé pour l'enseignement, le partage des connaissances et la croissance professionnelle. Et contrairement aux conférences virtuelles, les webinaires ont des options limitées pour l'interaction avec le public avec uniquement des questions-réponses et des sondages disponibles pour les connecter avec les présentateurs.
Les conférences virtuelles visent à immerger le public tout en lui donnant la possibilité de décider comment il souhaite participer à l'expérience.
Un exemple de ceci est les pistes de planification personnalisées. Avec les pistes de calendrier personnalisées, les participants ont la possibilité de créer leur propre calendrier d'événements sur une ou plusieurs journées. Ils peuvent choisir parmi plusieurs options de programmation différentes ou choisir leur propre aventure avec un programme de bricolage.
Les conférences virtuelles visent également à repousser les limites de l'engagement à l'aide d'un large éventail d'outils. Cela peut prendre la forme de sondages, de questions-réponses en direct, d'un chat, d'une application d'événement, de fonctionnalités communautaires et d'expériences de chat individuelles.
Les avantages et les inconvénients d'organiser une conférence virtuelle
Vous vous demandez comment organiser une conférence virtuelle et s'il s'agit ou non du bon type d'événement pour votre marque ?
Soyons réalistes. Bien qu'il y ait de nombreux avantages à organiser une conférence virtuelle, il y a aussi des inconvénients. Commencez par prendre en considération les points positifs suivants avant de commencer à planifier votre stratégie de conférence virtuelle :
Pros de la conférence virtuelle
- Hébergement flexible
- Portée mondiale
- Vaste bassin d'enceintes
- Contenu permanent
- Données et statistiques détaillées
- Augmentation du nombre de participants à l'événement
- Moins de logistique
La meilleure partie des événements virtuels est que les participants du monde entier peuvent participer sans quitter le confort de leur foyer. Sans oublier que les sessions de streaming peuvent être enregistrées et réutilisées dans d'autres contenus marketing ou contenus à la demande pour les années à venir, augmentant ainsi l'engagement bien après la fin de la conférence.
Et avec une plate-forme de conférence virtuelle collectant des données d'engagement chaque minute, vous avez plus d'informations sur le parcours du public à portée de main. Ces données vous aident finalement à prendre de meilleures décisions commerciales et, bien sûr, à déterminer comment organiser de meilleures conférences virtuelles.
Inconvénients de la conférence virtuelle
- Moins d'opportunités d'engagement par rapport aux événements en personne
- Manque de contact/connexion humaine
- Possibilités de parrainage limitées
- Augmentation des besoins techniques
- Collecte excessive de données
La connexion humaine et les collisions occasionnelles font partie intégrante des expériences événementielles. Bien que nous ayons essayé de recréer virtuellement une connexion humaine, il n'y a vraiment aucun substitut pour apprendre à connaître quelqu'un dans la vraie vie. Les sponsors le savent aussi, ce qui peut compliquer leur recrutement, d'autant plus que les événements en personne font leur retour.
En plus de trouver des moments pour connecter les participants à l'événement, les conférences virtuelles nécessitent plus de technologie et de planification, ce qui prend du temps et des ressources à mettre en place.
Enfin, les conférences virtuelles génèrent beaucoup de données. Et bien qu'une plus grande collecte de données puisse offrir une meilleure transparence et une meilleure idée de savoir si vous avez atteint des objectifs clés ou eu un impact significatif, il est tout aussi important de comprendre comment interpréter les données, vérifier l'hygiène des données et exploiter les données pour éclairer les décisions. Connaître à l'avance les stratégies de conférence virtuelle et les KPI que vous ciblez vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque événement organisé.
5 indicateurs de performance clés importants pour les conférences virtuelles
Les conférences virtuelles facilitent la collecte de plus de données et d'informations, notamment les inscriptions, la participation, l'engagement du public, la durée moyenne de visualisation du contenu, etc. En effet, les plates-formes d'événements virtuels permettent aux spécialistes du marketing non seulement de diffuser des événements en direct, mais également de connecter les participants et de générer des expériences engageantes. Votre plate-forme d'événement virtuel de choix devrait vous aider à suivre le parcours des participants et vous fournir une montagne de données pertinentes pour atteindre vos objectifs de marketing et de vente.
Mais de quelles données avez-vous vraiment besoin ?
Dans le cadre de votre stratégie de conférence virtuelle, vous souhaitez prendre en compte vos indicateurs de performance clés ou KPI. Ces indicateurs de performance peuvent vous aider à déterminer où investir du temps et des ressources et vous aider à comprendre si vous atteignez vos objectifs. Si vous avez déjà fait une conférence virtuelle, c'est parfait ! Les événements précédents peuvent servir de référence.
Cependant, si vous partez de zéro et avez besoin d'aide pour savoir comment organiser une conférence virtuelle, ne vous inquiétez pas ! Nous avons quelques indicateurs de performance clés que vous devriez envisager de suivre lors de votre prochain événement.
Inscription des participants par rapport à la présence
De nombreux participants s'inscrivent à un événement virtuel pour le regarder plus tard. En fait, 68 % des participants déclarent revoir le contenu des événements auxquels ils ont assisté. Ce style de visionnage à la demande de Netflix s'est répandu dans toutes les autres expériences virtuelles, créant moins d'urgence à regarder en direct. Donc, avant même de fixer la date, déterminez si le nombre total d'inscriptions (à la fois en direct et en différé) ou simplement la participation en direct est un indicateur du succès de l'événement.
Satisfaction des participants
Lorsque vous décidez si votre conférence doit emprunter la voie virtuelle ou la voie de l'événement hybride, regardez votre public pour la réponse. C'est vous qui connaissez le mieux votre public et, tout comme un producteur de télévision considère son public avant de prendre des décisions concernant les personnages, vous devez tenir compte du public de votre événement avant de prendre des décisions de planification et de production de contenu.
Pour ce faire, envoyez un pré- sondage sur la conférence pour obtenir des informations sur ce que veut votre public afin que vous puissiez répondre exactement à cela. Il en va de même pour la satisfaction post-conférence. Pendant que votre conférence virtuelle est fraîche dans leur esprit, planifiez une enquête post-conférence pour que les réponses soient aussi précises et opportunes que possible.
Engagement avec le contenu
Pour un public qui aime se connecter avec des experts en vedette et entre eux, assurez-vous de profiter de tout ce que votre plateforme virtuelle a à offrir. Pour que la fête commence, créez des environnements qui peuvent améliorer l'expérience en direct et en lecture grâce à des activités qui obligent les invités à agir.
Le chat, les sondages et les questions-réponses font généralement le travail, mais votre stratégie doit vraiment se concentrer sur la préparation du terrain pour que le réseautage ait également lieu. Après tout, les conférences sont aussi le lieu de relations d'affaires et de nouvelles opportunités passionnantes. Assurez-vous donc de créer des espaces virtuels pour soutenir ces conversations grâce à des activités et des fonctionnalités engageantes.
Générer des prospects pour le parrainage
Comme si devenir plus créatif avec votre plan d'événement année après année n'était pas déjà une pression suffisante, les conférences virtuelles vous obligent également à sortir des sentiers battus en matière de parrainage.
Les cabines virtuelles et les sessions sponsorisées sont les options les plus courantes. Mais si vous voulez vraiment renforcer la présence du parrainage, vous devrez inclure des moments innovants entre les sessions. Cela peut ressembler à des interstitiels, qui sont des petites vidéos qui peuvent vous aider à passer d'un segment d'atelier à l'autre. Vous pouvez même envoyer des sacs promotionnels virtuels avec des offres de parrainage qui nécessitent une participation.
Peu importe ce que vous choisissez, les activités de parrainage doivent comporter un appel à l'action qui pousse chaque invité à devenir un prospect qualifié en marketing (MQL). Et donc vous savez, ce n'est pas parce qu'un participant a regardé l'événement en direct qu'il devient un MQL. Au lieu de cela, vous devrez choisir des KPI qui reflètent ce qu'un MQL de qualité signifie pour votre événement et partir de là.
Revenus
En fin de compte, tout dépend de ce retour sur investissement ou ROI. En fin de compte, vous devrez prouver que votre conférence virtuelle a réalisé un profit. Parce que vous organisez une conférence virtuelle au lieu d'une conférence physique, vous éliminez déjà les frais de déplacement, de restauration et de stand des fournisseurs. Cependant, vous échangerez probablement ces éléments de campagne contre des ajouts importants tels que des équipes audiovisuelles et de production, sans parler de votre nouvel abonnement au logiciel de plate-forme virtuelle.
Tout cela peut s'additionner rapidement. De nombreux organisateurs d'événements préfèrent financer leur conférence virtuelle par le biais de parrainages, il est important de garder à l'esprit que la vente de billets est une partie acceptable et souvent attendue de l'expérience. Non seulement la vente de billets augmentera les revenus, mais elle indiquera également aux participants la valeur que votre conférence virtuelle peut apporter.
Tant que vous tenez toutes vos promesses marketing, vos invités seront ravis de payer un autre billet l'année prochaine également. Tout cela pour dire, ne craignez pas cet aspect de la planification de votre conférence virtuelle. C'est peut-être le booster de KPI le plus important que vous ayez.
8 bonnes pratiques pour les conférences virtuelles
Prêt à vivre ? Nous avons compilé une liste de nos meilleures pratiques pour vous aider à lancer votre meilleure conférence virtuelle à ce jour.
1. Sélectionnez votre technologie
Pour lancer un grand événement virtuel, vous devrez évaluer votre technologie et vos outils pour vous assurer que vous disposez de tout le nécessaire pour le mettre en ligne. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à diffuser en direct votre conférence virtuelle, mais vous devrez réfléchir de manière stratégique à l'apparence et à la convivialité de l'expérience pour votre public. Pour vous aider à choisir la bonne plateforme virtuelle, essayez de vous mettre dans l'état d'esprit de vos participants.
Posez-vous les questions suivantes :
- Comment imagineriez-vous un parcours de participant exceptionnel ?
- À quoi ressemble le contenu de votre événement ?
- Comment les participants interagiront-ils avec les intervenants et entre eux ?
- Comment les sponsors doivent-ils accéder à l'événement ?
- Est-il facile pour les orateurs de rejoindre leurs sessions ?
En plus de penser du point de vue de votre public, vous avez également besoin d'un outil qui facilitera le processus de planification et d'hébergement d'une conférence virtuelle pour votre équipe.
Nous vous recommandons de rechercher des fonctionnalités qui incluent :
- Enregistrement et suivi des participants
- Outils d'inscription aux événements et de personnalisation de la marque
- Un hub de plate-forme virtuelle centralisé et facile d'accès
- Options d'engagement de l'audience (pensez aux sondages, aux enquêtes, au chat, aux questions-réponses, etc.)
- Outil de production basé sur un navigateur
- Bibliothèques ou stockage multimédia
- Visualisation à la demande
2. Réfléchissez au format de votre conférence
Selon une récente étude Vimeo, 70% des personnes interrogées pensent qu'un webinaire devrait durer une heure ou moins. Si c'est ce que pense le public d'un webinaire, une conférence virtuelle devrait également être plus courte. Vous avez beaucoup de contenu ? Vous avez organisé des événements réussis de plusieurs jours remplis de sessions et de programmes virtuels ? C'est aussi génial. Pour créer une expérience de conférence virtuelle qui retient l'attention de votre public, nous vous suggérons de réduire votre temps d'exécution pour vous concentrer plutôt sur les plus grands succès.
Si vous tenez toujours à organiser une conférence virtuelle avec des sessions de plus d'une heure (et que vous disposez de données de vos autres événements qui prouvent que cela fonctionne pour votre public), nous vous entendons. Cependant, vous devez garder à l'esprit que les attentes du public ont changé. Beaucoup sont aux prises avec la fatigue numérique après une transition rapide vers une plus grande quantité de temps passé en ligne au cours de ces dernières années.
Depuis lors, de nombreuses conférences virtuelles ont même été préenregistrées plutôt qu'en direct. Bien que les sessions préenregistrées n'aient peut-être pas été considérées comme un pilier dans le passé, elles sont maintenant devenues une stratégie préférée et réussie pour de nombreux professionnels de l'événementiel. Les participants ont plus de liberté pour regarder votre conférence lorsqu'ils en ont envie, ce qui améliore la qualité des expériences et l'engagement des deux parties.
En bref, ce qui a fonctionné un an ou deux auparavant peut ne pas fonctionner cette année en ce qui concerne la durée des sessions.
3. Choisissez le contenu de votre conférence
Nous avons récemment constaté une augmentation des vidéos préenregistrées réalisées exclusivement pour les conférences virtuelles. Et pour cause :elles ajoutent une touche agréable à votre programme programmé, offrent de nombreuses possibilités de revoir une fois la conférence terminée, et elles peuvent même offrir plus d'opportunités d'expression créative que les vidéos en direct.
Le hic, c'est que le contenu vidéo pour les conférences prend du temps et un budget de production à créer. Cependant, nous croyons sans équivoque que la vidéo est la voie à suivre lorsqu'il s'agit de choisir le contenu de votre conférence. L'ajout de diverses façons d'afficher le contenu de l'événement avec des graphiques, des diaporamas, des vidéos, plusieurs intervenants en direct et du contenu interstitiel peut aider à créer une expérience dynamique et engageante plutôt qu'une seule image statique ou une seule présentation de diaporama.
Et bien que des outils tels que les diapositives traditionnelles soient parfaits pour les sessions informatives, nous savons au moins que la vidéo retient l'attention plus longtemps compte tenu de sa durée d'exécution. Ils offrent également un moyen de communiquer des informations plus détaillées que n'importe quel PDF peut offrir à lui seul. Sans oublier le fait que le contenu de la vidéoconférence peut fournir une vitrine de vos conférenciers passionnants, de vos meilleurs partenaires et de vos clients préférés d'une manière qu'une infographie ne peut tout simplement pas.
Si vous n'êtes toujours pas sûr, examinez le comportement de votre public et utilisez ces informations pour choisir le contenu de la conférence qui lui convient le mieux.
4. Interaction de mise à niveau (pour les participants et les sponsors)
Donc, vous avez une boîte de discussion. Super! Les participants peuvent soumettre des questions via Q&A. Formidable! Mais les participants se connectent-ils les uns aux autres ? Interagissent-ils avec des sponsors ? Ou mieux encore, les participants à domicile font-ils partie de la conférence virtuelle ?
Pour vraiment immerger votre public et augmenter l'engagement, faites en sorte d'amener des participants volontaires à l'écran. Donnez-leur la possibilité de contribuer à votre événement comme ils le feraient pour une session de questions-réponses en personne. Cela améliore l'expérience de chat de base et favorise de véritables capacités de mise en réseau.
Un moyen simple d'améliorer l'engagement, en particulier pour les sponsors, consiste à créer quelques espaces de discussion numériques auxquels les participants pourront accéder à leur guise pendant l'événement. Non seulement ils aident les individus à se connecter en tête-à-tête, mais les espaces de discussion peuvent également être parrainés, gérés ou fréquentés par vos partenaires, ce qui les aide également à accroître leur visibilité.
En un mot, faites de votre mieux pour créer des espaces ouverts et laissez les participants choisir comment participer.
5. Cherchez des conférenciers de qualité
Saviez-vous que 64 % des participants conviennent que le fait de voir des conférenciers de grande qualité les encourage à s'inscrire à des événements ? Mais qu'est-ce qu'un haut-parleur de qualité, vraiment ?
Avec une vue rapprochée et personnelle des orateurs dans un cadre de conférence virtuelle, le charisme et la confiance sont essentiels pour maintenir ce bon vieux engagement. Vous pouvez avoir un conférencier d'une grande entreprise avec un excellent titre, mais s'il ne peut pas offrir une session électrisante, vous perdrez votre public.
Dans de nombreux cas, les professionnels de l'événementiel travaillent avec des intervenants sur leur contenu virtuel. Cela implique de travailler en étroite collaboration en répondant aux questions en temps opportun, en faisant des demandes de révision, en offrant une excellente expérience de conférencier en plus de préparer tous les conférenciers pour l'événement principal.
Lorsque vous devenez virtuel, l'espoir est que votre conférence créera une expérience uniforme pour tous les intervenants, quelle que soit la diversité de leur sujet. Tout comme regarder des segments d'actualités consécutifs ou un film avec scène après scène, les conférences virtuelles doivent rassembler le contenu de chaque orateur dans un scénario cohérent. Et au lieu d'être à une longueur d'amphithéâtre de l'orateur sur scène, l'histoire est désormais au centre de l'écran d'un ordinateur. Cela signifie que chaque petit détail est affiché. Votre équipe est chargée de façonner chaque élément infime, moment par moment, afin qu'il s'harmonise parfaitement.
Tout cela pour dire que si vous souhaitez créer la programmation des rêves de votre public, vous aurez besoin du bon outil pour rationaliser le processus. Cela inclut l'envoi d'offres, la révision des présentations, l'organisation de l'ensemble du groupe et tout le reste. C'est une autre raison pour laquelle vous devez sécuriser un outil de plate-forme virtuelle qui offre des flux de travail rationalisés et une automatisation des tâches. De cette façon, vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur la centralisation des communications des conférenciers, vous assurer que vos invités et leurs documents sont sous la meilleure forme, et fournir la meilleure expérience de contenu possible dans vos conférences virtuelles.
6. Investissez dans le soutien aux événements
Cela peut en choquer certains, mais les conférences virtuelles ne sont pas seulement une situation plug-and-play. Dans de nombreux cas, ils nécessitent une équipe de production pour prendre en charge les haut-parleurs distants, la bande passante des participants et fonctionner comme le ferait une émission de télévision. Comment savoir si vous aurez besoin d'une équipe de production ? Demandez-vous :
- Est-ce que je prévois d'inclure une vidéo dans ou entre les sessions ?
- Ai-je des intervenants distants qui partagent une présentation ?
- Est-ce que je prévois de mélanger du contenu en direct et préenregistré ?
- Est-ce que je prévois d'écouter de la musique et/ou d'inclure des graphiques de quelque nature que ce soit à l'écran ?
- Ai-je besoin de microphones ? Plus d'une caméra ? Un téléprompteur ?
- Ai-je besoin de quelqu'un en attente pour résoudre les problèmes de streaming ?
Si vous avez répondu oui à ces questions virtuelles de base, nous vous suggérons fortement d'investir dans une équipe de production pour vous aider à configurer, dépanner, répéter et sauvegarder chaque aspect de la technologie de votre événement.
7. Suivi des commentaires
L'événement s'est terminé et le public a semblé apprécier. Et maintenant ?
Si vous voulez faire une conférence virtuelle encore meilleure la prochaine fois (et si vous lisez ceci, nous savons que vous le faites), il est temps de solliciter de manière proactive les commentaires de tous les participants. La meilleure façon de rendre cet exercice aussi utile que possible est de poser de meilleures questions dans votre enquête post-événement.
Pour poser de meilleures questions, concentrez-vous sur la connaissance de l'expérience globale des participants, des fournisseurs et des sponsors et des perspectives de l'événement. Pour rendre les commentaires exploitables, nous vous suggérons de vous éloigner des questions basées sur les sentiments (par exemple, "Avez-vous apprécié l'événement ?") et de vous pencher sur des détails pratiques et concrets sur la façon dont le processus s'est déroulé pour eux.
Par exemple, si votre objectif est d'obtenir plus d'inscriptions ou d'inscriptions à des événements, pensez à poser des questions liées à leur expérience d'inscription. La communication globale par e-mail pour accéder à la plate-forme virtuelle était-elle facile à suivre ? Ces questions peuvent sembler un peu techniques, mais cela peut vous aider à mesurer le succès de vos outils virtuels.
Nous encourageons également les planificateurs d'événements à demander ce qui doit être amélioré. En tant que professionnels chevronnés de l'événementiel, nous pouvons naturellement résister à la modification des aspects des programmes pour nos propres raisons. Mais avec les conférences virtuelles et les profils de participants uniques d'aujourd'hui, il est essentiel d'agir sur les commentaires. Tirez parti des commentaires comme une opportunité d'être ouvert au changement, d'accéder à de nouvelles opportunités de croissance et de bien vouloir suivre les conseils offerts par les participants à l'événement pour le rendre encore meilleur l'année prochaine.
8. Réutilisez le contenu avec un visionnage à la demande
Plus de la moitié de tous les participants virtuels (68 %) partagent qu'ils revoient le contenu des événements auxquels ils se sont inscrits dans le passé. C'est ce qui est si génial avec une conférence virtuelle :elle perdure. Contrairement aux événements en personne, où l'expérience est unique et terminée, le contenu de votre conférence virtuelle peut être revu et réutilisé pour les années à venir.
Pour améliorer votre expérience à la demande, envisagez d'utiliser votre contenu virtuel pour compléter ou lancer des campagnes marketing. Cela comprend des ebooks fermés, des livres blancs, des études de cas et des faits saillants sur les clients, des trucs et astuces, des clips vidéo LinkedIn aux citations pour la page de destination de l'événement de l'année prochaine, et bien plus encore.
Vous ne savez pas ce qui vaut la peine d'être partagé ? Jetez un œil aux données de votre événement virtuel et aux commentaires des participants. Lorsqu'elles sont évaluées côte à côte, ces deux sources d'informations inestimables brosseront un tableau clair de ce qui a fonctionné, de ce qui n'a pas fonctionné et de ce que votre public a vraiment aimé.
Qui sait, vous serez peut-être même inspiré pour créer une toute nouvelle conférence autour de ces seuls thèmes !