Avant qu'un événement ne soit mis en ligne, il existe sous la forme d'une page remplie d'éléments de campagne appelés une série d'émissions. Si vous planifiez un événement, ce document couvre vos fesses. Mais ce n'est pas seulement un itinéraire de points de discussion et d'indices de production - bien que ce soit tout à fait cela - c'est un document vivant et ce que nous aimons appeler "le centre de la vérité" pour toutes les personnes impliquées.
Chez Vimeo, notre équipe d'événements a mis en place des centaines de séries d'émissions pour des événements en personne et virtuels, pour un public et des participants allant d'une poignée de personnes à des milliers de participants. Tous ces événements commencent par une série de spectacles.
Qu'est-ce qu'un run of show ?
Une série d'émissions est une ventilation minute par minute d'un événement, y compris la description des intervenants et des points de discussion. Ce document aide à garder toute l'équipe de production, les conférenciers et les autres membres impliqués au courant de l'endroit où ils se trouvent et où ils devraient être tout au long de l'événement. Cela nous maintient tous sur la même longueur d'onde—littéralement !
Comme un instantané Polaroid qui se développe lentement, il commence par un aperçu abstrait des orateurs et des points de discussion, et au fil du temps, se précise en une image détaillée de ce que l'événement va être, jusqu'à la minute. Parce que toutes les personnes impliquées font référence à ce seul document, il est essentiel de s'assurer que nos événements se déroulent sans accroc.
Sur le papier, cela ressemblerait à un tableau avec des horodatages marquant les heures de début et de fin de la présentation de chaque orateur ainsi que les pauses et les questions-réponses du public, et un aperçu de la discussion point par point de ce dont les gens parleront.
Quatre éléments importants à inclure dans votre série d'émissions :
- Informations et coordonnées de chaque panéliste
- La durée de chaque sujet de discussion
- Un script lâche de points de discussion
- Liens vers tout document justificatif ou vidéo préenregistrée
N'oubliez pas : plus l'événement est grand, plus il y a d'informations à inclure dans votre série de spectacles. S'il existe plusieurs types de segments, les sections peuvent être codées par couleur pour faciliter l'accès.
Les discours liminaires individuels ou les tables rondes au sein d'une conférence virtuelle ou d'un webinaire plus long peuvent avoir leur propre série d'émissions, décomposant davantage les points de discussion.
Pour les événements comportant des éléments plus techniques, votre équipe de production peut avoir sa propre séquence technique, avec des indications détaillées pour les configurations individuelles de la caméra et du micro.
Comment créer une série d'émissions
Ne vous inquiétez pas si cela semble compliqué ! En fin de compte, ce n'est qu'une feuille de calcul, construite autour de votre vision de l'événement. Voici quatre éléments principaux sur lesquels vous devez vous concentrer lors de la création d'une série d'événements virtuels.
1. Trouvez une progression naturelle
Un run of show est la version papier de l'événement, il évolue donc avec la planification de l'événement. Parce que le contenu est primordial pour nos événements virtuels, la première chose que nous faisons est de réfléchir et d'esquisser les conférenciers et le plan de discussion.
Nous commençons le processus de rédaction trois à six mois avant l'événement lui-même, selon la taille de l'événement.
Au cours de cette étape, prenez le temps de réfléchir au flux, segmentez chaque discours, table ronde ou atelier en tranches de temps, dont 30 minutes au début pour rassembler les intervenants.
À partir de là, nous approfondissons trois questions importantes :
- Avant de commencer, existe-t-il un sujet d'introduction pour échauffer les participants ?
- Combien de temps chaque sujet prendra-t-il ?
- Pour un événement plus long, quand est-il judicieux de planifier une pause-repas, des salles de sous-commission ou une séance de questions-réponses avec le public ?
💡 Conseil de pro : Lorsqu'il s'agit de composer l'ordre des sujets de discussion, réfléchissez à ce qui a du sens dans la progression plus large de l'histoire que vous racontez.
2. Recueillir et partager des informations
Nous essayons de verrouiller les conférenciers et les panélistes 2 à 3 mois avant l'événement ou même 3 à 6 mois avant pour les conférenciers plus importants. Une fois les conférenciers et les sujets confirmés, nous partageons le document de déroulement de l'émission avec tout le monde. Les orateurs peuvent ensuite prendre leurs propres notes sur le plan de discussion en fonction de leur expérience et de leurs idées.
Nous aimons également le partager avec l'équipe de production pour leur donner une idée du déroulement de l'événement, et ainsi ils peuvent commencer à former leur propre série de production si nécessaire.
Vous souvenez-vous quand nous avons dit qu'une série d'émissions est le centre de la vérité ? Étant donné que tout le monde travaille sur cette seule feuille de papier, il est important d'inclure des liens vers toute information pertinente, y compris les coordonnées des conférenciers ainsi que des liens vers des vidéos préenregistrées qui doivent être diffusées pendant l'événement.
3. Tout coder par couleur
Chez Vimeo, certains de nos événements impliquent différents types de médias, plusieurs intervenants et des configurations de production complexes, ce qui signifie que tout le monde fait référence à ce document unique. Cela fait beaucoup d'informations sur une seule page !
C'est là qu'intervient le codage couleur. Par exemple, dans nos modèles de série d'émissions, nous attribuons une couleur différente pour :
- Intros et sorties
- Tables rondes et autres contenus en direct
- Vidéos préenregistrées
- Contenu divers, comme les questions-réponses du public ou une présentation du produit
Pour les événements plus importants, nous inclurons également une clé pour clarifier la signification de chaque couleur, ainsi que des définitions pour certains des titres de session. Le codage couleur permet de s'assurer que les utilisateurs trouvent exactement ce qu'ils recherchent au moment de la mise en ligne. Il est également utile pour planifier des événements hybrides afin que nous puissions clairement indiquer quels segments sont en direct et en personne, et lesquels sont virtuels.
4. Ajustez au fur et à mesure
La répartition minute par minute sur papier peut sembler très stricte, surtout lorsque vous n'avez alloué que quelques minutes à une discussion sur un sujet spécifique.
Cependant, dans des scénarios réels, vous constaterez peut-être qu'un orateur passe deux ou trois minutes dans le temps, ou qu'un autre petit hoquet se produit en direct. Ne pas paniquer! Cela arrive tout le temps. Préparez-vous simplement à réduire de quelques minutes le segment suivant, ou à réduire le temps des questions-réponses, et assurez-vous que toutes les personnes concernées sont mises à jour.
En fin de compte, le déroulement du spectacle est une ligne directrice. Malgré tous vos efforts pour respecter le temps indiqué dans le plan, il peut changer et vous devez simplement être flexible. L'important est de garder de petites solutions dans votre poche arrière lorsque le besoin s'en fait sentir.
Comment utiliser les événements Vimeo pour créer une émission fluide
Storyboard à côté de votre série d'émissions
Dans notre outil Vimeo Events se trouve une fonctionnalité de storyboard qui vous permet de planifier à l'avance des scènes de votre événement, un peu comme vous le feriez pour une présentation de film, d'émission ou de webinaire. Lorsque nous avons des événements virtuels qui intègrent beaucoup de contenu préenregistré, nous ajoutons des scènes dans le diffuseur pour charger ce contenu préenregistré et les organiser dans le bon ordre bien avant l'événement. Cela nous évite beaucoup de pression le jour de l'événement, car nous ne faisons pas tout à la volée.
Rassemblez vos intervenants dans les coulisses à l'avance
En interne, l'heure de début de l'émission n'est pas la même que celle indiquée sur la page d'inscription des téléspectateurs. Par exemple, si une table ronde commence à 12h, nous aimons nous assurer que tous les panélistes arrivent à 11h30. Tous les orateurs le sauront à l'avance, car il est clairement prévu dans les débats (généralement sous le nom de « TEMPS EN COULISSE POUR LES PANELISTES »).
Cette demi-heure est cruciale. C'est un moment critique pour s'assurer que les conférenciers sont présents, préparés, conscients de leur temps et confiants pour passer en direct. Il est également utile de faire un dernier examen du déroulement de l'émission avec tous les modérateurs, qui devraient avoir une idée claire de la façon de rythmer leurs questions et sujets de discussion, et combien de temps tout devrait prendre.
Pour nos événements, nous utilisons la fonction de gestion des coulisses de Vimeo Events pour rassembler les conférenciers avant la mise en ligne, tester tous les éléments techniques et parcourir le déroulement de l'émission pour garantir un événement fluide et transparent.
Maintenir la communication tout au long de l'événement
Pendant l'événement, le déroulement de l'émission est verrouillé, nous utiliserons donc le panneau de discussion interne des haut-parleurs de Vimeo Events pour communiquer tout changement ou mise à jour en temps réel individuellement aux modérateurs, aux panélistes et au personnel de production. Cela garantit que seules les personnes concernées sont mises au courant, et que tout le monde peut continuer à faire son propre travail sans distractions inutiles.
Une série d'émissions est différente pour chaque événement, en fonction de l'ampleur de l'événement et des sujets de discussion. Une fois que vous en avez construit un ou deux, vous aurez un modèle clair à utiliser pour tous les événements futurs. Il s'agit simplement de créer un processus ou un modèle reproductible, de remplir les champs et de modifier les minutes de votre emploi du temps pour chaque événement unique.
En incorporant une série d'émissions tôt dans votre processus de planification d'événements, vous préparez votre équipe pour un événement parfaitement aligné et transparent.
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Écrit par Julie Bergstein le 10 décembre 2021 et mis à jour le 4 avril 2022.