De nos jours, les photographes doivent porter plusieurs casquettes. Non seulement vous devez prendre et éditer vos images, mais vous devez également passer du temps sur les réseaux sociaux, faire du marketing auprès des clients et suivre toutes les tâches administratives quotidiennes liées à la gestion d'une entreprise. C'est suffisant pour donner mal à la tête même à la personne la plus organisée. Pour couronner le tout, la gestion du temps peut être un problème avec lequel les créatifs ont souvent du mal.
En tant que personne créative, qui était fière de ma productivité jusqu'à ce que je crée ma propre entreprise, il m'a fallu beaucoup d'essais et d'erreurs pour comprendre comment tirer le meilleur parti de ma journée sans une tonne de stress et de submersion.
Si vous en avez assez de vous sentir occupé mais pas productif, voici quelques conseils utiles.
Choisissez trois priorités pour votre journée
La plupart des gens n'ont pas une idée précise du temps qu'une tâche donnée leur prendra. Ils surchargent leur calendrier de tâches à faire et se sentent ensuite insuffisants ou frustrés lorsqu'ils ne les cochent pas tous à la fin de la journée.
Bien sûr, cette astuce dépendra de ce que vous devez faire. Vous pouvez avoir une journée de tournage ou avoir besoin de passer toute la journée à éditer, et vous serez donc concentré sur une tâche. Cependant, vous aurez probablement aussi quelques petites choses à accomplir dans la journée, comme envoyer une facture et renvoyer quelques e-mails ou appels téléphoniques.
Le fait est que vous devez vous concentrer sur trois priorités par jour et les aborder par ordre d'importance.
Cette astuce est également connue sous le nom de La règle de trois du livre Getting Results the Agile Way, et il est destiné à vous empêcher de courir d'une tâche à l'autre sans un résultat clairement défini.
Dans la règle de trois, vous définissez trois tâches à faire dans une journée, trois tâches pour votre semaine, et aussi trois tâches pour votre mois et votre année.
Commencez chaque journée en définissant les trois choses sur lesquelles vous vous concentrerez et assurez-vous de vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Faites attention au temps que cela vous prend et notez les schémas qui émergent lorsque vous travaillez sur certaines tâches. Cela vous donnera plus d'informations pour affiner vos stratégies de gestion du temps.
Suivez votre temps
Lorsque vous commencez à essayer différentes techniques de gestion du temps, assurez-vous de suivre votre temps.
Au cours de la première année et demie de gestion de mon entreprise de photographie, j'ai noté tout ce que je faisais en une journée dans un petit carnet, ainsi que le temps que cela m'a pris.
Si cela ressemble à une chose super chronophage et anale à faire, ce n'est en fait pas le cas. Cela prend vraiment une seconde pour vérifier votre montre et prendre une note composée de deux ou trois mots décrivant votre tâche.
Encore mieux, vous pouvez utiliser une application de suivi du temps comme Hours Tracker.
Les informations que vous obtenez en suivant votre temps sont précieuses.
Si vous constatez que vous passez beaucoup de temps sur certaines tâches qui ne sont pas tout à fait nécessaires, vous pouvez prendre des mesures pour réduire le temps que vous y consacrez, ou les supprimer complètement.
Par exemple, si vous pensez que vous ne passez qu'une demi-heure par jour à surfer sur le Web, vous constaterez peut-être que vous descendez constamment dans le terrier du lapin et qu'il est plus proche de deux heures.
Utiliser un calendrier en ligne pour planifier des blocs horaires
L'un des moyens les plus efficaces d'augmenter votre productivité consiste à travailler par tranches horaires et à les planifier dans un calendrier en ligne comme Google.
Organiser votre emploi du temps au lieu de travailler à partir d'une liste de tâches aide à appliquer la discipline et l'ordre à vos tâches.
Vous dédiez des fenêtres de temps spécifiques à vos tâches, ce qui en fait une priorité et le seul objectif pendant cette période. Cela aide à minimiser les distractions et la charge mentale de changer de tâche.
Utilisez un calendrier en ligne pour planifier vos tâches comme des événements non négociables. Si vous faites les choses de manière analogique (rédaction de listes de tâches ou tenue d'un journal papier), vous trouverez peut-être l'utilisation d'un calendrier en ligne beaucoup plus efficace.
Un calendrier en ligne peut vous aider à planifier des réunions et à envoyer des avis aux invités. Vous pouvez créer des événements récurrents dans votre calendrier en ligne, configurer des rappels et accéder au calendrier à partir de plusieurs appareils.
Assurez-vous de prévoir des pauses dans votre calendrier. C'est une très mauvaise idée de rester assis devant votre écran d'ordinateur toute la journée sans vous lever régulièrement pour vous étirer, manger un bon repas ou simplement prendre quelques minutes pour vous reposer.
Utiliser un système CRM
Il existe de nombreuses applications et outils de productivité pour aider les gens à mieux gérer leur temps, leurs projets et leur vie. Vous en utilisez peut-être déjà certains.
Cependant, si vous n'utilisez pas déjà un système CRM (gestion de la relation client), vous pouvez passer à côté d'un outil extrêmement utile qui peut éliminer la nécessité d'avoir plusieurs applications pour plusieurs utilisations différentes.
Un système CRM est un outil de gestion des clients et d'établissement de relations qui vous aidera à suivre vos clients et vos projets. Vous pouvez, par exemple, enregistrer les dates auxquelles vous avez communiqué avec un client pour la dernière fois et définir un rappel pour le suivi.
Cependant, la plupart des CRM offrent bien plus, y compris des outils de comptabilité et des capacités de rédaction de contrats.
J'utilise et recommande Dubsado, qui est un système CRM pour les créatifs. Vous pouvez créer des contrats de marque que vous pouvez envoyer pour signature électronique, envoyer un e-mail directement depuis l'interface utilisateur et suivre tous vos prospects et clients dans un système visuellement agréable et facile à naviguer. Il s'intègre même à votre agenda Google.
Si vous utilisez un logiciel de signature de contrat comme Hello Sign ou Adobe, vous pouvez obtenir la même fonction dans Dubsado avec tous les autres avantages pour un prix similaire.
Les autres options sont Nutshell et Insightly.
Multi-tâches Nix
La recherche est là :le multitâche est bien surestimé.
Le multitâche a tendance à être perçu positivement, mais les dernières recherches montrent qu'il nuit à votre productivité et à la qualité de votre travail.
Un travail de qualité dépend du temps que vous consacrez à une tâche et de l'intensité de votre concentration. Si vous pouvez augmenter votre concentration, vous pouvez faire plus en moins de temps.
Travailler sur plusieurs tâches à la fois surcharge le cerveau. Lorsque vous travaillez sur plusieurs choses à la fois, vous inversez les fonctions mentales, ce qui finit par être contre-productif.
Selon Gloria Mark, chercheuse et auteure de Multi-Tasking in The Digital Age, le travailleur intellectuel moyen change de tâche toutes les trois minutes. Une fois distrait, cela peut prendre près d'une demi-heure pour reprendre la tâche initiale. C'est 30 minutes perdues parce que vous avez vérifié votre courrier électronique et répondu à un message.
Pas étonnant que le travailleur moyen travaille trois heures sur une journée de travail typique de huit heures, même s'il ne regarde pas constamment Instagram ou Facebook.
Rangez vos appareils
Donc, comme vous pouvez le voir, l'un des meilleurs moyens de ruiner votre productivité est de vérifier constamment vos e-mails et vos réseaux sociaux tout au long de la journée. Ces secondes ou ces minutes peuvent représenter une énorme perte de temps et ruiner votre concentration sur les tâches à accomplir.
Rangez votre téléphone, fermez la fenêtre du navigateur avec votre boîte de réception ouverte et concentrez-vous sur la tâche qui vous attend.
Décidez quelques fois par jour quand vous vérifierez et répondrez aux e-mails et aux publications Instagram et respectez-les.
Lorsque j'ai combiné cela avec le blocage de mon temps, j'ai été étonné du résultat. J'ai littéralement accompli trois fois plus en une journée que lorsque je naviguais simplement d'une tâche à l'autre, répondant à chaque SMS et e-mail au fur et à mesure que je les recevais.
Essayez la méthode Pomodoro
La technique Pomodoro est un outil de gestion du temps extrêmement populaire conçu pour vous garder aussi productif que possible.
Dans cette méthode de gestion du temps, vous choisissez une tâche que vous souhaitez accomplir et réglez une minuterie sur 25 minutes pour travailler de manière ciblée et sans interruption.
Vous pouvez le faire pendant 25 minutes, n'est-ce pas ?
Lorsque le minuteur sonne, faites une courte pause qui n'est pas liée au travail, comme vous étirer ou prendre une collation.
Une fois que vous avez fait quatre "pomodoros", vous pouvez faire une pause plus longue, comme 20 ou 30 minutes. Votre cerveau prendra ce temps pour assimiler de nouvelles informations.
Mettre un jour de côté pour les courses et l'administration
Ceci est un autre hack de productivité qui fait des merveilles pour certaines personnes. Prévoyez un jour réservé dans la semaine pour vous occuper de toutes vos courses personnelles ou de l'administration de votre entreprise ou une combinaison des deux.
Il peut y avoir des choses que vous faites chaque semaine, comme la préparation des repas ou la lessive, qui peuvent toutes être reléguées à une seule journée, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches professionnelles pour le reste de la semaine.
Vous voudrez peut-être réserver un jour de la semaine lorsque vous planifiez toutes vos réunions ou rendez-vous médicaux. Alternativement, vous pouvez faire toute votre administration comme la facturation, la comptabilité ou même la planification de vos réseaux sociaux.
Pour résumer
Il existe de nombreuses techniques et outils de gestion du temps qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité et à réduire le stress et l'épuisement professionnel.
Tous ne fonctionneront pas pour vous, mais ce sont quelques-uns des plus populaires que vous voudrez peut-être essayer.
Que vous soyez un photographe amateur ou un professionnel, il y a de fortes chances que vous ayez une tonne de choses à faire chaque jour.
Trouver des moyens d'être plus efficace peut finir par ajouter des heures à votre journée et même vous aider à mieux dormir.