La plupart des organisations peuvent bénéficier de la force promotionnelle des événements. Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise, fondateur d'une startup technologique ou spécialiste du marketing d'une marque leader du secteur, vous êtes probablement bien conscient de l'importance de vous présenter là où votre public passe son temps. Les événements et les événements virtuels offrent des opportunités de présenter vos produits, de répondre aux questions et de connecter votre public à votre marque.
Cela dit, les événements et les événements sponsorisés nécessitent beaucoup de planification et de budgétisation. Et quelle que soit la taille de votre entreprise ou de votre service événementiel, vous pouvez toujours vous attendre à une collaboration avec différents membres de l'équipe, y compris la partie prenante qui approuve divers coûts pour lancer le processus de planification.
Quelle que soit la principale partie prenante du budget pour votre stratégie d'événements, la meilleure façon de défendre et de lancer un événement est une proposition d'événement. La création d'une proposition d'événement avec une ventilation de haut niveau de ce qu'est l'événement, de l'allocation budgétaire et de ce que vous espérez retirer de l'événement sous forme de mesures concrètes peut vous aider à obtenir les ressources nécessaires pour faire bouger les choses.
Que vous envisagiez de créer un événement ponctuel, de présenter un événement sponsorisé ou de planifier plusieurs événements tout au long de l'année, nous expliquerons comment rédiger une proposition d'événement pour obtenir l'adhésion des personnes nécessaires.
Dans cet article :
- Qu'est-ce qu'une proposition d'événement ?
- Comment rédiger une proposition d'événement
- Modèle de proposition d'événement gratuit
- 6 étapes pour rédiger une proposition d'événement
Qu'est-ce qu'une proposition d'événement ?
Une proposition d'événement est un élément essentiel du processus de planification d'événements d'une entreprise. C'est un argumentaire, une fiche d'information et un guide.
Parce que tant de ressources sont investies dans un événement, vous voulez vous assurer qu'il y a des objectifs clairs et des mesures de réussite. Pour cette raison, la plupart des événements commencent par une proposition d'événement ou une demande d'approbation de parrainage d'événement. Cette proposition décrit la portée et les détails de l'événement, la répartition du budget et les principales parties prenantes et fait correspondre ces informations avec les objectifs de l'entreprise et les impacts mesurables.
Que vous planifiez un événement virtuel, un événement hybride ou en personne, organisé en interne ou hébergé par une conférence ou une autre organisation, une proposition d'événement peut vous aider à lancer votre événement et à minimiser les surprises. Une proposition soigneusement pensée ne se contente pas d'assurer le financement et l'approbation, c'est un excellent point de départ lorsqu'il s'agit de mettre en place une collaboration entre les services et de donner vie à votre événement.
Comment rédiger une proposition d'événement
À première vue, une proposition d'événement n'est rien de plus qu'une feuille de papier résumant la stratégie et les détails logistiques de l'événement. Mais quand il s'agit de remplir réellement cette feuille, cela devient un peu plus compliqué.
C'est un peu comme faire une omelette - seule la première étape consiste à faire éclore les poules qui pondent les œufs.
Donc, dans cette veine, commençons par les éléments constitutifs de la proposition d'événement, ou (pour l'analogie de l'omelette) :
Ingrédients pour une proposition d'événement
Ci-dessous, nous avons répertorié les ingrédients clés dont vous avez besoin pour créer une proposition d'événement ou de sponsoring d'événement pour vos principales parties prenantes.
Informations de base sur l'événement
- Organisation partenaire : Votre proposition doit inclure le nom de votre événement proposé ou, si vous proposez une opportunité de parrainage, le nom de l'organisation qui héberge votre stand, votre conférence ou votre événement.
- Type d'événement : Soyez précis sur le type d'événement. Il peut s'agir d'une conférence, d'un salon professionnel, d'un festival du film, etc. Vous pouvez également préciser s'il s'agit d'un événement virtuel, d'un événement en personne ou des deux.
- Dates : Identifiez les dates auxquelles l'événement aura lieu.
- Emplacement : Identifiez où l'événement aura lieu.
- Public cible : Vous voudrez vous connecter avec les participants à l'événement pour parler de votre produit. Pensez à qui vous espérez atteindre. Lorsque vous réfléchissez aux détails, décrivez votre public cible autant que possible et tenez compte des données firmographiques telles que les industries, les rôles de l'entreprise ou les cas d'utilisation. Il s'agit d'un domaine important, car il fait directement avancer votre stratégie marketing globale pour votre produit.
Aperçu de l'événement
- Recommandé par : En fonction de la manière dont l'approbation budgétaire est gérée dans votre organisation, vous devrez peut-être identifier le service qui organise cet événement. Par exemple, il peut s'agir de l'équipe de vente du produit dont vous faites la promotion.
- Détails de votre événement ou de votre parrainage : Décrivez l'espace de votre événement. Si vous organisez un événement, partagez des détails sur le thème de l'événement, la programmation de l'événement et le lieu. Si vous rédigez une proposition de parrainage d'événement, ajoutez des détails liés à votre parrainage. Par exemple, si vous souhaitez installer un stand lors d'un salon professionnel, indiquez les dimensions de l'espace de votre stand, son emplacement et d'autres détails.
- Coût de l'événement ou frais de parrainage : Préparez le coût prévu de votre événement si vous prévoyez d'organiser un événement ou les frais que vous payez à votre organisation partenaire pour vous accueillir.
- Estimations des coûts supplémentaires : Vérifiez la répartition des frais pour les versions, les produits promotionnels ou les supports marketing.
Objectifs de l'événement
- Estimation des dépenses totales : Résumez tous les coûts de votre événement.
- Orientation produit : Identifiez le produit ou les services dont votre entreprise fait la promotion.
- ARPU :Cela signifie "Revenu moyen par utilisateur". Ceci est principalement utilisé pour les événements de vente et fait référence à votre analyse coûts / avantages de la réalisation de l'événement. Par exemple, si 1 000 personnes se présentent à votre événement, combien de revenus pouvez-vous raisonnablement espérer générer à partir de ces prospects ?
- Objectifs généraux : Résumez ce que vous espérez obtenir de cet événement. Voulez-vous accroître la notoriété de votre marque ? Capter plus de prospects ? Lancer un produit ? Avoir une idée claire de cela vous aidera à expliquer pourquoi cet événement est nécessaire à toutes les personnes impliquées.
- KPI (c'est-à-dire presse/réseaux sociaux, offres conclues pour des événements commerciaux, etc.) :C'est ici que vous détaillez vos objectifs plus larges dans des statistiques claires à comprendre.
Modèle de proposition d'événement gratuit
Voici un exemple de proposition d'événement pour vous aider à capturer toutes les informations pertinentes pour présenter votre prochain événement de marque ou événement sponsorisé. Formatez le modèle dans un document à partager avec votre équipe ou créez une proposition de diaporama que vous pouvez présenter.
Proposition d'événement
Informations de base
Nom de l'événement ou organisation partenaire de l'événement :
Type d'événement :
Date :
Lieu :
Public cible :
Aperçu de l'événement
Détails de l'événement, du parrainage ou de l'activation de la marque :
Frais de l'événement ou du parrainage :
Estimations des coûts supplémentaires :
Objectifs de l'événement
Points forts du produit :
ARPU du produit :
Objectifs généraux :
KPI (presse, réseaux sociaux, prospects, ventes, etc.) :
Budget
Dépenses liées à l'événement :
Budget restant :
Remarques supplémentaires
6 étapes pour rédiger une proposition d'événement
1. Comprendre les objectifs de votre entreprise et définir votre public
Avant de planifier vos événements, pensez à organiser une série de réunions stratégiques dédiées. Cela aidera à informer toutes les équipes concernées des objectifs importants, des publics cibles et des lancements de produits à venir qui peuvent éclairer votre stratégie événementielle globale.
2. Rassemblez vos recherches
Une fois que vous avez une vue d'ensemble de vos objectifs annuels, plongez dans la recherche.
Par exemple, un domaine d'intérêt peut être le lancement d'un nouveau produit avec son propre public distinct.
Votre équipe peut avoir besoin d'apprendre à promouvoir un nouveau produit ou service auprès d'un nouveau public ou d'une nouvelle clientèle. En tant que planificateur d'événements, vous voudrez en savoir plus. Où se situe votre public cible ? Cela peut indiquer les types d'événements que vous souhaitez concevoir et promouvoir ou les types de salons professionnels, de conférences d'affaires ou d'événements de réseautage dans lesquels vous souhaitez investir.
Lorsque vous compilez vos recherches sur votre public cible, vos produits ou vos objectifs commerciaux plus larges, gardez un œil sur les recommandations d'autres équipes (comme votre équipe de vente) qui peuvent vous aider à déterminer les types d'événements à prioriser.
Conseil de pro : Une bonne règle de base lorsque vous examinez des événements sponsorisés consiste à demander des témoignages, des fiches d'information et des études de cas aux organisateurs d'événements. Cela vous aidera à avoir une bonne idée de la manière dont votre organisation pourrait bénéficier de chaque événement et à équilibrer ces informations par rapport à vos objectifs et/ou à votre public cible.
3. Établissez votre calendrier
Il y a toujours un exercice de calendrier impliqué dans la cartographie de vos événements sponsorisés pour l'année, en particulier lorsqu'il s'agit d'événements en personne. Cela aide à comprendre exactement combien de temps sera consacré à la planification et à l'organisation de chaque événement.
Un grand salon ou une grande conférence peut prendre plus de six mois à planifier, tandis qu'une petite rencontre peut ne prendre qu'un mois ou deux. C'est ici que vous voudrez discuter avec toutes vos parties prenantes pour planifier votre temps et gérer les attentes en matière de bande passante pour toutes les personnes impliquées.
En règle générale, les événements virtuels sponsorisés sont beaucoup plus faciles à planifier que les événements sponsorisés en direct et en personne. Il s'agit généralement d'événements avec conférenciers et parfois de stands virtuels pour les salons professionnels, afin que les équipes puissent désigner moins de personnes-ressources pour chaque événement et en programmer davantage par an.
4. Établissez un budget
Une fois que vous avez les détails des événements et où vous souhaitez vous présenter, commencez à élaborer le budget. Comparez-le aux dépenses globales de l'événement que vous prévoyez d'allouer pour l'année.
5. Soyez clair et détaillé dans votre proposition
Vous avez votre stratégie, votre calendrier planifié, et un aperçu général de votre budget et des suggestions et contributions de toutes les équipes concernées. Il est temps de rassembler toutes les pièces nécessaires pour créer votre argumentaire de proposition d'événement.
Même si le modèle de proposition d'événement fourni ci-dessus est une feuille, il est important d'inclure autant d'informations et de détails que possible, en particulier en ce qui concerne votre budget, les éléments de conception et le retour sur investissement.
Être en mesure de fournir des chiffres concrets sur le nombre de prospects attendus et les dépenses liées à l'événement vous aidera à justifier votre événement et à définir les attentes en matière de charge de travail pour toutes vos principales parties prenantes.
6. Gardez votre proposition d'événement enregistrée et accessible à tous
Une fois votre événement approuvé, la proposition peut être un excellent élément de base pour baser d'autres documents - comme un brief créatif ou un diaporama de lancement d'événement - qui étoffera davantage le plan de votre événement avec des informations supplémentaires pour différents départements.
Vous pouvez même modéliser votre proposition d'événement afin que votre équipe puisse s'y référer pour de futurs événements et définir rapidement les plans d'événements pour les mois ou l'année à venir.
Cela peut être un outil pratique pour comparer vos objectifs et vos attentes une fois l'événement passé, et aider les nouveaux membres de votre équipe à rechercher des informations sur les événements récurrents à l'avenir.